Traducción de cartas de empleo para peticiones de USCIS

Una carta de empleo, un recibo de pago o un contrato de trabajo escrito en otro idioma necesita una traducción completa al inglés, con la certificación del traductor, antes de que USCIS lo acepte como prueba en un trámite I-140, I-129, I-485 o I-864. Una carta escrita en inglés pero con membrete o sellos en otro idioma exige lo mismo, porque el texto extranjero de la página también debe traducirse. Los documentos laborales siguen el mismo estándar que cualquier otro registro extranjero según la traducción certificada de documentos para USCIS, y las secciones siguientes explican en qué se diferencian.

Qué documentos de empleo piden los trámites de USCIS

La prueba de empleo aparece en varios tipos de trámites. Una petición I-140 en una categoría que depende de la experiencia laboral suele incluir cartas de experiencia de empleadores anteriores. Una petición L-1 bajo el Formulario I-129 necesita pruebas del empleo del beneficiario en el extranjero con la empresa calificada, y las peticiones H-1B y O-1 a menudo incluyen registros del historial laboral de puestos anteriores. Quien solicita el I-485 indica su historial de empleo en el formulario, y un patrocinador en un I-864 puede adjuntar recibos de pago y cartas del empleador para demostrar sus ingresos actuales. El abogado o representante acreditado decide cuáles de estos documentos forman parte del trámite; la cuestión de la traducción empieza una vez tomada esa decisión.

Cada uno de estos documentos es una prueba, por lo que todas las páginas en otro idioma deben traducirse por completo. Un resumen de un contrato o la traducción de solo la primera página de un acuerdo largo no cumple el requisito, ya que las regulaciones de USCIS exigen una traducción completa. El patrocinador, el empleado o la empresa peticionaria no debe firmar la certificación de sus propios documentos, porque una certificación de una persona con interés en el caso puede tener menos peso. Una empresa de traducción ofrece una certificación independiente del caso.

Traducción de cartas de verificación de empleo: membrete, cargos, funciones y fechas

La carta de un empleador extranjero es breve, pero cada elemento importa para un oficial que la compara con el puesto descrito en la petición. El traductor revisa la carta en el orden en que aparece y traduce cada parte tal como está escrita:

• El membrete se traduce junto con el nombre de la empresa, la dirección, el número de registro o identificación fiscal y cualquier texto del logotipo.
• El nombre del empleado y su cargo se traducen exactamente como los escribió el empleador.
• La descripción de las funciones conserva el mismo nivel de detalle que el original.
• Las fechas de inicio y fin se convierten a un formato claro en inglés solo después de haber leído correctamente el orden original de la fecha.
• El salario indicado, el nombre y el cargo de quien firma, la firma y cualquier sello se registran uno por uno.

Los cargos se traducen por lo que dicen y nunca se elevan de categoría. Un cargo que en el original significa "subgerente" no se convierte en "gerente" en inglés, y un cargo sin equivalente exacto en inglés se traduce de forma literal, con el término original entre paréntesis cuando eso ayuda al oficial a relacionarlo. Con las funciones ocurre lo mismo: verbos como "apoyó", "coordinó" y "estuvo a cargo de" tienen significados distintos, y la traducción conserva el verbo que eligió el empleador. Las fechas escritas con el día primero se leen con el día primero, de modo que 04/05 en una carta de Brasil o de un país hispanohablante es el cuatro de mayo, y la traducción escribe el mes en letras para eliminar cualquier duda.

Cartas en inglés con sellos y membrete extranjeros

Algunos empleadores extranjeros escriben el cuerpo de una carta de experiencia en inglés y la firman sobre papel membretado local con un sello de la empresa en el idioma local. El cuerpo no necesita traducción, pero sí el membrete, el sello, una nota manuscrita o una línea impresa al margen. Las regulaciones de USCIS exigen la traducción de todo documento que contenga otro idioma, y un sello que dice "Departamento de Recursos Humanos" o una línea de registro en otra escritura es texto extranjero dentro de una página que se revisará como un todo.

