Traduction des nouvelles preuves pour l'I-290B et dossiers corrigés

Le formulaire I-290B sert à faire appel d'un refus devant l'Administrative Appeals Office, ou à déposer une requête demandant la réouverture ou le réexamen de la décision. Chaque document en langue étrangère qui y est ajouté exige une traduction anglaise complète accompagnée de la certification du traducteur. Lorsque le refus tient à une traduction manquante, incomplète ou défectueuse, la traduction corrigée est déposée comme nouvelle preuve avec le formulaire I-290B. L'USCIS publie le formulaire et ses instructions sur sa page du formulaire I-290B, et c'est l'avocat ou le représentant accrédité qui décide de ce qui entre dans le dossier.

Traduction des nouvelles preuves pour l'I-290B : trois situations courantes

La première situation est une traduction qui n'a jamais été envoyée. Un document en langue étrangère figurait dans le dépôt initial sans version anglaise à ses côtés, et l'agent a soit émis une demande de preuves supplémentaires (RFE) restée sans réponse, soit refusé le dossier parce que les preuves initiales étaient insuffisantes. La politique de l'USCIS permet un refus sans RFE préalable dans ce cas, si bien que la lacune de traduction peut apparaître pour la première fois dans l'avis de refus.

La deuxième situation est une traduction qui existe mais qui n'a pas les éléments de certification. L'USCIS exige une traduction anglaise complète accompagnée de la déclaration du traducteur attestant que la traduction est complète et exacte, et qu'il est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais. En pratique, la certification comporte le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées. Une traduction qui contient le texte sans la déclaration signée ne répond pas à l'exigence.

La troisième situation est une traduction dont les erreurs ont rendu les preuves incohérentes. Un jour et un mois inversés dans une traduction certifiée d'acte de naissance, ou un nom de famille orthographié de deux façons entre un acte de mariage et un passeport, peuvent passer pour un conflit dans le dossier alors que les documents sources concordent. Les formats de date en sont une source fréquente, car de nombreux pays écrivent le jour en premier et les documents chinois écrivent l'année en premier.

Ce que contient un dossier de traduction corrigé

Un dossier corrigé comporte quatre éléments, et chacun permet à l'agent de comparer la nouvelle traduction avec la source sans demander d'explication à personne. La norme est la même que pour toute traduction certifiée de documents pour l'USCIS : la traduction couvre la page entière.

1. Une copie lisible du document source original, y compris le verso de la page s'il porte du texte.
2. Une nouvelle traduction anglaise complète qui couvre chaque tampon, sceau, signature, mention manuscrite, note en marge, en-tête et pied de page.
3. Une certification distincte pour chaque document, signée et datée par le traducteur, avec ses coordonnées.
4. Une courte explication écrite du représentant indiquant quelle pièce est corrigée et ce qui a changé.

L'explication est un simple énoncé de faits, par exemple : « le jour et le mois de la date de naissance étaient inversés dans la pièce 4 ; la pièce 4-A est la traduction corrigée ». La société de traduction n'écrit pas l'argumentation juridique et ne décide pas de ce que le dossier doit dire de l'erreur précédente. Son travail est de produire une traduction qui correspond à la source sur chaque point.

Lorsqu'un nom ou une date était erroné dans une traduction, la même orthographe ou le même format de date peut avoir été repris dans d'autres documents du dossier. Un dossier corrigé est le bon moment pour comparer tous les documents traduits qui mentionnent la même personne, afin que la correction ne répare pas une pièce en laissant un conflit dans la suivante.

Pourquoi une traduction corrigée est étiquetée comme une nouvelle pièce

Une traduction corrigée doit porter sa propre étiquette de pièce et ne doit pas remplacer la version précédente sans avertissement. L'agent a déjà la première traduction au dossier, et une seconde version qui apparaît sous la même étiquette avec un contenu différent ressemble à un changement que personne n'explique. Une nouvelle étiquette, avec un renvoi à la pièce qu'elle corrige, permet à l'agent de voir les deux versions et de comprendre pourquoi la seconde existe.

Il en va de même pour la certification. Le nouveau certificat doit identifier le document qu'il couvre par son titre, l'autorité émettrice et la date, afin de ne pas pouvoir être joint à la mauvaise pièce. Pour un acte de mariage, cela signifie nommer les deux époux et le registre tels qu'ils apparaissent sur la source. Lorsque le dépôt initial comprenait un acte en espagnol, une traduction d'acte de mariage en espagnol qui suit la mise en page de la source ligne par ligne rend la comparaison simple, et il en va de même pour toute autre langue couverte par les services de traduction espagnole ou leurs équivalents.

Traduire les nouvelles preuves venues de l'étranger dans le délai de l'avis

Les nouvelles preuves d'un dépôt I-290B viennent souvent de l'extérieur des États-Unis : un acte délivré de nouveau par un registre d'état civil, une lettre d'une autorité émettrice ou une déclaration d'une personne qui avait connaissance de l'événement. Le délai est celui qui est imprimé dans l'avis de refus, et le temps passé à demander un document à l'étranger fait partie du temps disponible. La traduction doit donc commencer dès qu'une numérisation lisible arrive, sans attendre l'ensemble des originaux.

Avant de commander une traduction, le représentant doit consulter le barème de réciprocité du Département d'État pour le pays concerné. Ce barème indique quels documents d'état civil existent, qui les délivre et quelle version est acceptable, par exemple un acte intégral plutôt qu'un extrait abrégé. Traduire la mauvaise version fait perdre un temps que le délai ne rend pas.

Lorsqu'un document principal ne peut pas être obtenu, le dossier montre qu'il est indisponible et propose des preuves secondaires. Les registres d'église, les dossiers scolaires, les dossiers médicaux et les déclarations écrites de personnes ayant une connaissance directe de l'événement en sont les formes habituelles. Une déclaration signée dans une autre langue relève de la traduction de déclaration sous serment comme toute autre : le texte intégral, le bloc de signature, la date et chaque tampon sont traduits, et la certification est jointe.

Requête ou appel I-290B : ce qu'exige la règle de traduction

Un appel demande à l'Administrative Appeals Office de réexaminer la décision sur le dossier dont disposait le premier agent. Une requête demande au bureau qui a rendu la décision de rouvrir le dossier en raison de faits nouveaux ou de le réexaminer en raison d'une erreur. Les deux voies suivent la même règle de traduction : chaque document en langue étrangère du dossier exige sa traduction anglaise et sa certification, et une traduction générée par machine ne compte pas, car elle ne comporte aucune certification humaine et traite souvent mal les noms, les dates et les termes juridiques.

Avant d'assembler le dossier, mettez l'avis de refus, les pièces originales et les nouvelles numérisations dans un seul dossier, et indiquez les pièces que le représentant souhaite faire corriger. Une traduction d'acte de mariage corrigée, ou tout autre document refait, ne peut correspondre à l'ancienne numérotation des pièces que si la version précédente est disponible ; conservez donc les deux. Nous préparons une nouvelle traduction et une certification distincte pour chaque document.