Puntos clave
- Los registros corporativos de los expedientes L-1, E-1, E-2, EB-1C y EB-5 se traducen como un solo conjunto, y cada documento necesita una traducción completa al inglés con su propia certificación.
- Una empresa de traducción da una certificación independiente del caso, algo importante cuando el peticionario también es dueño o director de la empresa cuyos documentos se traducen.
- Una escritura de un país de derecho civil conserva su propio título en inglés, de modo que una escritura de constitución no se renombra como artículos de incorporación.
- Las formas jurídicas como GmbH o S.L. se dejan exactamente como están impresas, con una breve descripción en inglés en el primer uso para que el oficial pueda identificar el tipo de entidad.
- Cada enmienda a los estatutos se traduce como un documento aparte, en orden cronológico, y ninguna versión se fusiona en un texto vigente.
- Antes de empezar la traducción se fija un glosario de nombres de empresas, formas jurídicas, clases de acciones, cargos de directivos y nombres de propietarios, y se aplica a todos los documentos del conjunto.
- El número de acciones, los valores nominales, los porcentajes de propiedad y la moneda se copian exactamente como están impresos, y un total que no coincide con sus renglones se muestra tal como aparece, con una nota.
- Las resoluciones y las actas conservan su numeración del orden del día, los cargos de los asistentes, el conteo de votos y las referencias a los documentos adjuntos, y un poder notarial se traduce completo, sin acortar su lista de facultades.
- Las firmas, las iniciales, los sellos y los timbres del registro se describen donde aparecen, las partes ilegibles se marcan y las líneas de firma en blanco se indican como en blanco.
- El extracto del registro mercantil debe enviarse primero a la empresa de traducción, porque fija la ortografía oficial del nombre de la empresa, la forma jurídica y los directores.
Los registros corporativos del extranjero llegan a USCIS como un conjunto, y cada página del conjunto necesita una traducción completa al inglés con la certificación del traductor. En los expedientes L-1, E-1, E-2, EB-1C y EB-5, los artículos de incorporación, los estatutos, el libro de accionistas, los certificados de acciones, las resoluciones de la junta, las actas de reuniones y el extracto del registro mercantil muestran quién es dueño de la empresa extranjera y quién la controla. El abogado o representante acreditado decide cuáles se incluyen en la solicitud, y la traducción parte de esa decisión. Las categorías L-1 y E-2 tienen cada una su propia guía, sobre la traducción de documentos para la visa L-1 y la traducción de documentos para la visa E-2.
Registros corporativos en expedientes L-1, E-1, E-2, EB-1C y EB-5
Cada una de estas solicitudes le pide al peticionario que conecte a una persona o una inversión con una empresa fuera de Estados Unidos. Los documentos constitutivos de la empresa llevan esa conexión: la escritura o los artículos que crearon la empresa, los estatutos o el contrato social que fijan sus reglas, el libro que nombra a los propietarios, y las actas y resoluciones que registran las decisiones a lo largo de los años. Un extracto del registro mercantil añade la propia declaración del registro sobre quién es la empresa, dónde está domiciliada y quién puede firmar por ella.
USCIS exige una traducción completa al inglés de cada documento en idioma extranjero de una solicitud, con una certificación de que la traducción es completa y precisa y de que el traductor es competente en ambos idiomas. Una empresa de traducción ofrece esa certificación de forma independiente del caso, algo importante cuando el peticionario también es accionista o director de la empresa cuyos documentos se traducen. Todo el conjunto se maneja como un solo proyecto de traducción certificada de documentos para USCIS, de modo que un nombre o un término se traduce igual en la página 3 de los estatutos y en la página 40 de las actas.
Artículos de incorporación y escrituras de países de derecho civil
Una empresa en un país de derecho civil suele crearse mediante una escritura con su propio título, como la escritura de constitución española, y el contrato social puede estar dentro de esa escritura o en un anexo aparte. La traducción sigue el título que el documento se da a sí mismo. Una escritura de constitución sigue siendo una escritura de constitución en inglés, y un anexo llamado Gesellschaftsvertrag pasa a ser artículos de asociación, aunque la carta de presentación llame a todo "los artículos".
Las formas jurídicas reciben el mismo trato. Un nombre que termina en GmbH, S.A., S.L. o K.K. conserva su terminación exactamente como está impreso, y la traducción añade una breve descripción en inglés en el primer uso, por ejemplo "limited liability company", para que un oficial pueda saber a qué tipo de entidad corresponde el nombre. Los cargos como Geschäftsführer, Vorstand y Aufsichtsrat se traducen una vez, se anotan en un glosario y se usan de forma idéntica a partir de entonces. Como estos documentos son contratos entre propietarios, se manejan como cualquier traducción de contratos legales. Los documentos societarios alemanes, como un Gesellschaftsvertrag o un Handelsregisterauszug, se cubren en la traducción de contratos legales del alemán, y el idioma en sí se describe en los servicios de traducción de alemán.
