Traduction des documents de la Cuban Adjustment Act pour le formulaire I-485

Un demandeur qui dépose le formulaire I-485 au titre de la Cuban Adjustment Act a besoin d'une traduction anglaise complète de chaque document cubain du dossier, à commencer par ceux qui établissent la nationalité et l'identité : le passeport, le carnet de identidad, la certificación de nacimiento du Registro Civil et, parfois, une certificación de ciudadanía. La loi s'applique aux personnes nées à Cuba et aux citoyens cubains qui ont été admis ou mis en liberté conditionnelle (paroled) aux États-Unis, et c'est l'avocat ou le représentant accrédité qui détermine si un demandeur y est admissible et quels documents déposer.

Les règlements de l'USCIS exigent que chaque document en langue étrangère soit déposé avec une traduction anglaise intégrale et une attestation signée selon laquelle le traducteur maîtrise les deux langues et la traduction est complète et exacte. Pour un dossier cubain, le travail concret consiste à reproduire fidèlement les mentions du registre, à lire honnêtement les anciennes écritures manuscrites et à orthographier chaque nom comme le fait le passeport. Un dossier pour le formulaire I-485, constitué à partir d'une traduction certifiée de documents pour l'USCIS, respecte ces règles pour chaque page.

Traduction d'un acte de naissance cubain : tomo, folio et inscription au registre

Un acte de naissance cubain est délivré par l'état civil et renvoie à une inscription dans un registre. Ce renvoi se fait par un numéro de tomo (volume) et un numéro de folio (page), généralement accompagnés de la municipalité et de la province où la naissance a été enregistrée. Ces numéros et ces noms de lieux font partie du document. La traduction les reproduit exactement tels qu'ils sont imprimés et ne les abrège, ne les réordonne et ne les reformate pas.

Les rubriques concernant l'enfant, les parents et la date d'enregistrement sont traduites intégralement, ainsi que toute mention ajoutée plus tard par le registre, comme une correction ou une reconnaissance de l'enfant. Les officiers comparent le texte anglais avec l'original, donc chaque mention figure sur sa propre ligne dans la traduction. Une traduction d'acte de naissance en espagnol qui omet une mention est incomplète, même si les rubriques principales sont correctes. Le renvoi au registre est imprimé au recto du certificat, de sorte qu'une mention manquante ou un numéro modifié est facile à repérer pour un officier.

Carnet de identidad et passeport : ce qui est traduit

Le carnet de identidad est la carte d'identité nationale cubaine. Sa traduction couvre les libellés imprimés, le numéro d'identité, le nom complet, la date et le lieu de naissance, la date de délivrance et tout ce qui est tamponné ou écrit au verso. Le verso d'une carte est facile à oublier, et une traduction qui l'ignore n'est pas complète. Les mentions illisibles sont signalées par « [illisible] ».

Un passeport cubain est traduit page par page dès qu'une page comporte du texte. La page d'identité vient en premier, suivie des pages portant des visas, des cachets d'entrée et de sortie et des mentions. L'avocat décide quelles pages du passeport sont jointes au dossier, mais toute page déposée doit avoir sa propre traduction, et chaque cachet est consigné comme un élément distinct, avec sa date et le service qui l'a apposé. Une traduction certifiée de passeport est établie de la même manière pour tous les passeports.

Lorsqu'une certificación de ciudadanía fait partie du dossier, elle est traduite comme n'importe quel autre certificat d'état civil. L'autorité émettrice, la date, le fondement indiqué de la citoyenneté, chaque signature décrite entre crochets et chaque sceau figurent tous dans la version anglaise.

Registres cubains manuscrits et orthographe des noms

Les anciens actes d'état civil ont pu être remplis à la main, et les anciennes écritures ne sont pas toujours claires. Le traducteur rend ce qui est lisible et signale le reste par « [illisible] » au lieu de deviner une lettre ou un chiffre. Une lettre devinée dans un nom ou un chiffre deviné dans une date peut créer une incohérence avec le passeport, et une incohérence est précisément le genre d'écart qui conduit à une demande de preuves supplémentaires (RFE).

