Points clés
- Un candidat sélectionné au Diversity Visa qui justifie son niveau d'études ou son expérience professionnelle avec des documents étrangers a besoin d'une traduction anglaise complète de chaque document, accompagnée de la certification du traducteur, aussi bien au consulat qu'auprès de l'USCIS.
- Le document à traduire est celui qui atteste la fin des études secondaires, ainsi que tout autre document scolaire demandé dans les instructions du dossier, car les systèmes scolaires délivrent des certificats et des bulletins de fin d'année de façons différentes.
- Le traducteur rend le diplôme en entier, y compris l'établissement émetteur, la filière, le numéro du certificat, les dates et les cachets, et il ne décide pas si ce diplôme équivaut à un diplôme de high school américain.
- Les notes du relevé sont reproduites exactement comme elles sont écrites, sans conversion en lettres ni en moyenne pondérée (GPA), et la légende du barème de notation est traduite avec le relevé.
- Les attestations d'emploi et les livrets de travail sont traduits mot pour mot, et l'intitulé du poste reste tel que l'employeur l'a écrit, sans être remplacé par un nom de profession anglais plus courant.
- Chaque document de travail doit indiquer le nom et l'en-tête de l'employeur, le poste et les fonctions, les dates de début et de fin, ainsi que la signature et le cachet de la personne qui l'a signé.
- Au stade consulaire, les documents d'état civil qui ne sont ni en anglais ni dans la langue officielle du pays exigent des traductions certifiées, alors qu'un dossier traité par l'USCIS exige que tout soit en anglais.
- Le barème de réciprocité (Reciprocity Schedule) du Département d'État indique quelle version des documents d'état civil chaque pays délivre et accepte ; il faut donc le consulter avant de commander une traduction.
- Le nom et la date de naissance de chaque traduction doivent correspondre au formulaire d'inscription, au passeport et à l'acte de naissance, et toute différence dans un document source est conservée telle quelle et expliquée séparément.
- Numériser chaque page en taille réelle, versos et pièces jointes compris, et demander une certification distincte pour chaque document, permet de remettre à l'officier un dossier qui correspond aux originaux ligne par ligne.
Un candidat sélectionné au Diversity Visa qui justifie son niveau d'études ou son expérience professionnelle avec des documents étrangers a besoin d'une traduction certifiée de documents pour chacun d'eux, c'est-à-dire une traduction anglaise complète accompagnée de la certification du traducteur. La même règle s'applique que le candidat dépose le formulaire DS-260 pour un traitement consulaire ou un formulaire I-485 aux États-Unis ; seul le service qui lit le dossier change. Le programme exige soit des études secondaires ou leur équivalent, soit deux années d'expérience professionnelle qualifiante. Les documents d'état civil du dossier, comme l'acte de mariage, sont traduits selon la même norme.
Quel diplôme ou certificat de fin d'études secondaires traduire
Les systèmes scolaires attestent la fin des études de différentes façons. Certains délivrent un certificat de fin d'études ou un certificat de sortie à la fin du secondaire, d'autres seulement un bulletin de fin d'année pour chaque niveau, et quelques-uns les deux. Le candidat doit traduire le document qui atteste réellement que le cursus a été achevé, ainsi que tout autre document scolaire demandé dans les instructions du dossier.
Un diplôme de baccalauréat français, par exemple, est traduit en entier dans le cadre d'une traduction de diplôme français, avec le nom de l'établissement ou du ministère, la série ou la filière, la date et chaque cachet. Un certificat russe d'enseignement secondaire est traité de la même manière, et une traduction de diplôme russe conserve le numéro du certificat, l'établissement émetteur et toute annexe jointe qui énumère les matières. Le traducteur ne décide pas si le document équivaut à un diplôme de high school américain. C'est l'officier qui fait cette comparaison à partir du texte traduit.
Relevés de notes et barèmes : tels que l'école les a rédigés
Un relevé de notes ou une annexe énumère les matières, les notes et souvent une légende qui explique le barème. Une traduction de relevé de notes rend les noms des matières en anglais et reproduit les notes exactement comme elles sont écrites : une note de 14 sur 20 reste 14 sur 20. La traduction ne transforme pas les notes en lettres ni en moyenne pondérée (GPA), car un officier pourrait lire un chiffre converti comme une affirmation que l'école n'a jamais faite.
La légende, les en-têtes et pieds de page, les signatures, les cachets et tout ce qui figure au verso de la page doivent aussi figurer dans la traduction. Lorsque l'école a imprimé un barème sur une feuille séparée, cette feuille est traduite et jointe au relevé. Les mentions illisibles sont indiquées par [illisible] au lieu d'être devinées.
