Traduction des documents du visa E-2 : nationalité, propriété, fonds

Un dossier d'investisseur E-2 (treaty investor) exige une traduction certifiée en anglais de chaque document en langue étrangère qui appuie trois points : la nationalité de l'investisseur, sa propriété de l'entreprise américaine et l'origine licite des sommes investies. L'USCIS exige que chaque traduction comporte l'attestation du traducteur sur l'exhaustivité, l'exactitude et la compétence, et les agents consulaires demandent également une déclaration signée d'exactitude et de compétence. Une traduction certifiée de documents pour l'USCIS couvre l'ensemble du dossier dans un jeu cohérent.

Le statut E-2 est ouvert aux ressortissants d'un pays qui a conclu un traité qualifiant avec les États-Unis et qui investissent dans une véritable entreprise américaine qu'ils développeront et dirigeront. L'avocat décide des preuves dont chaque dossier a besoin, et la société de traduction travaille à partir des documents qu'il choisit.

Traduction des documents du visa E-2 : ce que contient généralement le dossier

Les documents se répartissent en trois groupes, et chaque groupe pose ses propres difficultés de traduction. Les justificatifs de nationalité montrent qui est l'investisseur. Les justificatifs de propriété montrent qui contrôle l'entreprise américaine. Les justificatifs d'origine des fonds montrent d'où vient l'argent et comment il est arrivé aux États-Unis.

• Les passeports et autres justificatifs de nationalité, comme les extraits d'état civil, de l'investisseur et de tout propriétaire de société étrangère.
• Les extraits d'immatriculation de société, les statuts et les registres d'actionnaires lorsqu'une société étrangère détient l'investissement.
• Les relevés bancaires et les confirmations de virement qui retracent les fonds du compte d'origine jusqu'au compte de l'entreprise américaine.
• Les contrats de vente d'un bien immobilier ou d'une entreprise antérieure à l'étranger, et les contrats de prêt, lorsque ces opérations ont produit les fonds.
• Les déclarations de revenus, les justificatifs d'emploi et les relevés de salaire qui montrent comment l'investisseur a gagné l'argent.

Documents de nationalité et extraits de sociétés étrangères

Un passeport est traduit page par page, y compris les pages de visa, les cachets d'entrée et de sortie, les mentions et toute page vierge. Une page vierge est signalée comme telle pour que l'agent voie que rien n'a été omis. Lorsque le dossier s'appuie aussi sur un acte d'état civil, le Reciprocity Schedule du Département d'État indique quelle version de cet acte le pays délivre, et il vaut la peine de le consulter avant de passer commande.

Lorsque l'investisseur est une société, ce sont les propres pièces de la société qui font foi. Un extrait d'immatriculation est traduit en entier : le numéro de registre, l'adresse du siège, les noms des dirigeants et des actionnaires, la date de l'extrait, le cachet du greffe et chaque signature, qui est décrite entre crochets, par exemple « [signature] ». Un ancien extrait et un nouvel extrait sont deux documents différents, la date de l'extrait doit donc aussi apparaître dans la traduction.

Noms de sociétés et formes juridiques en traduction

Une dénomination sociale enregistrée est un nom propre et reste telle qu'elle figure sur l'acte. La forme juridique qui la suit, comme GmbH, S.A. de C.V. ou K.K., garde aussi ses lettres d'origine, avec une courte description en anglais entre crochets à la première occurrence, par exemple « [limited liability company] ». Le même nom apparaît ensuite avec la même orthographe dans tous les documents du dossier, y compris la licence commerciale, le registre des actionnaires, les contrats et les relevés bancaires.

La traduction d'une licence commerciale étrangère suit la même règle. Le numéro de licence, l'autorité émettrice, les activités déclarées et les dates de validité sont tous traduits, et le nom de l'autorité émettrice n'est pas abrégé.

Origine des fonds : relevés bancaires, contrats et déclarations de revenus

Les documents bancaires représentent l'essentiel du volume d'un dossier E-2, et la traduction doit être complète. Les confirmations de virement sont traduites avec leurs numéros de référence, les noms des titulaires de compte, les noms des banques et les dates, car l'agent suit l'argent en rapprochant ces informations d'un document à l'autre. Chaque page, chaque intitulé de colonne, chaque ligne de transaction, chaque solde courant et chaque cachet de banque sont traduits, y compris les lignes que l'avocat ne prévoit pas de citer. La devise reste telle qu'elle est imprimée. Le traducteur ne convertit pas les montants, et une courte note est ajoutée lorsqu'un format de nombre risque d'être mal lu, car 1.234,56 et 1,234.56 sont le même nombre écrit de deux façons. Une traduction de relevé bancaire japonais demande une vérification de plus, car certains documents japonais datent les écritures selon l'ère, comme Reiwa, et la traduction reproduit la date telle qu'imprimée avec la date grégorienne entre crochets. Les investisseurs dont les fonds se trouvent au Japon peuvent en savoir plus sur les services de traduction japonaise.

Les contrats demandent le même soin. Un contrat de vente d'une maison ou d'une entreprise antérieure, ou un contrat de prêt, est traduit clause par clause, avec les noms des parties, les signatures, les annexes et les paraphes de chaque page. Une traduction de contrat conserve la numérotation de l'original, afin que l'avocat puisse citer la clause 7.2 et que l'agent retrouve la même clause dans la source. Les déclarations de revenus et les relevés de salaire sont traduits de la même façon, intitulés de champs compris, et une traduction de déclaration de revenus conserve chaque annexe et chaque pièce jointe dans l'ordre du dépôt d'origine.

Dossiers E-2 consulaires et USCIS : ce qui change pour la traduction

Un investisseur qui fait sa demande dans un consulat dépose le DS-160 et suit les instructions du consulat concerné, qui peut accepter des documents en anglais ou dans la langue officielle du pays où l'investisseur fait sa demande ; c'est donc la liste du poste qui décide de ce qui doit être traduit. Un investisseur déjà présent aux États-Unis qui demande un changement de statut dépose le formulaire I-129 auprès de l'USCIS, et l'USCIS exige que chaque document soit en anglais, avec une traduction certifiée. L'exception de la langue officielle ne concerne que les consulats et le National Visa Center. Une fois le dossier auprès de l'USCIS, aucun document en langue étrangère n'est accepté sans sa traduction.

Garder en ordre un grand ensemble de documents E-2

Le suivi des fonds peut représenter de nombreuses pages réparties sur plusieurs banques, plusieurs années et plusieurs devises. Une société de traduction gère ce volume en conservant l'ordre des pages de chaque document source, en numérotant les pages traduites en conséquence et en nommant chaque fichier par compte et par période. Une certification pour chaque document, plutôt qu'une seule pour l'ensemble du lot, est la pratique la plus sûre, car elle permet à l'avocat de remplacer un document plus tard sans faire réémettre tout le jeu.

La cohérence des noms compte autant que l'exhaustivité. Le nom de l'investisseur est orthographié comme dans le passeport partout où il apparaît, et chaque société, chaque banque et chaque contrepartie garde une seule orthographe en anglais dans tout le dossier. Les mentions illisibles sont signalées par « [illegible] » et ne sont pas devinées, et les annotations manuscrites sur les relevés et les contrats sont traduites avec le texte imprimé.

Avant de commander, le demandeur doit rassembler des copies complètes de chaque relevé et de chaque contrat, confirmer la liste des documents avec l'avocat et tout envoyer en un seul lot. Nous pouvons alors certifier et numéroter le jeu complet, en commençant par la traduction de relevé bancaire qui sert de base au suivi des fonds.