Points clés
- Chaque pièce en langue étrangère d'un dossier de preuves de mariage exige une traduction complète en anglais accompagnée d'une certification, et la société de traduction travaille dans un ordre établi, des actes d'état civil jusqu'à la correspondance.
- L'avocat ou le représentant accrédité choisit les documents à déposer, et la société de traduction traduit intégralement les pièces retenues au lieu de décider de ce qui prouve le mariage.
- Le barème de réciprocité (Reciprocity Schedule) indique quelle version d'un acte d'état civil est acceptée, de sorte que les demandeurs doivent le consulter avant de commander la traduction de l'acte de mariage.
- La traduction d'un acte de mariage comprend les noms des registres, les numéros de livre et de page, les mentions marginales, les cachets, ainsi que les noms complets des deux époux et de leurs parents.
- Les baux et les relevés bancaires établis à l'étranger sont traduits avec leurs clauses, leurs intitulés de colonnes, leurs cachets et leurs blocs de signature, soit le document entier, y compris les lignes qui ne mentionnent pas les époux.
- Lorsqu'un avocat ne dépose que certaines pages d'un long document, ces pages sont traduites intégralement et le dossier indique quelles pages ont été retenues.
- L'historique de conversations est traduit sous la forme d'une période choisie, dans l'ordre, avec l'expéditeur, la date et l'heure conservés pour chaque message et les mots peu clairs signalés comme illisibles.
- Une seule orthographe anglaise de chaque nom est utilisée dans tout le dossier, d'après le passeport et l'acte de mariage, avec une note du traducteur lorsqu'une pièce écrit le nom autrement.
- Les dates sont converties dans le format utilisé dans le dossier tandis que la date d'origine reste visible, ce qui évite que des différences de calendrier passent pour des contradictions.
- Chaque traduction comporte sa propre certification et l'ensemble est organisé avec un index, afin qu'un officier puisse retrouver n'importe quelle pièce à l'entretien sans avoir à chercher.
Chaque pièce d'un dossier de preuves de mariage qui n'est pas en anglais exige une traduction certifiée complète en anglais, et le travail se déroule au mieux dans un ordre précis : d'abord les actes d'état civil, puis les documents financiers et de résidence, enfin la correspondance et les photographies. Les couples qui ont vécu ensemble hors des États-Unis possèdent souvent une pile importante et hétéroclite de papiers, et l'USCIS exige une traduction certifiée complète de chaque document en langue étrangère déposé avec les formulaires I-130 et I-485 (consultez notre page sur la traduction certifiée de documents pour l'USCIS).
L'avocat ou le représentant accrédité décide des pièces qui figurent dans le dossier. La société de traduction travaille à partir de cette sélection et ne décide pas de ce qui prouve un mariage.
Quels documents étrangers d'un dossier de preuves de mariage doivent être traduits
La réglementation de l'USCIS exige une traduction complète en anglais, accompagnée de l'attestation du traducteur sur l'exhaustivité, l'exactitude et la compétence, pour tout document contenant une langue étrangère. Pour un couple qui a passé une partie de sa vie conjugale à l'étranger, le dossier comprend couramment les types de pièces suivants :
- L'acte de mariage étranger et tout acte de cérémonie religieuse, ainsi que les faire-part de mariage et les contrats de salle ou de prestataires.
- Les baux ou titres de propriété conjoints à l'étranger, les factures de services publics et les inscriptions au registre de résidence du foyer.
- Les comptes bancaires étrangers joints, les polices d'assurance et les reçus de transferts d'argent.
- Les actes de naissance des enfants nés hors des États-Unis.
- Les justificatifs de voyage, les cartes d'embarquement étrangères et les cachets d'entrée ou de sortie.
- Les messages, lettres et déclarations sur l'honneur de proches qui vivent toujours à l'étranger.
Les photographies dont la légende est dans une autre langue appartiennent au même groupe. La légende est un texte écrit, donc elle est traduite comme tout autre texte, et une note manuscrite au dos d'un tirage est traduite elle aussi.
L'acte de mariage et les actes de cérémonie passent en premier
L'acte de mariage civil est traduit avant tout autre document, car les noms, les dates et les lieux qui y figurent servent de référence pour le reste du dossier. Les demandeurs doivent consulter le Reciprocity Schedule du département d'État avant de commander, car il indique quelle version de l'acte est acceptée. Traduire un extrait abrégé alors que le pays délivre une copie intégrale fait perdre les frais engagés et peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (RFE).
