要点总结
- 外文的雇佣证明信、工资单和劳动合同，凡是包含在 USCIS 申请中，都需要提供完整的英文翻译，并附上译员对翻译完整性、准确性和翻译能力的认证声明。
- 即使信件正文是英文，只要信头是外文，信头文字、印章、手写批注和页边文字就都属于页面上的外文内容，也需要翻译。
- 职务名称和工作职责按原文如实翻译，绝不拔高，因此“副经理”不会变成“经理”，雇主所用的动词也会保留。
- 外文信件中的日期先按原文的日期顺序读取，再用拼写出月份的方式写出，以免审理官员误读。
- 工资单上的当地扣款和缴费项目名称采用通俗的英文译法；若名称对应某项国家制度，则在括号中保留原文术语。
- 工资单上的数字和货币按原样照录，包括小数点和千位分隔符，翻译件中也不会把金额换算成美元。
- 有关适用法律、管辖权、保密和通知的合同条款按字面翻译，并保留原有的编号、附件、缩写签名和签字栏。
- S.A. 或 GmbH 等公司名称和法律形式保持原样，证明信、工资单、合同和申请材料中应使用同一种拼写。
- 担保人、雇员或申请人不应自行为其雇佣记录的翻译出具认证，因为翻译公司提供的认证独立于案件本身。
外文的雇佣证明信、工资单或劳动合同，必须附有完整的英文翻译和译员认证，USCIS 才会在 I-140、I-129、I-485 或 I-864 申请中将其视为证据。信件为英文但带有外文信头或印章的，同样适用这一要求，因为页面上的外文仍须翻译。雇佣文件与其他外国文件适用相同的标准，详见USCIS 认证文件翻译，以下各节说明它们的不同之处。
USCIS 申请需要哪些雇佣文件
雇佣证据会出现在多种申请中。以工作经验为基础的 I-140 申请类别，通常需要附上前雇主出具的工作经历证明信。依据 I-129 表格提交的 L-1 申请，需要证明受益人曾在境外为符合条件的公司工作，H-1B 和 O-1 申请也常常包含以往职位的工作履历记录。I-485 申请人要在表格上填写就业经历，I-864 的担保人则可能附上工资单和雇主证明信，以证明当前收入。这些文件中哪些应放入申请材料，由律师或获认可的代表决定；翻译的问题则在这一选择确定之后才开始。
这些文件都是证据，因此每一页外文内容都必须完整翻译。合同摘要，或只翻译一份长篇协议的第一页，都不符合要求，因为 USCIS 规定要求提供完整的翻译。担保人、雇员或申请公司不应为自己的文件签署认证，因为与案件有利害关系的人出具的认证，其分量可能会被打折扣。翻译公司提供的认证则独立于案件本身。
雇佣证明信翻译：信头、职务、职责和日期
外国雇主出具的证明信虽然简短，但对于要将其与申请中所述职位进行比对的审理官员来说，每个要素都很重要。译员按信中出现的顺序逐项处理，并如实翻译每个部分：
- 信头连同公司名称、地址、注册号或税号以及标志上的文字一并翻译。
- 雇员姓名和职务名称完全按雇主所写翻译。
- 职责描述保持与原文相同的详细程度。
- 开始和结束日期只有在正确读懂原文的日期顺序之后，才转换为清晰的英文格式。
- 薪资说明、签署人的姓名和职位、签名以及任何印章，都要逐一说明。
职务名称按其字面含义翻译，绝不拔高。原文中表示“副经理”的职务，在英文中不会变成“经理”；没有完全对应英文说法的职务名称按字面翻译，必要时在括号中保留原文术语，方便审理官员对照。职责的处理方式相同：“协助”“协调”和“负责”这类动词含义各不相同，翻译会保留雇主所选的动词。先写日的日期按先写日来读，因此巴西或西班牙语信件中的 04/05 是 5 月 4 日，翻译件会将月份拼写出来，以消除任何疑问。
带有外文印章和信头的英文信件
一些外国雇主用英文撰写工作经历证明信的正文，却在当地信头纸上签署，并加盖当地语言的公司印章。正文无需翻译，但信头、印章、手写批注或印在页边的文字需要翻译。USCIS 规定，任何包含外语的文件都必须翻译，而写着“Departamento de Recursos Humanos”的印章，或另一种文字的注册号行，都是将被整体审阅的页面上的外文内容。
通常的做法是翻译每一处外文内容，并按其在页面上的位置排版，让审理官员看到它的所在，同时注明正文原文为英文。签名以“[signature]”之类的方式说明，无法辨认的内容标为“[illegible]”，而不是猜测。由于认证涵盖整个页面，审理官员不必怀疑印章是否被看过。随信件一同提交的简历翻译也采用同样的方法，使两份文件中的职务名称和日期保持一致。
工资单：扣款、货币和数字格式
工资单是由项目名称和数字组成的表格，每个项目名称都必须翻译，包括那些看起来很常规的。社会保险缴费、养老基金、工会会费、餐补和法定奖金等当地扣款项目，其名称都与该国的薪资制度相关。翻译会为每个项目名称提供通俗的英文译法，如果该术语指的是某项特定的国家制度，则在括号中保留原名，以便与原件对照。应发工资、扣款和实发工资保持与原件相同的行和列。对于担保人和共同担保人，这些记录往往与财务报表翻译放在一起，所以两份文件中的合计数必须一致。
货币和数字格式需要格外留意。许多国家写作 1.234,56，而美国读者期待的是 1,234.56，译员如果不核对分隔符就照抄数字，可能使金额相差一千倍。货币按工资单上的写法标明，翻译不会将其换算成美元，因为换算属于计算，不属于翻译。工资周期日期、员工编号和雇主识别号按原样照录。
劳动合同：适用法律、保密及其他条款
劳动合同是法律文件，其条款按字面翻译。适用法律和管辖权条款会写明合同签发国的法院和法规，翻译保留这些名称，而不是用美国的对应名称替换。保密、竞业限制和通知期条款保持原有的结构和编号，定义的术语每次出现时译法一致。附件、附表、每页的缩写签名和签字栏与正文一并翻译。
葡萄牙语是巴西和葡萄牙雇佣记录常见的源语言，葡萄牙语法律合同翻译依据每项条款的原文含义进行，因为看起来像英文法律用语的术语，在当地法律中可能含义不同。葡萄牙语翻译服务页面对该语言有更全面的介绍。
公司名称和法律形式保持原样
公司名称是专有名词，不予翻译。翻译按原文照录，原文使用其他文字时，整套文件采用同一种音译方式。S.A.、Ltda.、GmbH 或 Pvt. Ltd. 等法律形式保持原样，只有在该形式否则不易理解时，才在括号中加上英文说明。证明信、工资单和合同中的雇主名称，英文应完全一致，并与申请中填写的名称相符。Texliff 的文章USCIS 文件翻译要求介绍了适用于所有这些记录的通用认证标准。
订购翻译前需要准备什么
请准备好完整的原件或完整的扫描件，包括每份合同的每一页，以及带有印章或批注的页面背面，并向律师或获认可的代表确认哪些文件应放入申请材料。翻译开始前，请核对信件、工资单和合同之间，以及与各项表格之间的姓名、职务和日期是否一致。我们为每份雇佣文件单独出具认证，法律合同翻译对每一份附件和签字栏同样遵循这一规则。