Traduction des documents d'entreprise d'un fondateur pour l'EB-2 NIW

Une demande de dispense d'intérêt national EB-2 déposée par un fondateur repose généralement sur des documents d'entreprise en langue étrangère, et l'USCIS exige que chacun soit accompagné d'une traduction anglaise complète et d'une certification signée par le traducteur. Ces documents comprennent l'immatriculation de l'entreprise, les états financiers, les contrats clients, les articles de presse et les lettres de clients et d'experts à l'étranger. L'avocat ou le représentant accrédité décide lesquels figureront dans le dossier du formulaire I-140, puis la société de traduction travaille à partir de cet ensemble définitif. La traduction certifiée de documents pour l'USCIS traite chaque pièce comme un document distinct.

Les prix et la presse dans un dossier de capacités extraordinaires sont abordés dans la traduction des preuves EB-1 : prix et articles de presse en langue étrangère, et la propriété et les fonds d'un investisseur de traité dans la traduction des documents pour le visa E-2. Un fondateur qui demande la NIW présente en général un ensemble différent : les documents propres à son entreprise et les personnes qui se portent garantes d'elle.

Extraits d'immatriculation de l'entreprise et statuts

L'entreprise d'un fondateur est généralement attestée par un extrait du registre du commerce, les statuts, un registre des actionnaires et, parfois, une attestation d'immatriculation fiscale. Chacun est traduit comme un document distinct avec sa propre certification, ce qui est plus prudent lorsqu'un officier doit faire correspondre chaque page anglaise à une page source. Les extraits de registre comportent de petits éléments faciles à oublier : le numéro d'immatriculation, la date de l'extrait, le nom du greffier, le cachet et la ligne indiquant la forme juridique de la société.

Une forme juridique comme « Ltda. » ou « GmbH » reste telle qu'elle est imprimée sur l'original. La traduction peut ajouter une note entre crochets indiquant le type de société usuel en anglais lorsque cela aide le lecteur. La traduction d'une licence commerciale suit la même règle pour les numéros de licence, les codes d'activité et la liste des activités autorisées, qui figure en entier. Pour une entreprise brésilienne ou portugaise, la traduction d'une licence commerciale en portugais conserve l'organisme émetteur et les cachets d'enregistrement à leur place sur la page, et les services de traduction en portugais couvrent le reste des documents de l'entreprise.

États financiers et justificatifs de chiffre d'affaires

Les états audités, les comptes de gestion, les attestations de chiffre d'affaires émises par une banque et les déclarations fiscales sont traduits intégralement, y compris l'opinion de l'auditeur, les notes et toute page qui semble être du texte standard. Un chiffre d'affaires reste tel qu'il est imprimé. Le traducteur ne convertit pas la devise, n'arrondit pas un nombre et ne recalcule pas un total. Si un état est en euros, en reais ou en yuans, le texte anglais conserve cette devise et les chiffres d'origine, et un nombre comme 1.250,50 est écrit de manière que le lecteur ne puisse pas le confondre avec un autre montant.

Les dates demandent le même soin, car un exercice qui se termine en mars n'est pas une année civile. Les intitulés de colonnes, les abréviations comptables et les déclarations signées de la direction sont traduits comme tout autre texte. Lorsqu'un tableau s'étend sur plusieurs pages, la mise en page suit la source d'assez près pour qu'un officier puisse vérifier un total à partir des lignes qui le précèdent.

Contrats avec les clients, les partenaires et les investisseurs

Un contrat est traduit en entier, du titre et des parties jusqu'au dernier bloc de signature et à l'annexe. Extraire les clauses « pertinentes » ne répond pas à l'exigence, pas plus qu'un résumé des conditions commerciales. Une traduction de contrat juridique comprend les annexes, les grilles de prix et les avenants joints à l'accord, car ils font partie du document que le fondateur soumet.

