Traducción de registros escolares para USCIS: boletas y transcripciones

El registro escolar de un niño escrito en otro idioma debe presentarse ante USCIS junto con una traducción completa al inglés y una certificación firmada del traductor antes de que un oficial lo tome en cuenta. Los registros que se traducen con más frecuencia son los certificados de matrícula, las boletas de calificaciones, los registros de asistencia, los certificados de egreso, los diplomas de secundaria y las transcripciones. Cada uno se traduce por completo, con su escala de calificación, sus sellos y sus firmas, y la traducción no cambia nada de la hoja original.

Los registros escolares aparecen en varios tipos de trámites. Un Formulario I-130 para un hijo, un paquete del Formulario I-751 que incluya registros de los hijos y una petición del Formulario I-360 para un menor inmigrante especial pueden requerirlos. En los trámites de DACA (Formulario I-821D) y TPS (Formulario I-821), un certificado de matrícula o una boleta puede mostrar dónde vivió un niño y cuándo. El abogado o representante acreditado decide qué registros se incluyen en el expediente, y la empresa de traducción traduce lo que contiene el expediente. Para USCIS, la traducción certificada de documentos para USCIS abarca todas las páginas en otro idioma, incluidos los registros escolares.

Tipos de registros escolares y qué muestra cada uno

Un certificado de matrícula indica que un niño asistió a una escuela determinada durante un periodo o grado determinado. Una boleta de calificaciones enumera las materias, las calificaciones y los comentarios del maestro de un periodo o de un año, y un registro de asistencia enumera los días presentes y ausentes. Un certificado de egreso se emite cuando un niño se traslada o termina sus estudios, y por lo general indica el último grado cursado, las fechas de asistencia y, a veces, el motivo de la baja.

Los diplomas de secundaria y las transcripciones registran varios años de estudio. Una transcripción muestra cada materia con su nombre original, con las calificaciones, los créditos o las horas cuando la escuela los usa, y la escala de calificación impresa en el formulario. Los registros de una escuela haitiana, por ejemplo, pueden tratarse como una traducción de transcripción académica del criollo haitiano o como una traducción del criollo haitiano al inglés de otros documentos escolares, y las mismas reglas se aplican en cualquier otro idioma.

Las escalas de calificación y los nombres de las materias se mantienen como los escribió la escuela

Una traducción reproduce las calificaciones exactamente como están impresas. Si una boleta mexicana muestra un 8 en una escala de 10, la traducción muestra 8 y la escala de 10. Si un liceo francés usa una escala de 20, la traducción mantiene esa escala sin cambios. Convertir las calificaciones en letras o en un promedio (GPA) es una evaluación, y una empresa de traducción no la agrega al documento certificado.

Los nombres de las materias se traducen a equivalentes sencillos en inglés. El término original puede quedar entre corchetes cuando una palabra en inglés pueda entenderse de más de una manera, así que "Formación Cívica y Ética" pasa a ser "Civic and Ethical Education" y no se agrega nada sobre lo que abarcaba el curso. Las descripciones de cursos que están en un programa de estudios aparte son otro documento, y una traducción de guía de curso cubre ese material.

Los nombres de las escuelas, las localidades y los distritos conservan su ortografía original. El nivel de grado se escribe como lo escribió la escuela, por ejemplo "5th year of primary", porque la numeración de los grados varía entre sistemas escolares y el oficial necesita ver la estructura original.

Sellos, firmas y boletas escritas a mano

USCIS exige una traducción completa, y para un registro escolar eso significa cada elemento de la hoja. Cada sello se describe junto con su texto. Cada firma aparece como "[signature]" con el nombre impreso y el cargo de quien firmó. Se incluyen los encabezados, los pies de página, los números de folio y las notas al margen, y el sello de un director que se superpone al texto impreso se describe en el lugar donde está. El texto que no se puede leer se marca como "[illegible]" en lugar de adivinarse.

Las boletas escritas a mano son comunes, sobre todo en el caso de niños pequeños y de registros de escuelas pequeñas o antiguas. Las calificaciones, los comentarios y las firmas manuscritos se traducen igual que los impresos, y cualquier palabra poco clara se marca. Las celdas en blanco de una tabla se muestran en blanco, lo que permite al oficial comparar cada línea traducida con el original. También se revisa el reverso de la boleta o del certificado, y se traduce todo lo que esté escrito ahí.

Nombre y fecha de nacimiento en los registros escolares junto al acta de nacimiento

Los registros escolares suelen repetir el nombre completo y la fecha de nacimiento del niño, de modo que un oficial pueda leerlos junto con un acta de nacimiento traducida. El nombre debe transcribirse de la misma manera en todos los documentos del paquete. El traductor sigue la ortografía del acta de nacimiento o del pasaporte cuando el documento original lo respalda. Cuando la escuela escribió el nombre de otra forma, la traducción reproduce la ortografía de la escuela y agrega una nota entre corchetes, en lugar de hacer una corrección silenciosa.

Las fechas requieren el mismo cuidado. Una fecha escrita 03/04/2015 puede significar el tres de abril o el cuatro de marzo según el país, por lo que la traducción escribe la fecha en una forma inequívoca basada en la convención del propio documento. Si una escuela indica una fecha de nacimiento o un nombre distinto del que figura en el registro civil, la traducción informa lo que escribió la escuela. Decidir si la diferencia importa le corresponde al abogado.

Diplomas, evaluación de credenciales y una certificación para cada registro

Un diploma de secundaria se traduce como cualquier otro registro, con sus sellos, firmas y números de registro; el artículo sobre la traducción certificada de diplomas en español muestra cómo se presenta uno, y una página aparte de traducción de diplomas cubre este tipo de documento. La evaluación de credenciales es un paso distinto. Indica cómo se compara una educación extranjera con un nivel de Estados Unidos, la realiza un servicio de evaluación y una traducción no la incluye.

Los reglamentos de USCIS exigen que la certificación del traductor declare que la traducción es completa y precisa y que el traductor es competente en ambos idiomas. En la práctica incluye un nombre escrito a máquina, la firma, la fecha y los datos de contacto. Lo más seguro es dar a cada documento su propia certificación, así que una boleta, un certificado de egreso y una transcripción reciben cada uno la suya. La traducción automática por sí sola no tiene certificación humana y maneja mal los nombres, las fechas y las abreviaturas, por lo que no cumple con el requisito. Una traducción faltante o incompleta puede generar una Solicitud de evidencia (RFE), y USCIS también puede denegar un trámite sin emitirla antes cuando la evidencia inicial es insuficiente.

Antes de hacer el pedido, reúne los registros escolares originales, incluido el reverso de cada hoja, y anota los nombres y las fechas de nacimiento que muestran. Agrupa las hojas por niño y por año escolar para poder relacionar cada registro con su traducción. Preparamos cada registro como una traducción de transcripción académica con su propia certificación, y el mismo pedido puede incluir los documentos civiles del niño.