Traduction des documents d'héritage pour l'USCIS : testaments et successions

L'argent et les biens hérités arrivent dans un dossier d'immigration sous la forme d'une chaîne de documents en langue étrangère, et chaque document de cette chaîne exige une traduction complète en anglais, accompagnée de l'attestation du traducteur, avant que l'USCIS ne le lise. La chaîne commence généralement par un acte de décès et se termine par un relevé bancaire montrant l'arrivée des fonds, et les traductions doivent garder chaque maillon visible afin qu'un agent puisse suivre la chaîne du début à la fin.

Où les documents d'héritage apparaissent dans les dossiers de l'USCIS

L'héritage apparaît dans trois types de dossiers. Dans les dossiers EB-5 et E-2, un héritage peut être la source déclarée des fonds investis, et le demandeur remonte donc l'origine de l'argent jusqu'à la succession d'un parent décédé. Sur le formulaire I-864, Affidavit of Support (déclaration de soutien financier), un répondant peut déclarer un bien hérité ou un compte hérité comme actif. Dans certains dossiers N-600 et I-130, un testament ou une décision de succession désigne les héritiers et documente ainsi un lien familial. L'avocat ou le représentant accrédité décide lesquels de ces documents ont leur place dans un dossier donné, et la société de traduction traduit ce que le dossier contient.

La réglementation de l'USCIS exige que tout document en langue étrangère soit accompagné d'une traduction complète en anglais, certifiée par le traducteur comme complète et exacte et comme l'œuvre d'une personne compétente dans les deux langues. Cette règle s'applique à chaque page en langue étrangère qu'un répondant joint au formulaire I-864, tout comme à une pièce d'un dossier EB-5. La traduction certifiée de documents pour l'USCIS de Texliff suit cette structure pour chaque document traduit.

La chaîne de documents, de l'acte de décès au relevé bancaire

Une chaîne d'héritage complète comporte normalement cinq éléments, présentés ici dans l'ordre où les documents sont habituellement établis.

1. L'acte de décès de la personne qui a laissé la succession.
2. Le testament ou, en l'absence de testament, la déclaration ou la décision qui désigne les héritiers légaux.
3. L'ordonnance d'homologation, le jugement ou l'acte de succession qui confirme qui reçoit quoi.
4. Les quittances de droits de succession et les documents de transfert de propriété ou du registre foncier.
5. Les relevés bancaires montrant l'arrivée des fonds hérités sur le compte du demandeur.

Chaque élément est un document distinct et fait l'objet de sa propre traduction et de sa propre attestation. Une traduction d'acte de décès est généralement courte, mais ses noms, ses dates et ses numéros d'enregistrement sont les points de référence que reprennent les documents suivants. Si l'acte de décès écrit le nom du défunt d'une façon et le testament d'une autre, les deux graphies sont traduites telles qu'elles sont écrites, et le traducteur ne les harmonise pas discrètement.

Les documents venus de Chine illustrent bien ce schéma. Une traduction d'acte de décès chinois peut accompagner des pages du registre de résidence (hukou), et les héritiers nommés dans un document de succession sont rapprochés de ces pages. Dans les documents chinois, les dates commencent par l'année : une date est donc convertie une seule fois dans l'ordre anglais, puis écrite de la même façon dans tous les documents. Un seul prestataire chargé des services de traduction chinoise pour l'ensemble du dossier garde la même transcription des noms dans chacun d'eux.

Les actes de succession de droit civil en anglais

De nombreux pays en dehors des États-Unis règlent une succession selon une procédure de droit civil, où un tribunal ou un officier habilité délivre un acte ou une déclaration d'héritiers au lieu d'une ordonnance d'homologation. Une traduction décrit l'acte d'après le nom que lui donne le document source et ce qu'il dit. Elle ne rebaptise pas un acte de succession « ordonnance d'homologation » (probate order), ni un exécuteur « administrateur » (administrator), sauf si le texte source a exactement ce sens, car le terme américain suppose une procédure judiciaire qui n'a peut-être jamais eu lieu.