Documents d'expérience professionnelle : les intitulés de poste tels qu'ils sont écrits
Un candidat qui s'appuie sur son expérience professionnelle présente généralement des attestations d'emploi, des livrets de travail, des contrats, des fiches de paie ou des relevés de cotisations sociales. Les documents d'emploi sont traduits mot pour mot, et l'intitulé du poste reste exactement tel que l'employeur l'a écrit. Un traducteur qui remplace « assistant » par « manager », ou un titre local par le nom de profession anglais le plus proche, altère la preuve. Savoir si le travail est qualifiant est une décision qui revient à l'officier, d'après le document écrit et les règles sur les professions.
Un document de travail traduit comporte chacun de ces éléments :
- Le nom, l'adresse et l'en-tête de l'employeur, reproduits tels qu'ils sont imprimés.
- L'intitulé du poste et la liste des fonctions, dans les termes de l'employeur.
- Les dates de début et de fin, avec le format de date conservé tel qu'il apparaît dans le document source.
- La signature, le cachet, ainsi que le nom et la fonction de la personne qui a signé.
Les livrets de travail délivrés dans certains pays comportent de nombreuses petites mentions manuscrites réparties sur plusieurs pages. Chaque mention, chaque cachet et chaque ligne datée sont traduits dans l'ordre d'origine, afin qu'un officier puisse faire correspondre chaque ligne à la numérisation.
DS-260 au consulat et I-485 auprès de l'USCIS
Un candidat qui se trouve à l'étranger remplit le formulaire DS-260 et téléverse des numérisations sur le portail du Département d'État, puis apporte les originaux à l'entretien. À ce stade, les documents d'état civil qui ne sont pas en anglais, ou pas dans la langue officielle du pays où le candidat dépose sa demande, exigent des traductions certifiées, chacune accompagnée d'une déclaration signée du traducteur attestant que la traduction est exacte et qu'il est compétent pour traduire. Le barème Visa Reciprocity and Civil Documents by Country du Département d'État indique quels documents d'état civil chaque pays délivre et quelle version est acceptable ; il faut donc le consulter avant de commander une traduction.
Un candidat déjà présent aux États-Unis dépose un formulaire I-485 auprès de l'USCIS, et la réglementation de l'USCIS exige une traduction anglaise complète de chaque document en langue étrangère, accompagnée d'une certification d'exhaustivité, d'exactitude et de compétence. L'exception de la langue officielle ne vaut que pour le stade consulaire. Dès que le dossier est entre les mains de l'USCIS, tout doit être en anglais. Une traduction manquante ou non certifiée peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (RFE), et les officiers peuvent aussi rejeter une demande sans en envoyer une lorsque les preuves initiales sont insuffisantes.
Les noms et les dates doivent correspondre à l'inscription au Diversity Visa
Le formulaire d'inscription, le passeport, le diplôme, les attestations de travail et l'acte de naissance désignent tous la même personne ; les traductions doivent donc présenter une orthographe cohérente. Si le diplôme a été délivré sous une autre orthographe ou sous un ancien nom, la traduction conserve ce que dit le document, et le candidat explique la différence séparément. Une traduction d'acte de naissance est une bonne première vérification, puisqu'elle donne l'orthographe et la date de naissance auxquelles les autres documents doivent correspondre.
Les dates demandent la même attention. Certains pays écrivent le jour en premier, d'autres l'année, et d'autres encore utilisent un calendrier différent, et un document d'école ou d'employeur peut mélanger les formats. La traduction doit présenter chaque date de façon qu'un lecteur américain ne puisse pas se tromper sur sa lecture, tout en laissant le format d'origine visible dans la mise en page. Les casiers judiciaires, lorsque le dossier les demande, suivent la même règle, et une traduction de casier judiciaire doit porter le même nom que le reste du dossier.
Les numérisations à préparer avant de commander la traduction
Numérisez chaque page de chaque document en taille réelle, y compris les pages blanches, les versos et les pièces jointes, et envoyez la copie la plus nette dont vous disposez. Commandez la traduction de la version que le consulat ou l'USCIS demande, et demandez une certification distincte pour chaque document, ce qui est la pratique la plus sûre. L'avocat ou le représentant accrédité décide des documents à soumettre. Pour le diplôme lui-même, Texliff prépare une traduction certifiée de diplôme qui suit la mise en page de l'original ligne par ligne, et notre équipe de traduction certifiée du français vers l'anglais prend en charge les documents scolaires en français.