Traduction d'un certificat de non-disponibilité pour les actes d'état civil

Un certificat de non-disponibilité est une déclaration d'un service d'état civil indiquant qu'il a recherché un acte sans rien trouver. La réglementation de l'USCIS en exige une traduction certifiée complète en anglais, comme pour tout document en langue étrangère d'un dossier, et la traduction comporte l'attestation de compétence et d'exactitude du traducteur, comme pour toute traduction certifiée de documents pour l'USCIS. Cette déclaration est importante, car elle prouve qu'un acte principal, généralement un acte de naissance ou de mariage, n'est pas disponible, ce qui est la condition pour s'appuyer sur des preuves secondaires.

Ce que dit un certificat de non-disponibilité

Le nom du document change d'un pays à l'autre. Les bureaux mexicains délivrent une constancia de inexistencia de registro, qui est traduite selon les mêmes règles qu'une traduction d'acte de naissance en espagnol. Les mairies françaises peuvent délivrer un certificat de non-inscription, et les autorités philippines délivrent une attestation indiquant qu'aucun acte de naissance n'a été trouvé. Certains pays envoient plutôt une simple lettre de l'officier d'état civil ou des archives, précisant que le registre a été détruit, perdu ou n'a jamais été tenu pour ce lieu et cette année.

Quel que soit l'intitulé, la plupart de ces déclarations contiennent les mêmes éléments. Elles indiquent le nom recherché, la date ou les années recherchées, le lieu, les registres consultés par le bureau, le résultat, le nom et le titre du responsable, un numéro de référence et une date de délivrance. Chacun de ces éléments est une preuve, et chacun doit donc figurer dans le texte anglais.

Pourquoi le nom et les dates recherchés doivent correspondre à la demande

Un officier lit la déclaration en la comparant au formulaire et au reste du dossier. Si le service d'état civil a recherché une orthographe d'un nom et que la demande en utilise une autre, la déclaration peut sembler concerner une autre personne. Le même problème se pose lorsque les années recherchées ne couvrent pas la date de naissance indiquée sur le formulaire, ou lorsque le lieu figurant sur la déclaration est un village alors que la demande mentionne la ville la plus proche.

La traduction ne peut pas corriger une telle incohérence, et elle ne doit pas essayer. Le traducteur écrit les noms, les années et les lieux exactement comme la source les donne, avec une translittération qui suit l'orthographe du passeport lorsque la source est dans un alphabet non latin. Si la déclaration est erronée, le demandeur en demande une corrigée au service d'état civil avant de commander la traduction. Modifier en anglais les éléments recherchés produirait un document qui ne correspond plus à l'original que l'officier peut demander à consulter.

Comment la traduction traite les cachets, les signatures et les numéros de référence

Un certificat négatif est court, souvent d'une seule page, et l'essentiel de son autorité tient au cachet, à la signature et au numéro. La traduction décrit chacun d'eux entre crochets à l'endroit où il apparaît, par exemple [cachet rond du bureau d'état civil, texte : ...] et [signature]. Les numéros de référence, les numéros de livre et de folio ainsi que les numéros d'enregistrement sont recopiés caractère par caractère. Les mentions manuscrites sont traduites, et tout ce qui ne peut pas être lu est signalé par [illisible] au lieu d'être deviné.

La mise en page compte aussi. La page anglaise doit suivre la source d'assez près pour qu'un officier puisse trouver, dans les deux versions, la ligne indiquant le résultat et celle donnant le nom du responsable. Une traduction certifiée d'acte de naissance en français et un certificat de non-inscription français peuvent être déposés ensemble ; la même orthographe des noms et le même format de date doivent donc se retrouver dans les deux. Pour la langue elle-même, la traduction certifiée du français vers l'anglais garantit la cohérence de termes d'état civil tels que état civil et registre d'un document à l'autre.

Où l'indisponibilité peut être démontrée

La déclaration du bureau émetteur est la preuve la plus directe, mais ce n'est pas la seule forme. Le Département d'État publie le barème Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, qui indique pour chaque pays quels documents existent et quand un acte est généralement indisponible. Les demandeurs consultent la fiche du pays dans le barème de réciprocité avant de commander quoi que ce soit, car cette fiche indique aussi quelle version d'un certificat est acceptable. Lorsque le service d'état civil a également délivré un acte tardif ou partiel, cet acte est joint au même dossier que la déclaration négative.

Le choix de la preuve dépend du pays et du dossier, et c'est l'avocat ou le représentant accrédité qui décide de ce qu'il faut déposer. L'entreprise de traduction a seulement besoin de recevoir toutes les pages qui prouvent l'indisponibilité, y compris celles qui montrent une demande antérieure ou un refus.

Quand le bureau refuse de délivrer une lettre

Certains services d'état civil refusent de rédiger une déclaration négative, affirment qu'une recherche est impossible ou ne répondent pas du tout. Dans ce cas, le demandeur peut décrire sa démarche dans une déclaration écrite, en indiquant le bureau contacté, la date et la réponse reçue, et les proches qui ont une connaissance personnelle des faits peuvent y ajouter leurs propres déclarations. Une telle traduction de déclaration sous serment suit les mêmes règles que toute autre ; une déclaration rédigée dans une autre langue est donc traduite en entier, avec son bloc de signature et sa date.

Toute réponse écrite du bureau, même un bordereau de rejet ou un récépissé de la demande, doit figurer dans le dossier et dans la commande de traduction. Un bref refus peut contenir les mêmes informations qu'un certificat officiel, comme le nom recherché, la date et le cachet du bureau.

Associer le certificat négatif à des preuves secondaires

La déclaration négative n'établit pas à elle seule l'événement. Elle est déposée avec des preuves secondaires, comme des registres de baptême ou scolaires, des dossiers médicaux, ou des déclarations sous serment de personnes qui étaient présentes ou qui ont une connaissance personnelle des faits. Chaque document en langue étrangère de cet ensemble nécessite sa propre traduction certifiée, et les dates et les noms de tous ces documents doivent être cohérents avec la déclaration négative. L'article distinct sur les preuves secondaires pour un acte de naissance manquant traite des documents eux-mêmes.

La même approche s'applique aux autres actes d'état civil. Un acte de mariage introuvable dans le registre du lieu où le mariage a été célébré appelle la même déclaration d'indisponibilité et une traduction d'acte de mariage de tout document de remplacement. Le document de remplacement que l'USCIS ou le consulat acceptera dépend du dossier.

Ce qu'il faut réunir avant de commander

Numérisez la déclaration complète, recto et verso, avec les cachets lisibles, et envoyez le formulaire de demande ou l'orthographe figurant sur le passeport afin que le nom puisse être comparé. Conservez toute lettre indiquant la date de la demande et la réponse du bureau. Texliff prépare une attestation distincte pour chaque document, de sorte que la déclaration et les preuves secondaires peuvent être vérifiées une à une. Si un acte de remplacement a été délivré, sa traduction certifiée d'acte de naissance est jointe à la même commande.