Traducción de documentos de exención J-1: no objeción y pruebas de dificultad

Todo documento en otro idioma de un expediente de exención de la regla de residencia de dos años del J-1 necesita una traducción completa al inglés con la certificación firmada del traductor. Esto incluye por igual la carta del gobierno del país de origen, los contratos de becas, las cartas de empleadores, los registros escolares y los informes médicos. El expediente se lee en inglés, y una página que llega sin traducir o con una traducción sin certificar puede generar una Solicitud de evidencia (RFE).

Documentos de exención J-1 que necesitan traducción certificada

Los visitantes de intercambio sujetos al requisito de residencia de dos años solicitan la exención ante el Departamento de Estado en el Formulario DS-3035. Quienes se basan en una dificultad extrema para un cónyuge o hijo ciudadano estadounidense o residente permanente, o en el temor a la persecución, también presentan el Formulario I-612 ante USCIS. Las demás bases son una declaración del gobierno del país de origen de que no tiene objeción y una solicitud de una agencia interesada del gobierno de Estados Unidos. El abogado o representante acreditado decide qué base se ajusta al caso y qué pruebas enviar.

Sea cual sea la base, los documentos en otro idioma se dividen en pocos grupos: la declaración de no objeción del gobierno del país de origen, los contratos de financiamiento y de becas, las cartas de liberación del empleador, los registros escolares y médicos para la dificultad extrema, y las declaraciones de familiares u otros testigos. USCIS exige que cada uno venga con una traducción completa al inglés y una certificación firmada de competencia y exactitud. USCIS no tiene una lista de traductores aprobados ni certifica empresas. Cuando el solicitante o un familiar firma la certificación, un oficial puede darle menos peso, porque esa persona certifica pruebas de su propio caso. Una traducción certificada de documentos para USCIS hecha por una empresa de traducción evita esa duda y sigue las mismas reglas para cada grupo que se describe abajo.

Traducción de la declaración de no objeción y de los sellos oficiales

Una declaración de no objeción es una carta del gobierno del país de origen del visitante de intercambio en la que indica que no se opone a que la persona permanezca en Estados Unidos. Normalmente se entrega a través de la embajada de ese país en Washington. Algunos gobiernos escriben la declaración en inglés, otros en el idioma nacional y otros envían el idioma nacional con una breve portada en inglés. Toda parte que no esté en inglés debe traducirse, incluida la portada si tiene texto propio.

Las cartas gubernamentales están llenas de elementos que es fácil perder. El membrete, el número de expediente o de referencia, el nombre y el cargo del funcionario que firma, la fecha, el sello del ministerio, el timbre y las iniciales manuscritas forman parte de la traducción. Un sello se describe entre corchetes con su texto traducido, por ejemplo "[sello: Ministerio de Relaciones Exteriores, Departamento Consular]", y una firma aparece como "[firma]". Las fechas conservan el orden del original, y una fecha en un calendario no gregoriano se muestra tal como está escrita y solo se agrega el equivalente gregoriano cuando el traductor puede verificarlo.

Los nombres requieren el mayor cuidado. El nombre del visitante de intercambio en la carta debe coincidir con el DS-2019 y el pasaporte, y el traductor sigue la ortografía del pasaporte cuando la escritura del original admite más de una. Cuando la carta escribe el nombre de forma distinta al pasaporte, la traducción muestra exactamente la ortografía de la carta, y el despacho de abogados decide si hace falta una explicación.

Contratos de becas y financiamiento: cómo traducir la cláusula de reembolso

Muchos visitantes de intercambio llegan con una beca de su gobierno o de una universidad que conlleva una obligación de servicio y una cláusula de reembolso. El contrato es un texto legal, y su redacción importa para el oficial que lee el expediente. La cláusula de reembolso, el monto, las condiciones que la activan, los plazos y los garantes nombrados se traducen tal como están escritos y en el mismo orden. Un traductor no convierte "deberá reembolsar" en "podrá ser requerido a reembolsar" ni fusiona dos condiciones en una.

