Traduction des preuves EB-1 : distinctions et presse en langue étrangère

Les preuves d'un dossier EB-1 ou EB-2 NIW rédigées dans une autre langue exigent une traduction anglaise complète accompagnée de la certification du traducteur, et la seule exception courante est celle d'un journal ou d'une publication, où seul l'article concerné est traduit. L'avocat ou le représentant accrédité décide des pièces à joindre au dossier du formulaire I-140, puis la société de traduction traduit chaque pièce retenue exactement telle qu'elle apparaît.

Les dossiers des catégories capacité extraordinaire, professeur ou chercheur éminent et dispense d'intérêt national reposent en grande partie sur des documents rassemblés par le demandeur tout au long de sa carrière. Lorsque cette carrière s'est déroulée en partie à l'étranger, une grande partie du dossier peut être en chinois, en coréen, en russe, en espagnol ou dans une autre langue, et chaque pièce doit pouvoir être lue par un agent qui ne travaille qu'en anglais.

Les preuves EB-1 et EB-2 NIW qui nécessitent habituellement une traduction

Les documents varient d'un demandeur à l'autre, mais les pièces en langue étrangère de ces dossiers se répartissent le plus souvent dans les mêmes catégories :

• Les certificats de distinction, les annonces de prix et les lettres d'adhésion émanent d'associations professionnelles et d'organismes organisateurs.
• Les articles publiés et les communications de conférence sont accompagnés de relevés de citations qui montrent combien de fois d'autres auteurs les ont cités.
• Les articles de journaux, de magazines et de sites web rendent compte du demandeur ou de son travail.
• Les invitations à évaluer le travail d'autres personnes, comme les demandes d'évaluation par les pairs ou de participation à un comité, attestent ce rôle.
• Les contrats de travail, les lettres d'offre et les justificatifs de salaire ou d'impôts proviennent d'employeurs étrangers.
• Les brevets et les lettres de recommandation rédigées par des collègues à l'étranger complètent bon nombre de dossiers.

Chaque pièce est un document distinct, avec sa propre mise en page : chacune reçoit donc sa propre traduction et sa propre certification.

Règles de certification pour la traduction des preuves EB-1

La réglementation de l'USCIS exige une traduction anglaise complète de tout document en langue étrangère, accompagnée d'une déclaration du traducteur attestant que la traduction est complète et exacte et qu'il est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais. En pratique, la déclaration comporte le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, et elle identifie le document concerné. Le plus sûr est de déposer une certification par document. Une traduction certifiée de documents pour l'USCIS réalisée par une société de traduction répond à cette description, et elle rend la certification indépendante du dossier du demandeur.

L'USCIS ne tient aucune liste officielle de traducteurs ou de sociétés agréés : l'expression « traduction certifiée USCIS » signifie donc seulement que la traduction porte la certification que l'USCIS demande. La traduction automatique seule n'a pas de certification humaine et gère souvent mal les noms, les dates et les titres d'institutions, de sorte qu'elle ne satisfait pas à l'exigence. L'USCIS évalue les preuves elles-mêmes, et non les affirmations sur la qualité d'une traduction, et une certification manquante ou incomplète peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (RFE).

Presse et articles de journaux : seul l'article concerné est traduit

Pour un journal ou une autre publication, l'exigence est plus étroite que pour la plupart des documents. Le traducteur rend l'article concerné en entier, du titre et du nom de l'auteur jusqu'aux légendes et à la dernière ligne, et ne traduit pas le reste de la page. Les pages consacrées à d'autres sujets, les publicités et les petites annonces peuvent être écartées.

L'article doit tout de même être rattaché à sa source. La traduction couvre donc aussi le titre du journal ou le nom de la publication, la date du numéro, le numéro de page et toute information de tirage imprimée dans la publication. Un article en ligne est traité de la même manière, avec le nom du site, l'adresse web et la date de publication telle qu'elle figure sur la page. Un agent qui lit le texte anglais doit pouvoir le faire correspondre à la copie jointe au dossier sans avoir à deviner d'où il provient.