La méthode pratique consiste à traduire littéralement l'intitulé de l'acte, à garder entre crochets le terme dans la langue d'origine à sa première apparition, puis à employer ensuite toujours la même formulation en anglais. Un acte de succession, une déclaration d'héritiers et un certificat d'hérédité peuvent figurer dans un même dossier comme trois actes différents, et l'anglais doit les distinguer. Une traduction de document juridique espagnol en est un exemple courant, puisqu'un document de succession en espagnol peut comprendre à la fois une déclaration d'héritiers et un partage de la succession, et que chaque partie est traduite dans l'ordre où la source la présente.

Noms des héritiers, parts et anciens testaments manuscrits

Les noms des héritiers sont rendus tels qu'ils figurent sur le passeport et les principales pièces d'identité de la personne, ce qui garde les documents successoraux cohérents avec le reste du dossier. Lorsqu'un testament désigne une personne par un titre ou un surnom, la traduction reprend le titre ou le surnom tel qu'il est écrit et ne le remplace pas par un nom légal tiré d'un autre document. Les liens de parenté tels que « fils naturel » ou « fille du premier mariage » sont traduits exactement, car la formulation du lien est souvent la raison pour laquelle le document figure dans le dossier.

Les parts sont écrites comme la source les donne : les fractions restent des fractions et les pourcentages restent des pourcentages. Les montants conservent la devise et les chiffres d'origine, et la traduction ne les convertit pas en dollars. Les descriptions de biens, comme les numéros de parcelle, les limites et les mentions du registre, sont traduites intégralement, et une abréviation que le traducteur ne peut pas résoudre reste sous sa forme d'origine avec une note entre crochets.

Les testaments anciens sont souvent manuscrits, et certaines parties peuvent être pâlies, déchirées ou barrées. Les mots illisibles sont signalés par « [illisible] » au lieu d'être devinés, le texte barré est décrit comme barré, et chaque annotation en marge, chaque tampon et chaque signature est pris en compte. Un testament recopié dans un registre du tribunal est traduit à partir de la copie que le demandeur soumet réellement, y compris les tampons du registre et les mentions du greffier.

Quittances fiscales, relevés bancaires et source des fonds

Les quittances de droits de succession et de frais de transfert montrent que la succession a été réglée et que les biens ont changé de mains selon les règles du pays émetteur. Une traduction de déclaration d'impôts est une tâche très proche, et la même attention portée aux intitulés des lignes, aux tampons de l'administration fiscale et aux références à l'année d'imposition s'applique à un avis de droits de succession. Lorsqu'un document indique un paiement, le montant, la date, le payeur et le numéro de référence sont traduits exactement afin de pouvoir être rapprochés du relevé bancaire.

Dans les dossiers EB-5 et E-2, ce rapprochement compte le plus. L'agent lit l'acte de décès, le document de succession, la quittance fiscale et le relevé de compte l'un après l'autre et vérifie que les noms, les dates et les montants concordent. Il revient à l'avocat et à l'agent de juger si l'histoire est convaincante. Le rôle de la société de traduction est de rendre chaque page traduite comparable à sa page source, ligne par ligne, pour que la comparaison soit tout simplement possible.

Ordre, pagination et attestation pour l'ensemble du dossier

Lorsqu'un dossier contient six ou dix documents successoraux liés, les traductions suivent le même ordre que les originaux, avec des termes cohérents pour le défunt, les héritiers, le tribunal et chaque acte. Un court index listant chaque document avec son nombre de pages aide l'agent à retrouver la pièce citée. Une attestation distincte pour chaque traduction, indiquant le document qu'elle couvre, est la pratique la plus sûre lorsque les documents proviennent de services et de dates différents.

La traduction automatique seule ne satisfait pas à l'exigence. Elle ne comporte aucune attestation humaine et elle traite mal les noms, les dates, les abréviations et les termes juridiques, qui sont justement ce sur quoi repose un dossier de succession. Une traduction manquante, incomplète ou non certifiée peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (RFE) ou un avis d'intention de rejet (Notice of Intent to Deny), et l'USCIS peut aussi rejeter un dossier sans l'un ni l'autre lorsque les preuves initiales sont insuffisantes.

Avant de commander, la personne qui prépare le dossier doit rassembler chaque page de chaque document, y compris le verso de toute page portant des tampons ou des annotations, et confirmer avec l'avocat quels documents entrent dans le dossier. Le dernier maillon de la chaîne est le relevé de compte, et la page sur la traduction de relevé bancaire décrit ce que comprend la traduction complète d'un tel document.