Une traduction d'acte de mariage en portugais illustre les points d'attention habituels. Une certidão de casamento brésilienne indique le bureau d'état civil et les deux époux, et chaque cachet, mention et inscription manuscrite qui s'y trouve est traduit avec le texte imprimé. Les actes de cérémonie religieuse et les faire-part de mariage viennent après l'acte civil, et ils sont généralement courts. Les couples dont les actes sont en portugais peuvent en savoir plus sur les services de traduction en portugais.
Baux, relevés bancaires et assurances à l'étranger
Les justificatifs d'un foyer commun et d'argent partagé forment le deuxième groupe. Une traduction de contrat de location en espagnol doit comprendre les clauses, les blocs de signature, les cachets et tous les ajouts manuscrits, ce qui signifie le document entier, y compris les lignes qui ne mentionnent pas les époux. La traduction d'un relevé bancaire joint couvre les intitulés de colonnes, les libellés des opérations, les cachets de l'agence et le bloc du titulaire du compte, et chaque page du relevé incluse dans le dossier est traduite.
Un long relevé peut soulever une question de périmètre. L'USCIS n'accepte pas la traduction partielle d'un document déposé dans son intégralité. Si l'avocat ne dépose que certaines pages d'un relevé, ces pages sont traduites intégralement, et le dossier doit indiquer clairement quelles pages ont été retenues.
Les polices d'assurance et les inscriptions au registre de résidence suivent la même règle : les cachets et les notes en marge sont traduits avec le texte dactylographié. Les actes de naissance des enfants, les justificatifs de voyage et les cartes d'embarquement sont traités de la même manière : la traduction suit chaque ligne de l'original, y compris les cachets d'entrée et de sortie, afin qu'un officier puisse comparer les deux côte à côte.
Messages et lettres : comment une période choisie est traduite
Les couples qui ont vécu séparés pendant un temps peuvent avoir des années d'historique de conversations dans une autre langue. Traduire des centaines de pages de conversations apporte peu, de sorte que l'avocat sélectionne généralement une période ou un ensemble d'échanges. La société de traduction traduit ensuite cette période en entier et dans l'ordre, sans abréger aucun message. Chaque message conserve son expéditeur, sa date et son heure, et une image jointe ou un message vocal est signalé comme tel. Le processus de traduction de SMS est le même, que la source soit une capture d'écran de téléphone ou un export.
Les lettres et cartes manuscrites sont traduites telles qu'elles sont écrites, les mots peu clairs étant signalés par « [illisible] » au lieu d'être devinés. Les déclarations sur l'honneur de proches à l'étranger sont traduites en entier, y compris la signature, la date et l'adresse de la personne qui a signé.
Des noms et des dates cohérents dans chaque pièce
Une même personne peut apparaître dans des dizaines de documents émanant d'organismes différents, et chacun peut écrire le nom autrement. La société de traduction retient une seule orthographe anglaise, d'après le passeport et l'acte de mariage, et l'utilise dans tout le dossier. Si un document source écrit un nom d'une autre façon, la traduction suit la source et une courte note du traducteur indique l'orthographe du passeport, afin qu'un officier puisse faire le rapprochement.
Les dates demandent le même soin. Certains pays écrivent le jour en premier, d'autres l'année, et certains utilisent un autre calendrier. Le traducteur écrit la date dans le format utilisé dans le dossier et laisse la date d'origine visible pour que l'officier puisse la vérifier. Une date de mariage qui se lit d'une façon sur l'acte et d'une autre dans un bail, à cause d'une différence de calendrier, suscite un doute qu'une traduction cohérente permet d'éviter.
Organiser l'ensemble traduit pour l'entretien
Chaque traduction est jointe à une copie de son document source et comporte sa propre certification, ce qui est la pratique la plus sûre. L'ordre qui fonctionne le mieux reprend celui de la traduction : actes d'état civil, documents financiers et de résidence, correspondance, puis photographies. Un court index qui indique chaque pièce, sa date et sa plage de pages aide un officier à retrouver un document précis à l'entretien sans avoir à chercher.
Le couple doit conserver les documents originaux et une copie supplémentaire de l'ensemble traduit pour l'entretien lui-même. Chez Texliff, nous travaillons à partir de la sélection de pages de l'avocat et nous envoyons en premier la traduction certifiée de l'acte de mariage, puisque ses noms et ses dates servent de référence pour tout ce qui suit.