Pontos principais
- Um documento danificado ou desbotado pode ser traduzido para o USCIS, mas o tradutor marca cada trecho ilegível como [ilegível] e nunca preenche lacunas com base no contexto ou em suposições.
- O marcador é colocado na menor parte ilegível: uma palavra borrada é marcada naquela palavra, e perdas maiores são descritas pelo tamanho e pela posição.
- Nomes, datas e números de registro envolvem o maior risco, por isso um valor parcialmente legível é mostrado como foi lido e a parte que falta é marcada, não reconstruída.
- A certificação pode declarar que a tradução foi feita a partir de uma cópia de legibilidade limitada, o que indica ao oficial que as lacunas vêm da fonte e não do tradutor.
- Alguns problemas de legibilidade vêm de uma digitalização ruim, por isso uma nova imagem deve ser feita antes de a tradução começar, e o marcador deve descrever apenas uma perda real no papel.
- Uma boa digitalização fica plana, cobre a página inteira e as quatro bordas, inclui os dois lados, é feita em cores e não é cortada nem reduzida.
- Quando o papel está rasgado, desbotado ou danificado pela água, um novo extrato certificado do cartório de registro ou da escola emissora costuma ser uma solução mais sólida do que traduzir a cópia danificada.
- A Reciprocity Schedule do Departamento de Estado mostra quais documentos civis um país emite e qual versão é aceita, e os requerentes devem consultá-la antes de encomendar uma tradução.
- Se não existir um registro primário legível, o requerente comprova que ele não está disponível e apresenta provas secundárias, e cada documento em idioma estrangeiro dessas provas precisa de sua própria tradução certificada.
- Em registros com páginas faltando, a tradução cobre apenas as páginas fornecidas e informa a lacuna, enquanto o advogado decide se deve solicitar as páginas que faltam.
Um documento de origem desbotado, danificado ou incompleto ainda pode ser traduzido para o USCIS, mas a tradução só pode ser tão completa quanto a página é legível. Tudo o que o tradutor não consegue ler é marcado como "[ilegível]" e deixado como está, e a certificação pode informar que a tradução foi feita a partir de uma cópia de legibilidade limitada. Quando o problema está no registro original, a melhor solução costuma ser uma nova cópia emitida pelo órgão que o expediu.
Tradução de documento ilegível para o USCIS: o que o tradutor pode fazer
Os regulamentos do USCIS exigem uma tradução completa para o inglês de todo documento em idioma estrangeiro, certificada como completa e precisa. Em uma página limpa, isso significa que cada linha, carimbo e assinatura aparece em inglês. Em uma página danificada, significa que o tradutor relata o que realmente está na página, inclusive as partes que não podem ser lidas. Um tradutor que preenche uma lacuna com um palpite razoável alterou a prova, e o oficial não consegue saber quais palavras vieram do documento e quais vieram do tradutor.
A mesma regra vale para nomes, datas e números, em que um palpite errado causa o maior dano. Se o último dígito de um número de registro está borrado, a tradução mostra os dígitos que podem ser lidos e marca o que falta. Se o mês de uma data está ilegível, mas o ano está claro, o tradutor mantém o mês marcado e não o deduz a partir de outros registros da página.
Como "[ilegível]" é usado em uma tradução certificada
O marcador é colocado na menor parte que não pode ser lida. Uma palavra ilegível recebe um marcador naquela palavra, e o resto da linha é traduzido normalmente. Perdas maiores são descritas pelo tamanho e pela posição, por exemplo "[ilegível, aproximadamente duas linhas]" ou "[canto rasgado, texto ausente]". O tradutor pode acrescentar uma breve nota entre colchetes sobre a causa, como "[desbotado]" ou "[coberto por carimbo]", quando isso ajuda o oficial a relacionar a nota com o original.
Os outros elementos da página recebem o mesmo tratamento que teriam em uma cópia limpa. Selos, assinaturas, anotações manuscritas e notas à margem são descritos ou traduzidos, e as seções em branco são marcadas como em branco. O layout segue o original de perto o suficiente para que o oficial possa colocar cada linha traduzida ao lado da linha de origem. Uma página que chega cortada na borda é um problema à parte, porque o tradutor não tem como saber o que estava fora do enquadramento.
O que a certificação diz sobre uma cópia de origem ruim
A certificação declara que a tradução é completa e precisa e que o tradutor é competente nos dois idiomas. Quando a fonte é difícil de ler, a certificação pode incluir uma frase informando que a tradução foi preparada a partir de uma cópia de legibilidade limitada e que as partes ilegíveis estão marcadas no texto. A frase descreve a cópia de origem, para que o oficial não presuma que o original era claro.
O USCIS não mantém uma lista aprovada de tradutores ou empresas de tradução, e "certificada pelo USCIS" significa apenas que a tradução traz a certificação que o USCIS solicita. Uma tradução certificada de documentos para o USCIS que registra abertamente os próprios limites dá ao oficial um retrato fiel do processo, o que não acontece com uma tradução que apresenta discretamente uma página danificada como se fosse limpa.