La solución habitual es traducir cada elemento en otro idioma y presentarlo de forma que el oficial vea dónde se ubica en la página, con una nota que indique que el cuerpo del texto estaba originalmente en inglés. Las firmas se describen, por ejemplo "[signature]", y lo ilegible se marca como "[illegible]" en lugar de adivinarlo. Como la certificación cubre entonces toda la página, el oficial no tiene que preguntarse si se revisó el sello. Un currículum traducido que acompañe a la carta sigue el mismo enfoque, para que los cargos y las fechas coincidan entre ambos documentos.

Recibos de pago: deducciones, moneda y formatos numéricos

Un recibo de pago es una tabla de etiquetas y cifras, y cada etiqueta debe traducirse, incluso las que parecen rutinarias. Las deducciones locales, como los aportes a la seguridad social, los fondos de pensiones, las cuotas sindicales, los subsidios de alimentación y las bonificaciones legales, tienen nombres ligados al sistema de nómina del país. La traducción da una versión clara en inglés de cada etiqueta y, cuando el término se refiere a un programa nacional específico, conserva el nombre original entre paréntesis para poder relacionar el renglón con el original. El pago bruto, las deducciones y el pago neto permanecen en las mismas filas y columnas que el original. Para patrocinadores y copatrocinadores, estos registros suelen acompañar a un estado financiero traducido, por lo que los totales de ambos documentos deben coincidir.

La moneda y los formatos numéricos requieren cuidado. Muchos países escriben 1.234,56 donde un lector estadounidense espera 1,234.56, y un traductor que copia las cifras sin revisar el separador puede cambiar un monto por un factor de mil. La moneda se nombra tal como aparece en el recibo, y la traducción no la convierte a dólares, ya que una conversión es un cálculo y no una traducción. Las fechas del período de pago, los números de empleado y los números de identificación del empleador se copian exactamente.

Contratos de trabajo: ley aplicable, confidencialidad y otras cláusulas

Un contrato de trabajo es un documento legal y sus cláusulas se traducen de forma literal. Las cláusulas de ley aplicable y jurisdicción nombran los tribunales y las leyes del país que emitió el contrato, y la traducción conserva esos nombres en lugar de reemplazarlos con un equivalente estadounidense. Las cláusulas de confidencialidad, de no competencia y de período de preaviso conservan su estructura y numeración originales, y los términos definidos se traducen siempre igual cada vez que aparecen. Los anexos, los apéndices, las iniciales de cada página y el bloque de firmas se traducen junto con el texto principal.

El portugués es un idioma de origen frecuente en los registros de empleo de Brasil y Portugal, y una traducción de contratos legales del portugués se trabaja a partir del significado original de cada cláusula, porque los términos que parecen palabras jurídicas del inglés pueden tener otro sentido en la ley local. La página de servicios de traducción del portugués cubre el idioma de forma más amplia.

Los nombres de empresas y las formas jurídicas se mantienen tal como fueron emitidos

El nombre de una empresa es un nombre propio y no se traduce. La traducción lo transcribe tal como está escrito y, cuando el original usa otra escritura, sigue una sola transliteración para todo el conjunto. Las formas jurídicas como S.A., Ltda., GmbH o Pvt. Ltd. se mantienen como aparecen, y solo se agrega una explicación en inglés entre paréntesis cuando la forma de otro modo no quedaría clara. El nombre del empleador en la carta de experiencia, en los recibos de pago y en el contrato debe leerse idéntico en inglés, y debe coincidir con el nombre indicado en la petición. La publicación de Texliff sobre los requisitos de traducción de documentos de USCIS explica el estándar general de certificación que se aplica a todos estos registros.

Qué preparar antes de pedir la traducción

Reúne los originales completos o escaneos completos, incluidas todas las páginas de cada contrato y el reverso de cualquier página que tenga un sello o una nota, y pregunta al abogado o representante acreditado qué documentos forman parte del trámite. Verifica que los nombres, los cargos y las fechas coincidan entre las cartas, los recibos de pago y los contratos, y con los formularios, antes de que empiece la traducción. Traducimos cada documento de empleo con su propia certificación, y una traducción de contratos legales sigue la misma regla para cada anexo y bloque de firmas.