Points clés
- Un acte de naissance rectifié est traduit de façon à faire apparaître l'inscription d'origine et la correction, chacune avec sa date et l'autorité qui l'a effectuée.
- Les registres corrigent les actes de naissance par une mention en marge, par la délivrance d'un acte de remplacement ou par l'exécution d'une décision de justice, et une même personne peut détenir des pièces des trois types.
- Avant de commander la traduction, le demandeur doit consulter le Reciprocity Schedule du Département d'État pour le pays concerné, afin que la version traduite soit une version acceptée par l'USCIS ou par un consulat.
- Dans un acte comportant une mention marginale, l'inscription imprimée est traduite telle quelle et la mention en marge est traduite séparément, à l'endroit où elle figure sur la page.
- Les tampons, sceaux, signatures officielles, notes manuscrites et dates de mention sont traduits ou décrits entre crochets, et les passages illisibles sont signalés par [illisible] au lieu d'être devinés.
- Un acte de remplacement est traduit et certifié comme un document à part entière, avec sa propre date de délivrance, y compris toute ligne indiquant qu'il remplace un acte antérieur.
- Une décision de justice à l'origine d'une correction est traduite intégralement, y compris le nom du tribunal, le numéro de l'affaire, la date, les parties et le dispositif qui indique au registre ce qu'il doit modifier.
- Traduire les deux versions de l'acte permet à l'officier de voir une correction documentée plutôt qu'une apparente incohérence d'identité entre l'acte de naissance, le passeport et les formulaires.
- Un nom, une date ou un parent corrigé doit apparaître de la même façon dans les traductions et les formulaires, et le traducteur ne modifie jamais discrètement une orthographe que le passeport indique encore.
- Avant de commander, le demandeur rassemble toutes les versions de l'acte, numérise les deux faces de chaque page et laisse à l'avocat ou au représentant accrédité le soin de choisir ce qui sera déposé.
Un acte de naissance modifié ou rectifié est traduit de façon à faire apparaître l'inscription d'origine et la correction, chacune avec sa date et l'autorité qui l'a effectuée. Lorsqu'un dossier de l'USCIS contient l'ancien acte et le nouveau, l'officier les compare. Une traduction de la seule version corrigée laisse l'officier se demander ce qui a changé et qui a approuvé le changement.
Trois façons dont un registre d'état civil corrige un acte de naissance
Les registres corrigent les actes de trois manières courantes, et chacune produit une pièce différente. La première est la mention marginale : le registre inscrit la correction à côté de l'inscription d'origine ou en dessous, souvent avec une date, la signature d'un officier et un tampon. Les registres hispanophones emploient pour cela des termes comme rectificación, et d'autres pays ont leurs propres pratiques sous d'autres noms.
La deuxième est l'acte de remplacement. Le registre délivre un nouveau document contenant les données corrigées, et l'ancien acte reste dans les papiers de la famille. La troisième est la décision de justice. Un juge établit qu'un nom, une date ou une filiation est erroné, puis le registre exécute la décision en annotant l'acte ou en en délivrant un nouveau. Un même demandeur peut ainsi détenir les trois pièces pour une seule naissance.
La pièce qui existe dépend du pays et du registre : le demandeur doit donc examiner ce que le registre a réellement délivré avant de commander une traduction. Le Reciprocity Schedule du Département d'État indique quels documents d'état civil chaque pays délivre et quelle version est acceptable, et les officiers de l'USCIS comme les agents consulaires s'y réfèrent.
Traduction d'un acte de naissance avec mention marginale : l'inscription, la note et le tampon
La réglementation de l'USCIS exige une traduction anglaise complète de tout document en langue étrangère, certifiée complète et exacte, ce que fournit la traduction certifiée de documents pour l'USCIS. Pour un acte comportant une mention marginale, « complète » signifie que l'inscription imprimée est traduite telle quelle et que la mention en marge est traduite comme un élément distinct, placée là où elle se trouve sur la page. Le traducteur ne fusionne pas les deux et n'applique pas discrètement la correction à la ligne d'origine.
Supposons que l'inscription d'origine indique « Jon » et que la mention précise que le nom est « John ». La traduction affiche « Jon » dans le champ du nom, puis restitue la mention à l'emplacement de la marge, avec l'indication « manuscrit » s'il y a lieu. La date de la mention, le nom et la fonction de l'officier, le bureau d'état civil et chaque tampon ou sceau sont traduits ou décrits entre crochets. Toute partie qui ne peut pas être lue est signalée par [illisible] au lieu d'être devinée. L'article sur la traduction des tampons, sceaux et notes manuscrites détaille ces marques.
