Traduction d'un acte de naissance vietnamien pour l'USCIS

Un acte d'état civil vietnamien déposé auprès de l'USCIS exige une traduction certifiée complète en anglais de la version exacte que l'officier lira. Pour les actes de naissance et de mariage, la version qui compte est celle que le Département d'État indique comme acceptable pour le Vietnam, et la traduction conserve les signes diacritiques vietnamiens dans chaque nom, à côté de l'orthographe du passeport.

Exigences de l'USCIS pour les documents vietnamiens

La réglementation de l'USCIS exige que tout document rédigé en langue étrangère soit accompagné d'une traduction complète en anglais, certifiée par le traducteur comme complète et exacte, ainsi que d'une déclaration attestant qu'il est compétent pour traduire du vietnamien vers l'anglais. En pratique, l'attestation comporte le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date, ses coordonnées et l'identification du document. Il est plus prudent de joindre une attestation distincte à chaque document. L'USCIS ne tient aucune liste de traducteurs agréés et ne certifie pas les sociétés de traduction ; une « traduction certifiée par l'USCIS » désigne donc simplement une traduction accompagnée de l'attestation que l'USCIS demande.

Lorsque le demandeur ou un proche signe lui-même l'attestation, cette personne certifie des preuves de son propre dossier, et les officiers peuvent leur accorder moins de poids. Une société de traduction fournit une attestation sans aucun intérêt dans l'issue du dossier. Une traduction certifiée de documents pour l'USCIS suit ce format pour chacun des actes vietnamiens décrits ci-dessous, et la traduction du vietnamien vers l'anglais est confiée à des traducteurs qui lisent directement la langue source.

Giấy khai sinh, bản sao et trích lục : quel acte de naissance traduire

Le giấy khai sinh est l'acte de naissance établi lors de l'enregistrement de la naissance. Une bản sao est une copie délivrée à partir du registre d'état civil, et un trích lục est un extrait délivré plus tard, souvent après la perte de l'original ou lorsqu'une nouvelle copie a été demandée. Les trois peuvent se ressembler, mais ils portent des services émetteurs, des dates de délivrance et des numéros de référence différents ; la traduction doit donc montrer lequel le demandeur dépose.

Avant de commander une traduction, consultez la fiche du Vietnam dans Visa Reciprocity and Civil Documents by Country du Département d'État. Elle indique quels documents d'état civil existent, qui les délivre et quelle version est acceptable. Les officiers de l'USCIS comme les officiers consulaires s'y réfèrent, et traduire la mauvaise version revient à gaspiller les frais de traduction.

Une traduction certifiée d'acte de naissance complète couvre les intitulés du formulaire, les numéros d'enregistrement, les informations sur les deux parents, la colonne des observations, chaque tampon et la signature de l'officier d'état civil, qui apparaît sous la forme « [signature] ». Si la page précise que la copie a été délivrée à partir du registre, cette ligne est également traduite.

Noms vietnamiens, signes diacritiques et orthographe du passeport

Les noms vietnamiens s'écrivent avec le nom de famille en premier, puis le nom intermédiaire, puis le prénom, comme dans Nguyễn Thị Lan. La traduction conserve cet ordre et les signes diacritiques exactement tels que l'acte les présente. Les passeports vietnamiens impriment le même nom sans signes diacritiques, sous la forme NGUYEN THI LAN ; un passeport et un acte d'état civil peuvent donc sembler donner deux orthographes d'un même nom.

La traduction de l'acte d'état civil conserve les signes diacritiques, et une courte note du traducteur peut indiquer la forme du passeport lorsque la traduction du passeport est déposée avec l'acte. La forme choisie doit ensuite apparaître de la même façon sur le formulaire I-130, I-485, DS-260 ou N-400, afin que l'officier n'ait pas à comparer des orthographes d'une pièce à l'autre du dossier.

