Evidencia secundaria cuando no hay acta de nacimiento disponible

Cuando una autoridad civil no puede expedir un acta de nacimiento, el solicitante demuestra que el registro no está disponible y presenta evidencia secundaria en su lugar, y cada documento escrito en otro idioma necesita su propia traducción certificada al inglés. El conjunto suele incluir una declaración de la autoridad emisora, uno o más registros hechos cerca de la fecha del nacimiento y declaraciones juradas de personas que conocen los hechos.

Los reglamentos de USCIS exigen una traducción completa al inglés, certificada como completa y exacta por un traductor que declare su competencia en ambos idiomas, para todo documento en idioma extranjero incluido en una solicitud. Esa regla se aplica a un registro de iglesia o a una declaración jurada manuscrita igual que a un certificado gubernamental. Texliff prepara este tipo de traducción certificada de documentos para USCIS, y las secciones siguientes describen cómo queda cada pieza de un conjunto de evidencia secundaria una vez traducida.

Cómo la Tabla de reciprocidad indica que un registro de nacimiento no está disponible

El Departamento de Estado publica la tabla Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, que indica para cada país qué documentos civiles existen, quién los expide y qué versión es aceptable. Algunas entradas señalan que un registro de nacimiento por lo general no está disponible, por ejemplo porque el registro nunca fue universal o porque se perdieron los archivos. Tanto los adjudicadores de USCIS como los oficiales consulares se basan en la tabla, así que la entrada del país del solicitante es lo primero que hay que leer.

Una entrada que describe un documento como no disponible no reemplaza la evidencia de la solicitud. Le explica al oficial por qué falta un registro primario, y la evidencia secundaria es la que prueba los hechos del nacimiento. El artículo sobre los documentos civiles y la Tabla de reciprocidad explica con más detalle cómo leer una entrada.

La declaración de la autoridad civil

Si la tabla no resuelve la cuestión, puede hacerlo una declaración escrita de la autoridad emisora. Por lo general es una carta breve o un formulario sellado que indica que se realizó una búsqueda y no se encontró ningún registro de nacimiento, o que el libro de ese año ya no existe. Algunos países expiden un certificado negativo formal para este fin, como la certificación de la autoridad de estadística de Filipinas de que no hay ningún registro archivado.

Aunque sea corta, la declaración necesita una traducción completa. La versión traducida incluye el nombre de la oficina, la fecha de la búsqueda, los nombres y las fechas con los que la oficina buscó, el número de referencia y todos los sellos y firmas, cada uno descrito entre corchetes, como [sello] o [firma]. El nombre buscado es lo más importante. Si la oficina buscó con una ortografía o una fecha distinta de la que aparece en la solicitud, el oficial solo puede ver esa diferencia si la traducción reproduce el texto original.

Registros de bautismo, escolares y médicos como evidencia secundaria

La evidencia secundaria viene en varias formas. Un registro de bautismo o de iglesia suele ser una anotación en un libro o un certificado extraído del libro parroquial, y los más antiguos pueden estar en latín o en español. Un registro de inscripción escolar muestra una fecha de nacimiento y los nombres de los padres, y un registro de hospital o clínica muestra dónde ocurrió el nacimiento. Un extracto de censo o de registro familiar y un registro militar también pueden indicar una fecha de nacimiento.

Sea cual sea el tipo de registro, la traducción sigue las mismas reglas de tratamiento:

• El organismo emisor se nombra completo, con su membrete, dirección y cualquier número de registro tal como están escritos.
• Las fechas se mantienen en el formato que aparece en la página, y una nota indica el calendario cuando el original no usa el gregoriano.
• Los nombres aparecen como están escritos en el original, y la transliteración sigue la ortografía del pasaporte cuando ambas difieren solo en la escritura.
• Se traducen las anotaciones manuscritas, las notas al margen y todo lo que aparece al reverso de la página, y las palabras ilegibles se marcan como [ilegible].
• Los campos en blanco se muestran en blanco en lugar de omitirse.

