Points clés
- Une décision de justice étrangère, un acte de mariage, un jugement de divorce ou une rectification de l'état civil qui modifie un nom doit être accompagné d'une traduction certifiée complète en anglais avant de pouvoir appuyer un dossier N-565.
- La réglementation de l'USCIS exige une traduction complète en anglais, accompagnée de l'attestation du traducteur selon laquelle elle est exacte et qu'il maîtrise les deux langues.
- Une décision de justice, une rectification de l'état civil, un acte de mariage et un jugement de divorce prouvent chacun un type de changement de nom différent, et c'est l'avocat ou le représentant accrédité qui choisit lequel déposer.
- La traduction écrit l'ancien nom et le nouveau nom exactement comme l'acte étranger les donne, sans en modifier l'ordre et sans ajouter ni supprimer aucune partie de l'un ou de l'autre.
- Les tampons, sceaux, signatures, numéros de dossier, notes manuscrites et la mention indiquant qu'une décision est définitive font tous partie de la page et figurent dans la traduction.
- Les noms issus d'actes rédigés dans un alphabet non latin sont transcrits en caractères latins selon l'orthographe du passeport, et cette même orthographe est conservée dans tous les documents du dossier.
- Une rectification de l'état civil dans un acte en espagnol peut ne changer qu'une seule lettre d'un nom de famille ; la traduction présente donc l'ancienne et la nouvelle orthographe côte à côte.
- Lorsqu'une même décision étrangère corrige à la fois un nom et une date de naissance, la traduction présente chaque correction comme une mention distincte, avec sa valeur précédente et sa valeur corrigée.
- Un dossier N-565 pour un certificat perdu ou endommagé, sans changement de nom, ne comporte aucun acte étranger : aucune traduction n'est donc nécessaire.
Un acte étranger qui modifie le nom d'une personne exige une traduction certifiée complète en anglais avant de pouvoir appuyer une demande de certificat de remplacement. Le formulaire N-565 est la demande de remplacement d'un document de naturalisation ou de citoyenneté (Application for Replacement Naturalization/Citizenship Document) ; lorsque le nom figurant sur le certificat ne correspond plus à la personne, l'USCIS demande la preuve du changement légal de nom. Si cette preuve a été délivrée à l'étranger, la traduction doit présenter l'ancien nom et le nouveau nom exactement comme l'acte les écrit.
La réglementation de l'USCIS exige que tout document en langue étrangère soit accompagné d'une traduction complète en anglais, certifiée par le traducteur comme complète et exacte, ainsi que d'une attestation selon laquelle le traducteur est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais. Une société de traduction fournit cette certification indépendamment du dossier, ce qui compte ici, car l'acte de changement de nom est une preuve versée au dossier du demandeur lui-même. La même règle s'applique à toutes les autres traductions certifiées de documents pour l'USCIS du dossier.
La traduction N-565 d'un changement de nom dépend de l'acte qui prouve le changement
Des événements différents produisent des actes étrangers différents, et chaque acte prouve une chose différente. Une décision de justice prouve qu'un juge ou une autre autorité a décidé que le nom devait changer. Une rectification de l'état civil prouve que le registre a modifié une inscription, et elle corrige souvent une orthographe ou le nom d'un parent en même temps que celui de la personne. Une traduction d'acte de mariage étranger appuie le nom de famille pris par le mariage lorsque la loi ou la coutume locale le prévoit, et un jugement de divorce traduit appuie le retour à un nom antérieur.
C'est l'avocat ou le représentant accrédité qui décide sur quel acte repose le dossier. La société de traduction traduit en entier l'acte retenu, quel qu'il soit, et ne décide pas lequel prouve le changement.
Comment la traduction présente l'ancien et le nouveau nom
Les actes de changement de nom énoncent généralement les deux noms dans une seule phrase, par exemple que la personne précédemment appelée d'une certaine manière sera désormais connue sous un autre nom. La traduction conserve cette structure. Chaque nom est écrit sous la forme que l'acte lui donne, un patronyme, un deuxième nom de famille ou un nom maternel restant en place, sans rien ajouter ni supprimer. C'est la concordance entre le nom traduit et l'original étranger qui permet à un agent de voir que l'ancien nom du certificat et le nouveau nom de la décision appartiennent à la même personne.