Noms de communes, de districts et de quartiers, sceaux et signatures

Dans les actes vietnamiens, les adresses indiquent la commune (xã), le district (huyện) et la province (tỉnh) ou, dans les villes, le quartier (phường), l'arrondissement (quận) et la ville. La traduction conserve les noms de lieux vietnamiens et rend chaque niveau administratif en anglais de la même façon dans tout le dossier. Certaines unités ont été fusionnées ou renommées au fil des ans, et un acte ancien porte le nom en usage au moment de sa délivrance. Le traducteur reproduit ce qui est écrit et ne le met pas à jour.

Chaque acte porte le sceau du service qui l'a délivré et la signature de l'agent. La traduction décrit chaque sceau avec le texte qu'il porte, signale les signatures par « [signature] » et marque les mentions manuscrites, afin que l'officier puisse rapprocher chaque élément de la page d'origine.

Sổ hộ khẩu et documents qui le remplacent

Le sổ hộ khẩu, ou livret de résidence du foyer, énumère les membres d'un foyer et leur lien avec le chef de famille. Le Vietnam le supprime progressivement, et la résidence est désormais confirmée par d'autres documents délivrés par les autorités. Des demandeurs peuvent encore détenir un ancien livret, et certains dossiers en comprennent un pour démontrer des liens familiaux ou d'anciennes adresses.

Un livret de résidence doit être traduit intégralement. Cela couvre chaque page qui comporte une mention, y compris les modifications, les lignes barrées, les notes manuscrites et le verso d'une page lorsqu'il comporte quelque chose. Traduire seulement la page qui mentionne le demandeur ne satisfait pas à l'exigence de l'USCIS. Une confirmation de résidence délivrée à la place du livret se traduit de la même façon, avec son service émetteur, sa date et son sceau.

Giấy chứng nhận kết hôn et attestation de célibat

Le giấy chứng nhận kết hôn est un acte de mariage qui consigne les noms, les dates de naissance et les numéros d'identité des deux époux, la date d'enregistrement et le service qui a enregistré le mariage. Une traduction d'acte de mariage vietnamien reproduit chacun de ces champs et les tampons qui les accompagnent. Les dates vietnamiennes s'écrivent jour, mois, année ; une date comme 05/03 peut donc se lire de deux façons pour un officier américain. La traduction écrit le mois en toutes lettres et conserve à côté les chiffres d'origine lorsque la mise en page le permet. Les mêmes règles s'appliquent à toute traduction d'acte de mariage.

Certains dossiers consulaires demandent aussi un giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, une attestation de célibat. Son texte est court, mais la traduction couvre quand même l'objet indiqué, toute période de validité mentionnée, le service émetteur et le sceau. Pour les documents d'état civil transmis au National Visa Center, le même format de traduction certifiée s'applique, et les scans sont téléversés sur le portail CEAC.

Actes anciens et documents impossibles à obtenir

Les anciens actes vietnamiens peuvent être manuscrits, employer d'anciens noms de lieux ou suivre une mise en page différente des formulaires actuels. Les passages illisibles sont signalés par « [illegible] » dans la traduction, et non devinés, et les champs vides sont indiqués comme vides.

Lorsqu'un document principal n'est pas disponible, le demandeur démontre qu'il est introuvable, soit par une déclaration écrite de l'autorité émettrice, soit par une mention du Reciprocity Schedule, puis fournit des preuves secondaires, comme des dossiers scolaires ou médicaux ou des déclarations sous serment de personnes ayant une connaissance directe de l'événement. Chaque pièce en langue étrangère de ces preuves secondaires exige sa propre traduction certifiée. L'avocat ou le représentant accrédité décide des documents à soumettre.

Avant de commander la traduction, rassemblez le document délivré par le registre, les deux faces de chaque page et le passeport pour vérifier l'orthographe. Nous traduisons ces dossiers dans le cadre de notre service de traduction d'acte de naissance vietnamien.