Los registros escolares añaden una tabla de calificaciones o un sistema de notas codificado. La traducción reproduce los códigos y su clave tal como están impresos, y no convierte las calificaciones, porque el propósito del registro es demostrar una fecha de nacimiento y una escuela, no un resultado académico. Un expediente escolar puede tratarse como cualquier conjunto de certificados de calificaciones traducidos. Una nota de hospital o clínica sigue las mismas reglas que otros historiales médicos traducidos, con nombres, fechas y firmas de los médicos tal como aparecen.

Declaraciones juradas de nacimiento de dos personas que conocen los hechos

Una declaración jurada de nacimiento es una declaración firmada por una persona que conoce el hecho de primera mano, como un familiar que estuvo presente o un vecino mayor que conocía a la familia. Es común presentar dos declaraciones de personas distintas. El declarante indica su nombre completo, su relación con el solicitante y cómo sabe la fecha y el lugar del nacimiento. Estos tres puntos son lo que el oficial lee para evaluar la declaración, por lo que la traducción los conserva tal como están escritos, incluida una frase como "mi cuñada" o "yo estaba presente en la casa".

Una declaración jurada firmada en el extranjero puede estar en el idioma del declarante, escrita a mano o a máquina por un empleado local, y por lo general incluye bloques de firma, sellos y un número de identificación. Una traducción certificada de declaración jurada reproduce todo eso. Si la declaración está escrita en inglés pero quien la firma no lee inglés, también puede hacer falta un certificado de interpretación, y el abogado o representante acreditado decide qué presentar.

El idioma añade sus propios detalles. Una declaración o una declaración jurada escrita en somalí necesita un traductor que conserve los nombres, los lugares y cualquier fecha aproximada exactamente como los da el original. La traducción de actas de nacimiento en somalí y los servicios de traducción en somalí de Texliff cubren este tipo de evidencia.

Cómo se certifica el conjunto completo

Es más seguro que cada documento tenga su propia certificación. Cada certificación incluye el nombre del traductor escrito a máquina, su firma, la fecha y los datos de contacto, una declaración de competencia en ambos idiomas, una declaración de que la traducción es completa y exacta, y la identificación del documento que cubre. Una sola hoja que respalda un montón de registros sin relación entre sí deja al oficial la tarea de adivinar qué certificación corresponde a cada documento.

La certificación también debe provenir de alguien independiente del caso. Cuando la firma el solicitante o un familiar, esa persona está certificando evidencia de su propio caso, y los oficiales pueden darle menos peso o cuestionarla. Una empresa de traducción ofrece una certificación independiente de la solicitud. La traducción automática no cumple el requisito, porque no lleva certificación humana y maneja mal los nombres, las fechas y las abreviaturas, lo cual es un problema grave en un conjunto donde esos detalles exactos son la evidencia.

Una traducción incompleta o sin certificar puede llevar a USCIS a emitir una Solicitud de evidencia (Request for Evidence, RFE) o una Notificación de intención de denegar (Notice of Intent to Deny), y los oficiales también pueden denegar una solicitud sin pedir antes más evidencia cuando la evidencia inicial es insuficiente. En un caso que ya se apoya en sustitutos del registro primario, un defecto en la traducción le da al oficial una segunda razón para dudar del expediente.

Qué preparar antes de pedir las traducciones

Reúne la entrada de la Tabla de reciprocidad, la declaración de la autoridad y todos los registros secundarios en original, con escaneos de ambos lados de cada página. Decide con el abogado o el representante acreditado qué registros van en el conjunto y luego envía todo a la vez para que se puedan cotejar los nombres y las fechas antes de firmar las certificaciones. Si el caso también depende de un registro primario que sí existe, podemos preparar una traducción certificada de acta de nacimiento para incluirla en la misma solicitud.