Points clés
- Une déclaration fiscale étrangère déposée auprès de l'USCIS exige une traduction complète en anglais avec une certification, qui couvre chaque page, chaque annexe et chaque pièce jointe, et pas seulement la page récapitulative.
- Les documents fiscaux étrangers apparaissent le plus souvent dans les dossiers du formulaire I-864 avec des garants à l'étranger, dans les dossiers EB-5 et E-2 sur l'origine des fonds, et parfois dans les preuves des formulaires N-400 et I-751.
- Les déclarations annuelles, les attestations de retenue à la source de l'employeur, les certificats de situation fiscale, les reçus de taxe foncière et les immatriculations à la TVA sont les documents fiscaux que l'on voit le plus souvent dans les dossiers d'immigration.
- Une déclaration fiscale est traduite intégralement, y compris les intitulés des champs du formulaire, les mentions manuscrites, les cachets, les notes en marge et le verso des pages, et les parties illisibles sont signalées comme telles.
- Les impôts et déductions sans équivalent américain sont décrits en anglais simple, avec le nom d'origine entre crochets, au lieu d'être remplacés par un nom d'impôt américain.
- Une déclaration étrangère n'est pas rebaptisée du nom d'un formulaire américain ; la traduction nomme le document pour ce qu'il est et garde le titre d'origine entre crochets à la suite.
- Les montants, la devise, les séparateurs décimaux et les années fiscales restent exactement comme écrits, et toute conversion de devise est généralement préparée par le déclarant ou l'avocat dans une pièce distincte.
- Les cachets officiels, les sceaux de l'administration fiscale et les accusés de réception de télédéclaration sont traduits, et les numéros de confirmation, les dates et les heures sont recopiés exactement comme dans l'original.
- Les relevés fiscaux américains (tax transcripts) sont déjà en anglais et n'ont pas besoin d'être traduits, de sorte que seuls les documents fiscaux en langue étrangère sont envoyés à l'entreprise de traduction.
- La traduction automatique ne porte aucune certification humaine et traite mal les chiffres et les termes fiscaux, elle ne répond donc pas à l'exigence de l'USCIS pour les documents fiscaux.
Une déclaration fiscale étrangère déposée auprès de l'USCIS exige une traduction complète en anglais portant la certification de l'entreprise de traduction, et chaque montant, chaque devise et chaque année fiscale restent tels que l'original les a écrits. Les documents fiscaux ne sont pas exigés dans tous les cas, mais ils apparaissent souvent dans les dossiers de revenus et d'origine des fonds, et une traduction partielle ou non certifiée peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (RFE).
L'avocat ou le représentant accrédité décide si un document fiscal doit figurer dans un dossier. Ce qui suit décrit comment le document est traduit une fois choisi, dans le cadre d'une commande de traduction certifiée de documents pour l'USCIS.
Traduction d'une déclaration fiscale étrangère : où les documents fiscaux apparaissent dans les dossiers USCIS
Le cas le plus courant est celui du formulaire I-864, déclaration de soutien financier (Affidavit of Support), où un garant qui vit ou travaille à l'étranger peut s'appuyer sur des revenus gagnés hors des États-Unis et joindre la déclaration de son pays d'origine comme preuve. Les dossiers EB-5 et E-2 utilisent des documents fiscaux pour montrer d'où provient l'argent investi. Un demandeur du formulaire N-400 qui a vécu à l'étranger pendant une partie de la période de résidence peut être interrogé sur ses impôts, et un couple qui dépose une pétition I-751 peut inclure des documents fiscaux communs parmi les preuves d'une vie partagée.
Dans chaque cas, l'officier lit l'anglais. Une déclaration en coréen, en espagnol, en portugais ou dans toute autre langue exige une traduction en anglais avec la certification du traducteur, et l'officier doit pouvoir suivre chaque chiffre traduit sans ouvrir l'original.
Déclaration fiscale, attestation de retenue à la source et certificat de situation fiscale : les documents concernés
Cinq sortes de documents fiscaux reviennent régulièrement. La déclaration annuelle de revenus est le document principal. Les attestations de retenue à la source de l'employeur indiquent ce qu'un salarié a gagné et ce qui a été retenu pendant l'année. Les certificats de situation fiscale ou de conformité sont délivrés par une administration fiscale pour indiquer qu'aucun impôt n'est dû. Les reçus de taxe foncière attestent un paiement relatif à un bien immobilier. Les immatriculations et déclarations de TVA apparaissent lorsque le garant ou l'investisseur possède une entreprise.
Ces documents voyagent rarement seuls. Un chef d'entreprise ajoute souvent un justificatif d'immatriculation de société, si bien qu'une licence commerciale traduite figure généralement à côté des documents fiscaux. Un garant salarié associe en général la déclaration à des justificatifs de paie, c'est pourquoi une traduction de relevé bancaire est courante dans le même dossier. Les comptes audités joints à une déclaration sont des documents financiers du même type, et une traduction d'état financier suit la règle d'exhaustivité décrite ci-dessous.