Los términos definidos se mantienen coherentes de la primera página a la última. Si el contrato usa un término para el ministerio patrocinador y otro para la universidad, la traducción usa un solo término en inglés para cada uno y lo conserva en todo el documento. Los montos se mantienen en la moneda original, y se reproducen tanto los números como las cantidades escritas con letra cuando el original tiene ambos. Una traducción de contrato legal también abarca anexos, cronogramas, bloques de firmas y el sello de cada página. Una traducción de contrato legal en chino debe respetar el orden de fecha que comienza por el año y mostrar los sellos de la empresa o la institución. Las cartas y los formularios de la misma oficina suelen requerir también servicios de traducción al chino.

Cartas de liberación del empleador y declaraciones de testigos

Las cartas de liberación del empleador demuestran que la persona ocupaba un puesto en su país y que el empleador conoce el programa de intercambio. Son breves, pero suelen incluir membrete, sello, firma y número de referencia, y cada uno de ellos se traduce o se describe. Los cargos se traducen de forma literal, y se agrega entre paréntesis el cargo original cuando el término en inglés pueda entenderse de más de una manera.

Las declaraciones de familiares, colegas y otras personas que conocen la situación de primera mano se traducen como declaraciones juradas, en primera persona y con la voz de quien escribe. La traducción no corrige la gramática, no arregla fechas que parezcan erróneas ni agrega detalles, y una palabra ilegible se marca como "[ilegible]" en lugar de adivinarla. Una traducción de declaración jurada incluye la firma, la fecha y cualquier página de identificación adjunta.

Registros médicos y escolares usados como prueba de dificultad extrema

Las pruebas de dificultad extrema suelen provenir del expediente médico o los registros escolares de un cónyuge o un hijo. Los registros médicos requieren una traducción literal de diagnósticos, resultados de pruebas, nombres de medicamentos, dosis, notas de los médicos y la fecha de cada consulta. Las abreviaturas se mantienen como están escritas, con una expansión entre corchetes solo cuando el traductor está seguro de ella, y las notas manuscritas se traducen o se marcan como "[ilegible]". Se registran los sellos del hospital y la firma del médico. Una traducción de registros médicos en portugués sigue el mismo enfoque, con los nombres de los medicamentos y los términos clínicos en sus formas estándar en inglés.

Las pruebas escolares funcionan igual. Las boletas de calificaciones, las cartas de inscripción y las evaluaciones de educación especial se traducen completas, incluida la escala de calificaciones y la leyenda que la explica. Un certificado de calificaciones de una universidad en el extranjero sigue las reglas de una traducción de certificado de calificaciones académicas: los nombres de los cursos se mantienen como están escritos, las notas no se convierten y la clave de calificaciones se traduce junto a las notas. El traductor no agrega ninguna opinión sobre lo que un registro demuestra para la solicitud por dificultad extrema.

Qué debe contener la certificación y la presentación

Cada documento traducido debe tener su propia certificación con el nombre escrito a máquina del traductor, su firma, la fecha y sus datos de contacto, una declaración de competencia en ambos idiomas, una declaración de que la traducción es completa y exacta, y una línea que identifique el documento. Cada documento es más seguro con su propia certificación. Cuatro hábitos ayudan al armar el paquete:

• Envía el conjunto completo de páginas originales, incluido el reverso de cualquier página que tenga sellos o notas.
• Entrega al traductor la ortografía del pasaporte y del DS-2019 de todos los nombres del expediente.
• Mantén las páginas traducidas en el mismo orden que las páginas originales.
• Haz coincidir cada certificación con el documento que cubre.

La traducción automática no cumple el requisito, porque no tiene certificación humana y maneja mal los nombres, las fechas, las abreviaturas y los términos legales. Las traducciones parciales y los resúmenes tampoco lo cumplen.

Antes de hacer el pedido, el despacho de abogados puede enumerar todas las páginas en otro idioma del expediente de exención y marcar cuáles usará la presentación, y luego enviar el conjunto completo de una vez para que los nombres sean coherentes entre el contrato, las cartas y los registros de dificultad extrema. Preparamos una traducción de registros médicos certificada y los demás tipos de documentos mencionados arriba en un formato uniforme para el paquete.