Traduction des documents du visa E-1 : factures, expéditions et contrats

Un dossier E-1 qui repose sur des documents commerciaux étrangers exige que chaque document en langue étrangère soit traduit intégralement en anglais, avec l'attestation d'un traducteur jointe. Le lieu de dépôt détermine la règle : l'USCIS exige l'anglais pour tout ce qu'il reçoit, tandis qu'un consulat n'exige des traductions certifiées que pour les documents qui ne sont ni en anglais ni dans la langue officielle du pays où le demandeur dépose sa demande.

Le statut E-1 repose sur le commerce entre les États-Unis et le pays signataire du traité, de sorte que les preuves sont surtout des pièces commerciales. Les documents proviennent de la société du pays signataire, de ses clients, de ses transporteurs et de ses banques, et peu d'entre eux sont en anglais. L'avocat ou le représentant accrédité décide lesquels déposer. La société de traduction rend chaque document choisi de façon complète et cohérente.

Traduction des documents du visa E-1 : quels documents sont généralement en langue étrangère

Une demande E-1 est soit adressée à un consulat, où le demandeur remplit le formulaire DS-160, soit déposée auprès de l'USCIS sur le formulaire I-129 lorsque la personne se trouve déjà aux États-Unis et demande un changement de statut. Les preuves commerciales sont similaires dans les deux cas. Un consulat peut accepter un document rédigé dans la langue officielle locale, mais un agent de l'USCIS ne l'acceptera pas, et un demandeur susceptible de passer d'une voie à l'autre est plus en sécurité avec des versions anglaises pour l'ensemble du dossier.

Les documents qui nécessitent le plus souvent une traduction sont les suivants :

• Les factures commerciales et les bons de commande entre la société du pays signataire et ses clients ou fournisseurs américains.
• Les connaissements, lettres de transport aérien, listes de colisage et déclarations en douane qui attestent le passage des marchandises à la frontière.
• Les confirmations de virement bancaire et les avis de paiement qui attestent le règlement de ces marchandises.
• Les contrats de distribution, d'agence et d'approvisionnement, avec leurs annexes et leurs avenants.
• L'extrait d'immatriculation de la société, ses statuts, les registres des actionnaires et ses états financiers annuels.

Chacun de ces documents est un document distinct, et il est plus prudent d'obtenir une attestation distincte pour chacun. La traduction automatique d'un lot de factures ne répond pas à l'exigence, car elle ne comporte aucune attestation humaine et traite mal les chiffres, les abréviations et les noms de sociétés.

Traduire les factures et les bons de commande en volume

Un dossier commercial peut contenir des centaines de factures. La société de traduction traite chacune comme un document complet : chaque ligne d'article, description d'unité, quantité, date et total est traduit, de même que l'en-tête, les conditions de paiement, les coordonnées bancaires, le pied de page et tout cachet ou signature, qui est décrit entre crochets. Rien n'est omis au motif que cela reprend la facture précédente.

La devise est conservée telle qu'imprimée. Si une facture indique un code ou un symbole monétaire, la traduction indique le même, et les montants ne sont ni convertis en dollars ni recalculés. Les nombres conservent leurs séparateurs d'origine afin que l'agent puisse les rapprocher de l'original, avec une note lorsqu'une virgule tient lieu de séparateur décimal. Les dates sont converties dans un format unique et clair, et la date de facture, la date d'expédition et la date d'échéance ne sont jamais confondues.

Les noms de produits et les numéros de pièces restent tels qu'écrits, avec une traduction anglaise des mots descriptifs à côté lorsque l'original emploie un mot et non un code. Lorsqu'un même article apparaît sur quarante factures, il est traduit de la même façon sur les quarante. Un glossaire établi dès le début du projet maintient la cohérence du vocabulaire entre les traducteurs et les lots.

Connaissements, lettres de transport aérien et déclarations en douane

Les documents d'expédition regorgent de codes, d'abréviations et de cases. Un connaissement comporte des blocs expéditeur et destinataire, des mentions du navire et du voyage, des noms de ports, des numéros de conteneur et de scellé et une description des marchandises, et une lettre de transport aérien a son propre ensemble de cases. La traduction suit la disposition de l'original afin que chaque case traduite se trouve à la place de la case d'origine.