Estatutos y enmiendas traducidos en orden cronológico
Los estatutos rara vez son un solo documento. Una empresa formada hace años suele tener el texto original más una o más enmiendas, versiones reformuladas y textos consolidados, y cada uno puede llevar su propia fecha, bloque de firmas y sello del registro. La traducción conserva cada versión como un documento aparte, en el orden de su fecha, y reproduce el número, la fecha de entrada en vigor y las referencias a los artículos de cada enmienda tal como están impresos. Nada se fusiona en una versión actual ordenada, porque el oficial puede necesitar ver qué texto estaba vigente cuando ocurrió un aumento de capital o un cambio de director.
Al inicio se arma un glosario que se aplica a todo el conjunto. Fija cuatro cosas:
- El nombre legal de la empresa y cualquier nombre anterior se escriben como aparecen en el extracto del registro mercantil.
- La forma jurídica y cada clase de acciones, como acciones ordinarias o acciones preferentes, reciben una única traducción fija al inglés.
- Los cargos de directivos y los nombres de los órganos, como director gerente, consejo de supervisión o junta general, se traducen igual en todos los documentos.
- Los nombres de los propietarios y los directores se transliteran una vez y se repiten en esa forma.
Libros de accionistas, certificados de acciones y cifras de capital
El libro de accionistas suele ser el documento que un oficial lee con más atención, porque indica la propiedad en la que se apoya la petición. El número de acciones, los valores nominales, los montos pagados y los porcentajes de propiedad se copian exactamente como están impresos, incluidos la moneda, los separadores decimales y de miles del país de origen y cualquier cifra que el propio libro corrija a mano. Una cifra nunca se redondea, se recalcula ni se convierte a dólares estadounidenses en la traducción. Si un total impreso en la página no coincide con los renglones de arriba, la traducción muestra el total tal como aparece, con una nota entre corchetes que indica que las cifras difieren.
Los certificados de acciones se traducen uno por uno, con los números de certificado, los nombres de los titulares, la clase de acciones, el número de acciones y cualquier endoso de transferencia al reverso. Los registros de un aumento de capital explican por qué el libro muestra cifras distintas a las de la escritura original, por lo que se mantienen en orden cronológico junto con las enmiendas a los estatutos con las que se relacionan.
Resoluciones de la junta, actas y poderes notariales
Las resoluciones y las actas registran quién asistió, qué se propuso, cómo votó cada persona y quién firmó. Una traducción de actas de reuniones conserva la numeración del orden del día, la lista de asistentes con sus cargos, el conteo de votos y cada referencia a un documento adjunto a las actas. Las declaraciones de quórum y las resoluciones escritas aprobadas sin reunión se traducen tal como están redactadas, y una resolución que remite a una decisión anterior conserva la fecha de esa decisión en la forma que usa el original.
Un poder notarial se traduce completo, como cualquier otro instrumento legal. La traducción conserva el nombre de quien otorga la autoridad, el nombre del apoderado, el alcance de las facultades, los límites y la vigencia, y no acorta una lista larga de facultades. Cuando el original da una fecha en un calendario local, la traducción conserva la fecha impresa y muestra cualquier conversión a su lado, de la misma manera en todo el conjunto.
Firmas, iniciales y sellos del registro en documentos corporativos
Los documentos corporativos llevan más marcas que la mayoría de los registros civiles: firmas en cada página de los estatutos, iniciales en los márgenes, sellos de la empresa, timbres del registro con números de expediente y notas manuscritas añadidas después de una reunión. Cada marca se describe donde aparece, por ejemplo "[signature]", "[initials]", "[company seal: round, text reads ...]" o "[registry stamp: received, file no. ...]", y se traduce cualquier texto dentro de un sello o timbre. Las partes ilegibles se marcan como "[illegible]" y nunca se adivinan. Las líneas de firma en blanco se marcan como en blanco, porque la falta de una firma en una resolución es algo que el oficial debe ver en la página.
El reverso de una página, una hoja de portada del registro y un recibo adjunto se traducen cuando contienen algo. El diseño de cada página traducida sigue al original lo suficiente para que el oficial pueda ubicar cada elemento junto a su original.
Cómo preparar el conjunto corporativo para la traducción
Reúne los documentos en el orden en que se crearon, incluye cada enmienda y cada anexo, y escanea ambos lados de cualquier página que tenga escritura al reverso. Envía primero el extracto del registro mercantil, porque fija la ortografía oficial del nombre de la empresa, la forma jurídica y los directores, y cuenta con que cada documento del conjunto tendrá su propia certificación. Preparamos los registros corporativos como un solo proyecto, y se puede añadir al mismo conjunto una traducción certificada de licencia comercial cuando la solicitud incluya una.