Les noms suivent l'orthographe du passeport. Les documents en espagnol indiquent normalement un prénom suivi du nom de famille du père et du nom de famille de la mère, de sorte qu'une même personne peut avoir deux noms de famille sur un document et un seul sur un autre. La traduction conserve les deux noms de famille dans l'ordre imprimé sur chaque document, sans fusionner ni supprimer l'un ou l'autre. Si un ancien document orthographie un nom autrement que le passeport, la traduction reproduit l'orthographe du document, et c'est l'avocat qui décide si une déclaration explicative est nécessaire. Un acte de mariage traduit est traité de la même façon, les noms de famille de chaque époux étant conservés tels qu'ils ont été enregistrés.

Formulaire I-94 et documents de parole à côté des documents cubains

Le formulaire I-94 et tout document de parole sont établis en anglais et ne sont pas traduits. Ils ont un rôle différent dans le dossier : ils montrent comment et quand le demandeur est entré aux États-Unis, tandis que les documents cubains montrent qui est le demandeur et d'où il vient. La tâche du traducteur est de faire en sorte que le nom figurant sur chaque document cubain, orthographié comme dans le passeport, soit facile à rapprocher par un officier du nom figurant sur le formulaire I-94.

Les dates demandent la même attention. Les documents en espagnol écrivent le jour avant le mois, c'est pourquoi la traduction écrit le mois en toutes lettres. Un officier ne peut ainsi pas lire 03/04 comme le 4 mars alors que le document indique le 3 avril. Savoir si un document d'entrée répond aux conditions de la loi est une question juridique qui relève de l'avocat, et une traduction ne s'y prononce pas.

Lorsqu'un registre cubain ne peut pas délivrer un document

Un demandeur qui ne peut pas obtenir un nouveau certificat auprès d'un registre cubain devrait d'abord consulter la fiche de Cuba dans le barème Visa Reciprocity and Civil Documents by Country du Département d'État. Elle indique quels documents d'état civil existent, qui les délivre et quelle version est acceptée ; la consulter avant de commander une traduction évite de payer pour traduire la mauvaise version.

Si un document est généralement indisponible, ou si le service émetteur refuse de le fournir, le demandeur le démontre par une déclaration écrite de l'autorité ou par une mention du barème, puis dépose des preuves secondaires. Des exemples courants sont les registres paroissiaux ou de baptême, les dossiers scolaires, les dossiers médicaux et les déclarations sous serment de personnes ayant une connaissance directe de l'événement, généralement deux. Chaque pièce de preuve secondaire en espagnol exige sa propre traduction certifiée. Une déclaration signée d'un proche est traduite à la première personne, en conservant sa formulation d'origine, y compris les passages manuscrits. Le guide sur les actes d'état civil cubains, dominicains, vénézuéliens et colombiens couvre l'éventail plus large des documents de registre des Caraïbes, et un dossier dans cette langue reste plus cohérent lorsqu'il est confié à un seul prestataire de services de traduction certifiée en espagnol.

Attestation pour chaque document cubain du dossier

Chaque document cubain reçoit une attestation qui identifie le document traduit et comporte le nom en lettres d'imprimerie du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, ainsi que les déclarations de compétence et d'exactitude. Une attestation distincte pour chaque document est la pratique la plus sûre. La traduction automatique ne répond pas à l'exigence, car elle ne comporte aucune attestation humaine et tend à abîmer les noms, les dates et les abréviations.

Avant de commander, rassemblez des numérisations nettes du recto et du verso de chaque document cubain, relevez le tomo et le folio de l'acte de naissance et comparez chaque nom avec le passeport. Texliff prépare chaque traduction certifiée d'acte de naissance et le reste des pièces d'identité cubaines à partir de ces numérisations.