Les numéros de conteneur, les classifications tarifaires et les numéros de référence en douane sont copiés exactement. Une abréviation n'est développée que si l'original fournit assez d'informations pour le faire ; sinon, elle reste telle qu'écrite et une note entre crochets indique ce que le traducteur a pu confirmer ou non. Les déclarations en douane portent souvent plusieurs cachets et des mentions manuscrites de transitaires. Chacun est décrit ou traduit, et les passages illisibles sont signalés par « [illisible] » au lieu d'être devinés.

Les confirmations de virement bancaire sont traitées ligne par ligne de la même façon. Les noms des titulaires de compte, les libellés de référence et les dates de valeur sont rendus tels qu'imprimés. Un relevé complet de la même banque suit l'approche utilisée pour la traduction de relevés bancaires.

Contrats de distribution et autres contrats, clause par clause

Un contrat de distribution ou d'approvisionnement est traduit clause par clause dans l'ordre de l'original, en conservant intacts la numérotation d'origine, les intitulés, les définitions et les annexes. Les clauses d'exclusivité, de territoire, de durée et de paiement ont une portée juridique ; un seul terme anglais est donc employé pour chaque terme défini chaque fois qu'il apparaît. Les blocs de signature, les paraphes sur chaque page et les sceaux sont décrits. Une traduction de contrat juridique japonais, par exemple, conserve le sceau de la société et la date de signature sous la forme employée par l'original, et la page des services de traduction du japonais présente les autres documents qui accompagnent généralement un tel contrat.

Les avenants et les lettres annexes devraient être traduits avec le contrat principal, car un agent qui lit le contrat seul peut passer à côté d'une modification faite ailleurs. Les pages qui ne contiennent qu'une signature, ou rien du tout, sont tout de même traduites et signalées comme telles, car la traduction doit correspondre au nombre de pages de l'original.

Noms de sociétés, formes juridiques et registres d'immatriculation

Les preuves commerciales renvoient toutes à la société, et son nom doit donc se lire de la même façon sur les factures, les contrats, l'extrait d'immatriculation et les états financiers. La société de traduction choisit une seule version anglaise au départ et l'utilise partout. Les formes juridiques comme GmbH, K.K., S.A. ou Co., Ltd. restent sous leur forme d'origine et ne sont pas remplacées par un équivalent américain. Lorsque l'immatriculation indique un nom officiel en anglais, ce nom est utilisé et l'original figure à côté.

Les registres d'immatriculation répondent à une autre question que les factures. Une traduction de licence commerciale ou un extrait de registre indique qui détient et dirige la société et à quelle date elle a été constituée. Les comptes annuels demandent un traitement distinct, et la traduction d'états financiers conserve chaque tableau, chaque note et la déclaration de l'auditeur dans l'ordre de l'original, sans arrondir ni retraiter aucun chiffre.

Les visas E-1 et E-2 sont souvent confondus parce que ce sont deux catégories fondées sur un traité. Le E-1 dépend du commerce, ce qui explique que les documents d'expédition et de facturation y dominent, tandis que le E-2 dépend de l'investissement, ce qui explique que les documents de propriété et d'origine des fonds y dominent. Ces documents sont traités dans l'article sur la traduction des documents du visa E-2.

Indexer un grand ensemble pour que l'agent puisse rapprocher chaque document

Avec un grand ensemble de documents, l'ordre compte autant que l'exactitude. Chaque document d'origine est associé à sa traduction et à son attestation, et les paires sont numérotées dans une seule séquence. Un index indique le numéro, le type de document, la date, les parties et le nombre de pages, de sorte que l'agent peut passer d'une ligne de l'index à la facture ou au connaissement exact. Les pièces d'une même expédition, c'est-à-dire le bon de commande, la facture, le document d'expédition et la confirmation de paiement, sont regroupées afin de suivre la transaction de la commande au paiement.

Des noms de fichiers cohérents sont utiles lorsque l'ensemble est envoyé à l'USCIS ou téléversé pour un consulat. Les pages traduites suivent l'ordre des pages des originaux, et une page manquante ou illisible dans l'original est signalée dans la traduction au lieu d'être ignorée.

Avant de passer commande, le cabinet d'avocats devrait confirmer la liste définitive des documents à traduire et réunir des numérisations complètes et lisibles de chaque page, y compris le verso des pages qui portent des cachets. Texliff propose la traduction certifiée de documents pour l'USCIS avec une attestation pour chaque document de l'ensemble.