Une déclaration fiscale est traduite en entier, annexes et pièces jointes comprises
La réglementation de l'USCIS exige une traduction complète en anglais, et une déclaration fiscale n'y fait pas exception. Chaque page de la déclaration est traduite, ainsi que les annexes, les pièces jointes, les feuilles de calcul et toute page de garde. Une traduction de la seule page récapitulative, ou de la ligne indiquant l'impôt final dû, ne répond pas à l'exigence, car un officier ne pourrait pas la rapprocher de la source.
Tout ce qui figure sur la page compte : les intitulés des champs du formulaire, les titres imprimés, les mentions manuscrites, les notes en marge, les en-têtes et pieds de page, les numéros de page et tout ce qui se trouve au verso d'une page. Une partie qui ne peut pas être lue est signalée par « [illegible] » au lieu d'être devinée. Un champ laissé vide dans l'original est indiqué comme vide dans la traduction. Une traduction de déclaration fiscale en espagnol suit cette même règle, comme une déclaration de n'importe quel autre pays.
Les termes fiscaux sans équivalent américain sont décrits, avec le nom d'origine entre crochets
De nombreux pays ont des impôts, des déductions et des crédits d'impôt qui n'existent pas aux États-Unis. Une entreprise de traduction ne doit pas les remplacer par le nom d'un formulaire américain ou d'une notion fiscale américaine, car l'officier lirait alors quelque chose que le document ne dit pas. La meilleure pratique consiste à décrire l'impôt en anglais simple et à placer le nom d'origine entre crochets juste après.
Une ligne portant l'intitulé d'une cotisation nationale d'assurance locale, par exemple, est rendue en anglais par une cotisation obligatoire d'assurance sociale (mandatory social insurance contribution), avec le terme d'origine entre crochets. L'original entre crochets permet à l'officier, à un réviseur ou à un traducteur ultérieur de voir exactement ce que disait la source.
Le nom du formulaire est traité de la même manière. Une déclaration d'un autre pays n'est pas appelée « 1040 » ou « W-2 ». Elle est nommée pour ce qu'elle est, par exemple déclaration annuelle de revenus des particuliers, suivie du titre d'origine entre crochets.
Les chiffres, la devise et les années fiscales sont conservés tels qu'écrits
La traduction ne convertit pas la devise, n'arrondit pas les montants, ne recalcule pas les totaux et ne passe pas à l'ordre des dates américain. Si une déclaration est en wons coréens, la déclaration traduite indique des wons. Si une année fiscale va d'avril à mars, la traduction indique cette période comme le document le fait. Les virgules décimales et les séparateurs de milliers sont reportés avec soin, afin qu'un chiffre écrit d'une certaine façon dans la source ne soit pas mal lu en anglais, et une note entre crochets peut expliquer la convention lorsque la source est ambiguë.
Une conversion de devise, si le dossier en demande une, est généralement préparée par le déclarant ou l'avocat dans une pièce distincte plutôt que placée dans la traduction certifiée. Garder les deux séparés permet à un officier de vérifier la traduction ligne par ligne par rapport à l'original. Une traduction de déclaration fiscale en coréen ou une traduction certifiée du coréen vers l'anglais fonctionnent de la même manière pour les montants en wons et les dates coréennes.
Cachets, accusés de réception de télédéclaration et exception des relevés américains
Les cachets officiels, les sceaux de l'administration fiscale et les accusés de réception de télédéclaration contiennent des informations, ils sont donc traduits. Un cachet de réception est décrit avec son texte, un sceau est décrit avec son libellé, et une signature est indiquée par « [signature] ». Un accusé de réception de télédéclaration comporte généralement un numéro de confirmation, une date et une heure, et les trois sont recopiés exactement. Lorsque l'original est l'impression d'une déclaration en ligne, les libellés du portail et les messages d'état sont traduits également.
Les relevés fiscaux américains (tax transcripts) sont l'exception. Ils sont déjà en anglais et n'ont donc pas besoin d'être traduits. Seuls les documents en langue étrangère du dossier sont traduits.
Préparer les documents fiscaux pour la traduction
Plusieurs points méritent d'être réglés avant d'envoyer les fichiers à une entreprise de traduction :
- Numérisez chaque page de la déclaration, y compris les annexes, les pièces jointes et le verso de toute page portant un cachet ou une note.
- Nommez chaque fichier avec son année d'imposition et sa période fiscale, afin que les pages traduites puissent être associées à la bonne année.
- Demandez un certificat ou une attestation à l'administration fiscale émettrice si un document manque, et conservez sa réponse écrite.
- Vérifiez que les noms correspondent à l'orthographe du passeport, afin que l'orthographe traduite soit la même dans tout le dossier.
La traduction automatique ne répond pas à l'exigence. Elle ne porte aucune certification humaine, et elle traite souvent mal les abréviations, les nombres écrits avec des séparateurs locaux et les termes juridiques d'un formulaire fiscal. Texliff prépare chaque document fiscal avec sa propre certification, et l'ensemble peut être commandé comme traduction de déclaration fiscale.