La traduction d'un acte de changement de nom comporte les éléments suivants :
- L'ancien nom et le nouveau nom, chacun exactement comme l'acte les écrit.
- La date de la décision ou de l'inscription et le nom du tribunal ou du registre qui l'a délivrée.
- Le numéro de dossier ou d'affaire, les tampons, les sceaux et les signatures, décrits entre crochets, par exemple [signature] et [sceau rond].
- Toute note manuscrite ou annotation en marge, ainsi que le verso de la page lorsqu'il contient du texte.
Les décisions de justice se terminent souvent par une mention indiquant que la décision est définitive ou qu'elle a été inscrite au registre. Cette mention fait partie de la page et se traduit avec le reste, car elle montre que le changement a pris effet sur le plan juridique.
Une translittération conforme au passeport
Lorsque l'acte étranger est rédigé en cyrillique, en arabe, en coréen, en chinois ou dans une autre écriture non latine, chaque nom doit être transcrit en caractères latins, et l'orthographe doit correspondre à celle du passeport du demandeur. Les noms arabes en sont l'exemple le plus net. Un même nom peut s'écrire en anglais de plusieurs façons acceptées, et la chaîne de quatre éléments (prénom, père, grand-père et nom de famille) peut apparaître dans un ordre ou une longueur différents selon les documents. Toute personne qui commande des services de traduction en arabe doit s'attendre à ce que le traducteur demande la page du passeport avant d'arrêter une orthographe.
Une fois l'orthographe choisie, elle est utilisée dans tous les documents du dossier. Le raisonnement qui fonde cette règle est exposé dans l'article sur la cohérence de l'orthographe des noms dans un dossier USCIS. Une société de traduction peut suivre l'orthographe du passeport lorsque le demandeur envoie une copie de la page du passeport avec sa commande, et la certification couvre alors cette orthographe.
Les actes en espagnol posent une version plus modeste du même problème. Une rectification de l'état civil sur un acte de naissance ne change souvent qu'une seule lettre d'un nom de famille, et la traduction doit reproduire cette lettre exactement, avec les deux noms de famille dans l'ordre utilisé par l'acte. Une traduction d'un changement de nom en espagnol présente l'ancienne et la nouvelle orthographe côte à côte, afin que la correction se voie d'un coup d'œil.
Un acte étranger qui corrige aussi une date de naissance
Certaines rectifications de l'état civil modifient le nom et la date de naissance dans une même décision. La traduction présente chaque correction comme une mention distincte, avec la valeur précédente et la valeur corrigée dans l'ordre où l'acte les donne. Les dates suivent la même convention que toutes les autres dates du dossier, et une date écrite selon un autre calendrier est présentée comme l'acte l'écrit.
L'acte de naissance lui-même peut encore afficher les données antérieures. Dans ce cas, la traduction de l'acte de naissance corrigé ou modifié doit figurer dans le même ensemble, afin que la décision et l'acte puissent être lus ensemble. Que l'USCIS accepte ou non la date corrigée relève de sa décision ; la traduction doit seulement rendre l'acte étranger lisible.
Un certificat perdu ou endommagé n'exige aucune traduction
Le formulaire N-565 sert aussi à remplacer un certificat perdu, volé ou endommagé. Lorsque le certificat d'origine a été délivré en anglais et que rien n'a changé dans le nom, aucun document en langue étrangère n'est concerné et la question de la traduction ne se pose pas. Un dossier de changement de nom est différent, car il ajoute un acte étranger, et cet acte doit être traduit avant d'être déposé.
Avant de commander, le demandeur doit rassembler l'acte étranger complet, avec toutes les pages et le verso de chacune, ainsi qu'une copie de la page du passeport qui indique l'orthographe actuelle du nom. Nous préparons chaque traduction certifiée d'un changement de nom avec sa propre certification et nous alignons l'orthographe sur la copie du passeport.