要点总结
- 孩子的外文学校记录必须连同完整的英文翻译，以及译员签名的认证声明一并提交，声明需说明该翻译完整且准确。
- 在读证明、成绩报告单、出勤记录、离校证明、毕业证书和成绩单所显示的信息各不相同，每一份都要完整翻译，而不是做摘要。
- 分数和评分标准按原件印刷内容原样呈现，因为把分数换算成字母等级或平均绩点属于评估，不属于翻译的范围。
- 科目名称翻译为通俗的英文对应说法；如果某个英文词可能有多种理解，可以在括号中保留原文术语。
- 印章、签名、页眉、页脚、页边批注以及页面背面的内容都要翻译或加以描述，无法辨认的文字标注为“难以辨认”。
- 手写的成绩报告单与印刷件一样翻译，空白单元格保持空白，以便审理官员将每一行译文与原件对应起来。
- 学校记录通常会重复出现孩子的姓名和出生日期，因此拼写和日期格式应与出生证明或护照保持一致，学校记录中的任何差异都在括号中注明。
- 学历评估是把国外学历与美国的教育层级进行比较，由独立的评估机构完成，不包含在认证翻译之中。
- 为每份文件单独出具认证声明是更稳妥的做法，翻译缺失或不完整可能导致补件通知或拒批。
孩子的外文学校记录必须连同完整的英文翻译和译员签名的认证声明一并提交给 USCIS，官员才会予以审理。最常需要翻译的记录包括在读证明、成绩报告单、出勤记录、离校证明、中学毕业证书和成绩单。每一份都要完整翻译，包括评分标准、印章和签名，并且翻译不会改动原件上的任何内容。
学校记录会出现在多种申请中。为孩子提交的 I-130 表格、包含子女记录的 I-751 表格材料包，以及为特殊移民少年提交的 I-360 表格申请，都可能需要这些记录。在 DACA（I-821D 表格）和 TPS（I-821 表格）申请中，在读证明或成绩报告单可以证明孩子在何时住在何处。哪些记录放入申请材料由律师或认可代表决定，翻译公司则翻译材料中已有的内容。对于 USCIS 申请，USCIS 认证文件翻译涵盖每一页外文材料，学校记录也包括在内。
学校记录的类型及各自显示的信息
在读证明说明孩子在某一时期或某一年级就读于某所学校。成绩报告单列出某一学期或学年的科目、分数和教师评语，出勤记录则列出出勤和缺勤的天数。离校证明在孩子转学或毕业时出具，通常载明最后完成的年级、就读日期，有时还会写明离校原因。
中学毕业证书和成绩单记录多年的学习情况。成绩单按原名称显示每个科目，列出分数，以及学校采用的学分或学时，并附有表格上印刷的评分标准。例如，海地学校的记录可以按海地克里奥尔语学业成绩单翻译处理，其他学校文件则可按海地克里奥尔语译英语翻译处理，其他任何语言适用的规则也相同。
评分标准和科目名称保持学校原有的写法
翻译按原件印刷内容原样呈现分数。如果墨西哥的成绩报告单在满分 10 分的评分制下显示为 8 分，译文就写 8 分和满分 10 分。如果法国的高中采用满分 20 分的评分制，译文就原样保留该评分制。把分数换算成字母等级或平均绩点属于评估，翻译公司不会把它加入认证文件。
科目名称翻译为通俗的英文对应说法。如果某个英文词可能有多种理解，可以在括号中保留原文术语，因此“Formación Cívica y Ética”译为“Civic and Ethical Education”，并且不会添加任何关于课程内容的说明。单独的教学大纲中的课程描述属于另一份文件，课程指南翻译涵盖这类材料。
学校名称、城镇和学区保持原有拼写。年级按学校的写法照录，例如“小学五年级”，因为不同学制的年级编号各不相同，官员需要看到原有的结构。
印章、签名与手写的成绩报告单
USCIS 要求提供完整的翻译，对于学校记录来说，这意味着页面上的每一个元素。每个印章都连同其文字一并描述。每个签名以“[签名]”表示，并附上签署人的印刷体姓名和职务。页眉、页脚、页码和页边批注都要包含在内，与印刷文字重叠的校长印章则在其所在位置加以描述。无法辨认的文字标注为“[难以辨认]”，而不是靠猜测。
手写的成绩报告单很常见，尤其是年幼孩子的记录，以及来自规模较小或历史较久的学校的记录。手写的分数、评语和签名与印刷内容一样翻译，任何不清楚的字词都会标注出来。表格中的空白单元格显示为空白，这样官员就可以把每一行译文与原件对应起来。成绩报告单或证书的背面也会检查，背面写有的任何内容都要翻译。
学校记录上的姓名和出生日期与出生证明的对照
学校记录通常会重复出现孩子的全名和出生日期，因此官员可以将它们与翻译后的出生证明对照阅读。姓名在材料包中的每一份文件上都应以相同方式呈现。在原件能够支持的情况下，译员遵循出生证明或护照上的拼写。如果学校对姓名的拼写不同，译文会保留学校的拼写，并附上括号注释，而不是悄悄更正。
日期同样需要格外仔细。写成 03/04/2015 的日期，根据国家的不同，可能表示 4 月 3 日，也可能表示 3 月 4 日，因此译文会依据文件本身的惯例，以不会引起歧义的形式书写日期。如果学校列出的出生日期或姓名与民事记录不同，译文如实报告学校所写的内容。这种差异是否重要，由律师来判断。
毕业证书、学历评估与每份记录各自的认证声明
中学毕业证书与其他任何记录一样翻译，包括印章、签名和注册编号；西班牙语毕业证书认证翻译一文展示了这类文件的排版方式，另有专门的毕业证书翻译页面介绍这一文件类型。学历评估是另一个步骤。它说明国外学历相当于美国的哪个层级，由评估机构完成，翻译不包含这项内容。
USCIS 的规定要求译员的认证声明说明译文完整且准确，并说明译员精通两种语言。实际操作中，声明包含打印的姓名、签名、日期和联系方式。为每份文件单独出具认证声明是更稳妥的做法，因此成绩报告单、离校证明和成绩单各自都有自己的认证声明。仅靠机器翻译没有人工认证，并且在处理姓名、日期和缩写时容易出错，因此不符合要求。翻译缺失或不完整可能导致补件通知 (RFE)，而当初始证据不足时，USCIS 也可能不先发出补件通知而直接拒批申请。
下单之前，请先备齐学校记录原件，包括每一页的背面，并列出记录上显示的姓名和出生日期。按孩子和学年将各页分组，以便每份记录都能与其译文对应。我们会把每份记录作为学业成绩单翻译处理，并附上各自的认证声明，同一份订单中也可以包含孩子的民事记录。