L'officier doit pouvoir mettre chaque ligne traduite en regard de sa ligne source, marge comprise : la traduction suit donc la page d'assez près pour qu'une note en marge reste en marge.
Actes de remplacement et décision de justice à l'origine d'une correction
Un acte de remplacement est un document distinct, avec sa propre date de délivrance, ses propres références d'enregistrement et souvent un autre officier. Il reçoit sa propre traduction et sa propre certification. Rien de l'acte de remplacement n'est reporté dans la traduction de l'ancien acte, et rien de l'ancien acte n'est reporté dans le nouveau. Si l'acte de remplacement indique qu'il annule ou remplace un acte antérieur, cette mention est traduite comme n'importe quelle autre ligne.
La décision de justice est elle aussi traduite intégralement. L'officier a besoin du nom du tribunal, du numéro de l'affaire, de la date, des parties, des motifs lorsque le tribunal les donne, et du dispositif lui-même, c'est-à-dire la partie qui indique au registre ce qu'il doit modifier. Les sceaux, les signatures du greffier et toute mention indiquant que la décision est devenue définitive font partie de la traduction. Lorsque la correction repose sur des témoignages ou une déclaration signée, la traduction d'une déclaration sous serment suit la même règle d'exhaustivité, et chaque pièce en langue étrangère du dossier doit avoir sa propre certification.
Pourquoi les deux versions de l'acte de naissance doivent être traduites
Un officier qui ne voit que l'acte corrigé n'a aucune trace du précédent, alors que le passeport, une ancienne demande de visa ou un dossier scolaire peuvent encore porter l'orthographe ou la date d'origine. La différence ressemble alors à une incohérence dans l'identité du demandeur, alors qu'il s'agit en réalité d'une correction documentée. Avec les deux versions et la décision dans le dossier, toutes traduites, l'officier peut suivre l'historique depuis la première inscription jusqu'à l'inscription actuelle.
Lorsqu'une traduction est absente, incomplète ou non certifiée, l'USCIS peut émettre une demande de preuves supplémentaires (Request for Evidence, RFE) ou un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny), et les officiers peuvent aussi rejeter un dossier sans demande préalable lorsque les preuves initiales sont insuffisantes. L'absence de traduction de la version antérieure est une lacune facile à éviter. L'avocat ou le représentant accrédité décide de ce qui est soumis ; la société de traduction traduit tout ce qui est soumis, intégralement et sous une forme qui permet le rapprochement avec la source.
La traduction automatique ne satisfait pas à l'exigence. Elle ne comporte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates et les termes juridiques, qui sont précisément les éléments qu'un acte rectifié modifie.
Suivre le nom, la date ou le parent corrigé dans l'ensemble du dossier
Un nom corrigé, une date de naissance corrigée ou un parent ajouté plus tard doivent être orthographiés et présentés de la même manière dans la traduction de l'acte de naissance, la traduction de la décision de justice et les formulaires. Le passeport fait exception. S'il indique encore l'ancienne orthographe, la traduction ne la change pas, car le traducteur reproduit ce que dit chaque document et c'est le dossier dans son ensemble qui explique la différence.
La correction d'un nom est souvent liée à un acte distinct de changement de nom. Les documents de changement de nom sont traduits de la même façon : l'ancien nom, le nouveau nom et l'autorité qui a approuvé le changement. L'article sur les documents de changement de nom pour le formulaire I-90 montre comment cela se passe dans un dossier de carte verte.
La langue source peut modifier ce qui figure sur la page. Une traduction d'acte de naissance en espagnol doit reprendre toute référence que la mention fait à la résolution ou au jugement sur lequel elle repose. Une copie intégrale polonaise d'un acte de naissance peut contenir des mentions ultérieures sur des modifications, et les services de traduction polonaise traduisent ces mentions avec l'acte principal au lieu de les traiter comme secondaires.
Ce qu'il faut rassembler avant de commander la traduction
Avant de commander, le demandeur réunit toutes les versions de l'acte : l'acte d'origine, toute copie comportant des mentions, l'acte de remplacement et la décision de justice avec la preuve qu'elle est définitive. Chaque page est numérisée recto verso, car des tampons et des notes figurent parfois au dos. Le demandeur vérifie aussi la fiche du pays dans le Reciprocity Schedule, afin que la version traduite soit une version que l'USCIS ou le consulat acceptera.
Texliff fournit une certification distincte pour chaque document. Notre page sur la traduction certifiée d'acte de naissance décrit ce que la traduction restitue. L'avocat ou le représentant du demandeur peut ensuite décider des versions à joindre au dossier.