要点总结
- 当民事机关无法签发出生证明时，申请人需要证明该记录无法取得并提交辅助证据，每一份外语材料都需要单独的认证英文翻译。
- 美国国务院的互惠表（Reciprocity Schedule）列明了各国签发哪些民事文件，以及哪些文件通常无法取得，因此在订购任何翻译之前，应先查阅申请人所在国家的条目。
- 签发机关出具的书面声明可以证明不存在出生记录，其译文必须完整呈现机构名称、查询日期、查询所用姓名、参考编号、印章和签名。
- 洗礼记录、学校记录、医院记录、人口普查记录和兵役记录都可以作为辅助证据，每一份都需要完整翻译，签发机构、抬头和登记编号须与原文完全一致。
- 日期保持原页面所示的形式，手写内容和页面背面的文字都要翻译，无法辨认的字词标注为无法辨认，空白栏目如实显示为空白。
- 带有成绩表的学校记录，翻译时须原样保留代码和印刷的对照说明，且不换算成绩，因为这类记录的作用是证明出生日期和就读学校。
- 出生宣誓书通常由两位了解情况的人签署，其译文必须原样保留宣誓人的姓名、与申请人的关系以及所述的知情依据。
- 更稳妥的做法是为每份文件单独出具认证声明，内容包括译员的打印姓名、签名、日期、联系方式、能力声明、准确性声明，以及所涉文件的标识。
- 由翻译公司出具的认证声明独立于案件本身，而由申请人或其亲属签署的认证声明，可能被赋予较低的分量，或受到审理官员的质疑。
- 申请人应备齐互惠表条目、机关声明以及每份辅助记录的扫描件，并将整套材料一并提交，以便核对各文件中的姓名和日期是否一致。
当民事机关无法签发出生证明时，申请人需要证明该记录无法取得，并提交辅助证据来代替，而每一份以其他语言书写的材料都需要单独的认证英文翻译。这套材料通常包括签发机关出具的声明、出生时间前后形成的一份或多份记录，以及了解情况的人所作的宣誓书。
USCIS 法规要求，申请中的任何外语文件都必须附有完整的英文翻译，并由翻译人员证明译文完整、准确，且声明其具备两种语言的能力。这一规定同样适用于教会登记册或手写宣誓书，与政府签发的证书并无区别。Texliff 提供此类面向 USCIS 的认证文件翻译，下文将介绍一套辅助证据中的各份材料在翻译后的样子。
互惠表如何显示出生记录无法取得
美国国务院发布了Visa Reciprocity and Civil Documents by Country表，列出了每个国家有哪些民事文件、由谁签发，以及哪种版本可被接受。有些条目注明出生记录通常无法取得，例如因为登记从未普及，或档案已经遗失。USCIS 审理官员和领事官员都会参考这份表，因此首先应当查阅申请人所在国家的条目。
条目中注明某份文件无法取得，并不能代替申请所需的证据。它只是向官员说明为何缺少原始记录，随后由辅助证据来证明出生的各项事实。关于民事文件与互惠表的文章更详细地讲解了如何阅读条目。
民事机关出具的声明
如果互惠表无法解决这一问题，签发机关的书面声明可以。它通常是一封简短的信函或加盖印章的表格，说明已经进行查询但未找到出生记录，或者该年份的登记册已不复存在。有些国家为此专门签发正式的无记录证明，例如菲律宾统计机构出具的无记录在档证明。
这份声明虽然简短，也需要完整翻译。译文要写明机构名称、查询日期、该机构查询时所用的姓名和日期、参考编号，以及每一枚印章和每一处签名，并用方括号注明，例如 [stamp] 或 [signature]。其中查询所用的姓名最为重要。如果机构查询时使用的拼写或日期与申请表中的不同，只有译文还原了原文措辞，官员才能看出这一差异。
作为辅助证据的洗礼记录、学校记录和医疗记录
辅助证据有多种形式。洗礼或教会记录通常是登记册上的一条记录，或从教区簿册中摘录的证书，年代较早的可能是拉丁文或西班牙文。学校入学记录会显示出生日期和父母姓名，医院或诊所记录会显示出生地点。人口普查或户籍登记摘录以及兵役记录，也可能载明出生日期。
无论是哪种记录，翻译都遵循相同的处理规则：
- 签发机构写出全称，抬头、地址和任何登记编号均与原文完全一致。
- 日期保持页面上所示的形式，原文不使用公历时，以注释说明所用历法。
- 姓名按原文拼写呈现；两者仅有文字系统的差异时，音译以护照上的拼写为准。
- 手写内容、页边批注以及页面背面的任何文字都要翻译，无法辨认的字词标注为 [illegible]。
- 空白栏目如实显示为空白，而不是省略。
学校记录还带有成绩表或代码化的评分体系。译文按印刷原样呈现代码及其对照说明，且不换算成绩，因为这类记录的目的是证明出生日期和就读学校，而不是学业成绩。学校档案可以按处理任何一套学业成绩单翻译的方式来处理。医院或诊所的记录则与其他医疗记录翻译遵循相同的规则，姓名、日期和医生签名均与原件完全一致。
由两位了解情况的人出具的出生宣誓书
出生宣誓书是由了解该事件的人签署的书面声明，例如在场的亲属或熟悉这个家庭的年长邻居。常见的做法是由两个不同的人各出具一份。宣誓人需要写明全名、与申请人的关系，以及自己如何得知出生的日期和地点。官员正是根据这三点来判断声明的可信度，因此译文要将它们原样保留，包括“my sister-in-law”或“I was present in the house”这样的措辞。
在国外签署的宣誓书，可能使用宣誓人自己的语言，可能是手写的，也可能由当地办事员打印，通常还包含签名栏、印章和身份证件编号。认证宣誓书翻译会完整呈现这些内容。如果宣誓书是用英文书写的，但签署人不识英文，可能还需要一份口译证明，具体提交哪些材料由律师或经认可的代表决定。
语言也会带来各自的细节。用索马里语书写的声明或宣誓书，需要译员严格按原文保留姓名、地点以及任何大致日期。Texliff 的索马里语出生证明翻译和索马里语翻译服务涵盖此类证据。
整套材料如何认证
每份文件单独附一份认证声明会更稳妥。每份认证声明都包含译员的打印姓名、签名、日期和联系方式，两种语言的能力声明，译文完整准确的声明，以及所涉文件的标识。如果用一张纸为一叠互不相关的记录作保，官员只能靠猜测来对应认证声明和文件。
认证声明还应当出自与案件无关的人。如果由申请人或其亲属签署，那么该人是在为申请人自己案件中的证据作认证，官员可能赋予较低的分量，或对其提出质疑。翻译公司出具的认证声明则独立于申请材料。机器翻译不符合要求，因为它没有人工认证，而且会把姓名、日期和缩写翻错，对于这些细节本身就是证据的一套材料来说，这是严重的问题。
翻译不完整或未经认证，可能导致 USCIS 发出补件通知 (RFE) 或拟拒绝通知 (Notice of Intent to Deny)，而且在初始证据不足时，官员也可以不先要求补充证据而直接拒绝申请。对于一个已经以替代材料取代原始记录的案件，翻译上的缺陷会让官员多一个质疑案卷的理由。
订购翻译前需要准备什么
准备好互惠表条目、机关出具的声明，以及每份辅助记录的原件，并附上每页正反两面的扫描件。与律师或经认可的代表商定哪些记录应纳入这套材料，然后一次性提交全部材料，以便在认证声明签署之前核对姓名和日期是否一致。如果案件还依赖一份确实存在的原始记录，我们可以提供认证出生证明翻译，与其放在同一份申请中。