Les annonces émises par une organisation, comme un communiqué de presse sur une distinction, diffèrent de la couverture journalistique. Une traduction de communiqué de presse suit la règle du document complet, y compris le bloc portant le nom de l'organisation et les lignes de contact en bas de page.

Articles scientifiques, relevés de citations et brevets

Un long article scientifique laisse un choix à l'avocat. Certains dossiers incluent l'article complet, ce qui implique la traduction complète de chaque section, de chaque légende de tableau et de chaque entrée de la liste de références. D'autres ne soumettent que la première page et le résumé, avec le relevé de citations, qui indique qui a cité l'article et où. L'avocat décide de l'approche qui convient au dossier, et la société de traduction travaille à partir de cette décision.

Tout ce qui est soumis est traduit intégralement. Si le dossier contient la première page et le résumé, ces pages sont traduites en entier et la certification indique les pages couvertes. Les relevés de citations sont des tableaux et des listes : le traducteur conserve donc les colonnes, les noms de revues, les années et les nombres dans leur ordre d'origine.

Un brevet est traduit de la même manière, et c'est généralement le document entier qui est déposé. Une traduction de demande de brevet comprend le titre, le résumé, les revendications, les légendes des dessins et les numéros d'enregistrement ou de dépôt, car les agents s'en servent pour vérifier le dossier.

Distinctions, lettres de recommandation et contrats en langue étrangère

Un certificat de distinction est court, mais chacun de ses éléments compte : le nom de l'organisme qui décerne le prix, l'intitulé du prix, le nom du lauréat, la date, les signatures et tout sceau ou cachet. La traduction décrit le sceau par son texte et sa position, et elle rend l'intitulé du prix tel que l'organisation le désigne elle-même en anglais lorsque l'annonce de la distinction en donne un.

Une lettre de recommandation rédigée à l'étranger est traduite de la première à la dernière ligne. La traduction comprend l'en-tête, la date, le titre et l'institution de l'auteur, tout cachet ou sceau, ainsi que les coordonnées. Une signature est décrite entre crochets par « [signature] », et un cachet est décrit par ce qu'il indique et son emplacement. Les lettres sont souvent courtes : l'omission d'une ligne se remarque donc facilement et s'explique mal.

Les contrats de travail et les justificatifs de salaire sont traités comme des documents juridiques et financiers. Une traduction de contrat juridique conserve la numérotation des clauses, les termes définis, les blocs de signature et les annexes, et les montants restent exactement tels qu'ils sont écrits. Les sommes restent dans la devise d'origine, et le traducteur ne les convertit pas et n'ajoute aucun taux de change, sauf si le document source en indique un. Les dates sont écrites dans l'ordre américain dans la traduction, et le traducteur signale le format d'origine lorsqu'il n'est pas évident, comme pour les dates chinoises qui commencent par l'année.

Les noms et titres d'institutions demandent la même attention. La forme anglaise d'une université, d'un ministère, d'une revue ou d'une association est choisie une fois pour toutes et utilisée partout, et le nom d'origine est indiqué entre parenthèses à la première mention lorsqu'il n'existe pas de nom anglais établi. Une traduction de diplôme chinois et une lettre de recommandation chinoise émanant de la même université, par exemple, doivent désigner cette université de façon identique. Les dossiers contenant des pièces en chinois gagnent à recourir à des services de traduction chinoise qui conservent une seule liste de terminologie pour l'ensemble du dossier.

Préparer un dossier EB-1 ou EB-2 NIW en vue de la traduction

Les noms du demandeur et des coauteurs doivent correspondre à l'orthographe du passeport dans chaque document traduit, car les agents les comparent d'une pièce à l'autre. Si une source présente une autre romanisation, la traduction la reproduit et l'avocat décide si une explication est nécessaire. Les mots illisibles sont signalés par « [illegible] » au lieu d'être devinés, et les sections vierges sont indiquées comme telles.

Avant de passer commande, le demandeur doit envoyer des numérisations nettes de chaque page de chaque pièce retenue, y compris le verso des pages qui portent des cachets ou des notes, ainsi que la liste des pièces de l'avocat afin que les traductions suivent le même ordre. Les diplômes qui doivent figurer au dossier sont traités de la même façon, et nous préparons chaque traduction de diplôme avec sa propre certification.