Les noms des parties sont repris tels qu'ils sont écrits, avec la même orthographe dans tous les contrats du dossier. Les signatures et les cachets de la société sont décrits entre crochets, et les paraphes manuscrits en marge sont signalés comme tels. Une lettre d'intention ou un bon de commande d'un client étranger est court, mais il reçoit le même traitement et sa propre certification.

Presse, subventions et prix

Pour un journal ou un magazine, seul l'article pertinent est traduit, avec le nom de la publication, la date, ainsi que la page ou l'adresse web indiquées sur la source. Un fondateur présenté dans un magazine spécialisé envoie l'article consacré à son entreprise et ne traduit pas le numéro entier. Un communiqué de presse est différent : le communiqué lui-même est le document, et il est traduit du titre jusqu'au bloc de contact.

Les lettres d'attribution de subvention, les certificats de prix et les dépôts de brevet sont des documents autonomes, donc ils sont traduits intégralement. Les sceaux et tout texte imprimé sur le bord d'un certificat font partie de la page.

Lettres de clients, de partenaires et d'experts à l'étranger

Les lettres de soutien rédigées dans une autre langue sont traduites en entier. Cela couvre l'en-tête, le titre et les qualifications de l'auteur, l'adresse, la date et la signature. Si la lettre décrit les qualifications de l'auteur dans un paragraphe, ce paragraphe est traduit tel qu'il est écrit, au lieu d'être réduit à un intitulé de poste, puisqu'un officier lit les qualifications pour savoir qui se porte garant du fondateur.

La traduction ne réécrit pas une lettre pour en améliorer le style et n'ajoute aucune déclaration que l'auteur n'a pas faite. Si l'auteur souhaite modifier la formulation, il révise l'original, et la lettre révisée est traduite de nouveau.

Une seule orthographe pour le fondateur et l'entreprise

Le nom d'un fondateur figure sur le passeport, le diplôme, l'extrait de registre, les contrats, les articles de presse et chaque lettre. Si un document romanise un nom d'une façon et qu'un autre utilise une orthographe différente, un officier peut se demander si les documents décrivent la même personne. La société de traduction doit fixer une seule orthographe pour le fondateur, fondée sur le passeport, et l'appliquer à l'ensemble du dossier. Il en va de même pour le nom de l'entreprise, sa dénomination commerciale et les noms des produits et des filiales.

Les diplômes et les relevés de notes du fondateur appartiennent aussi au dossier. Lorsqu'une source présente une orthographe différente, la traduction suit la source, et l'avocat décide si une courte déclaration sur cet écart est nécessaire.

• Utilisez l'orthographe du passeport pour le fondateur dans chaque traduction du dossier.
• Donnez à chaque nom de société une seule forme anglaise et conservez-la dans tous les contrats et toutes les lettres.
• Conservez les symboles monétaires et les formats numériques tels qu'ils sont imprimés dans les documents financiers.
• Décrivez les cachets, les sceaux et les signatures entre crochets au lieu de les omettre.

Ce que la certification doit contenir

L'USCIS ne tient pas de liste de traducteurs ou de sociétés de traduction approuvés. Elle demande une certification signée par le traducteur, qui atteste sa compétence dans les deux langues et le caractère complet et exact de la traduction, avec un nom, une date et des coordonnées. Un fondateur qui traduit lui-même les documents de son entreprise certifie des preuves de son propre dossier, ce qui peut amener un officier à leur accorder moins de poids. Une société de traduction fournit une certification indépendante de la demande. Une traduction automatique n'a pas de certification humaine et ne répond pas à l'exigence.

Avant de commander, le fondateur doit obtenir la liste définitive des documents auprès de l'avocat et faire des scans nets de chaque page, y compris le verso de toute feuille portant un cachet. Texliff prépare chaque pièce avec sa propre certification, et une traduction d'état financier est souvent le fichier le plus long d'un dossier NIW. Nous travaillons à partir du document complet tel qu'il est imprimé, afin que l'ensemble anglais corresponde aux originaux page par page.