Quando uma nova digitalização ou um registro reemitido é a verdadeira solução
Alguns problemas de legibilidade vêm da digitalização e não do papel. Uma página fotografada em ângulo, com pouca luz ou enviada por fax costuma ficar mais legível quando é digitalizada de novo. Uma nova imagem deve vir antes da tradução, porque o marcador deve descrever uma perda real no papel e não uma foto ruim.
Uma digitalização utilizável segue estes cinco pontos:
- Coloque a página plana no vidro do scanner e digitalize a página inteira, incluindo as quatro bordas.
- Digitalize os dois lados de cada página, mesmo quando o verso parece vazio, porque carimbos e anotações costumam aparecer ali.
- Use cores, já que a tinta desbotada e os carimbos coloridos se distinguem melhor do papel em uma digitalização colorida do que em preto e branco.
- Não corte, não gire parcialmente nem reduza a imagem, e não dobre a página para caber no vidro.
- Para um registro de várias páginas, digitalize todas as páginas em ordem, inclusive páginas em branco e capas.
Quando o próprio papel está desbotado, rasgado ou danificado pela água, a melhor resposta é uma nova cópia. Um cartório de registro civil ou uma escola muitas vezes consegue emitir um novo extrato certificado a partir de seus próprios livros, e um extrato novo pode ser traduzido sem problemas. A Reciprocity Schedule do Departamento de Estado lista, para cada país, quais documentos civis existem, quem os emite e qual versão é aceita. Consultá-la primeiro mostra qual versão o oficial espera, como uma certidão em inteiro teor em vez de um extrato resumido. Traduzir uma cópia danificada da versão errada é trabalho perdido.
Certidões de nascimento de registros manuscritos
Os registros de nascimento são o exemplo mais comum do problema, porque muitos foram escritos à mão em um livro de registro há décadas e copiados várias vezes desde então. Uma tradução de certidão de nascimento em crioulo haitiano muitas vezes parte de um acte de naissance, um registro escrito à mão em francês em um livro do cartório e depois copiado de novo a cada novo extrato. Quando a cópia chega ao tradutor, um carimbo pode estar sobre o nome, ou a tinta de uma data pode ter ficado reduzida a poucos traços.
Nesse caso, o extrato dos arquivos costuma ser a versão mais limpa, já que o cartório o reemite a partir do próprio livro. Mesmo quando o tradutor lê a caligrafia sem dificuldade, como nos serviços de tradução em crioulo haitiano, qualquer palavra que continue incerta depois de uma leitura cuidadosa ainda é marcada.
Se o cartório não consegue fornecer um registro legível, o requerente pode comprovar que o registro primário não está disponível, por meio de uma declaração escrita da autoridade emissora ou de uma entrada da Reciprocity Schedule, e depois apresentar provas secundárias. Registros escolares, registros de igrejas e declarações juramentadas de pessoas com conhecimento pessoal do nascimento contam como provas secundárias. Cada documento em idioma estrangeiro precisa de sua própria tradução certificada.
Registros escolares e médicos com páginas faltando ou danificadas
Arquivos acadêmicos e médicos levantam as mesmas questões, com alguns acréscimos. Uma tradução de histórico escolar muitas vezes chega como fotocópia de uma fotocópia, com notas ou nomes de disciplinas perdidos na margem. O tradutor marca os itens perdidos. Quando a perda afeta uma nota ou uma data, é possível pedir à escola um histórico oficial reemitido.
A tradução de registros médicos segue a mesma regra, e as anotações manuscritas de médicos são uma fonte frequente de palavras ilegíveis. Marcar o nome de um medicamento ou uma dosagem como "[ilegível]" é sempre mais seguro do que adivinhar, já que um palpite em um registro clínico pode ser lido como um fato. Para registros que chegam com páginas faltando, a tradução cobre as páginas fornecidas e não sugere que o arquivo esteja completo.
Um conjunto de páginas incompleto é diferente de uma página difícil de ler. Se a página 2 de um registro de quatro páginas está faltando, a tradução cobre as páginas 1, 3 e 4 e informa a lacuna. O peticionário ou o advogado decide se deve pedir a página que falta ao órgão emissor, porque a empresa de tradução não pode fornecer um conteúdo que nunca foi enviado.
O que preparar antes de enviar documentos danificados
Reúna a melhor cópia disponível de cada documento, digitalizada plana e em cores nos dois lados, e anote quais páginas estão faltando ou danificadas. Peça ao órgão emissor uma nova cópia certificada quando for possível obtê-la e consulte a Reciprocity Schedule para saber qual é a versão correta. Guarde qualquer declaração escrita de um órgão que não pode reemitir um registro, pois ela apoia o pedido de aceitação de provas secundárias. Decidir se deve apresentar um original danificado ou um substituto cabe ao advogado ou ao representante credenciado responsável pelo processo. Nós marcamos as partes ilegíveis em uma tradução de certidão de casamento ou em qualquer outro registro e informamos os limites da fonte na certificação.