Traduction des documents d'immigration des infirmiers pour l'EB-3 et le CGFNS

Un infirmier formé à l'étranger qui immigre au titre de l'EB-3 a besoin d'une traduction certifiée en anglais de chaque document qui n'est pas en anglais : le diplôme d'infirmier, le relevé de notes, la licence et l'inscription professionnelle étrangères, les attestations de bonne conduite professionnelle (good standing), les justificatifs d'heures cliniques et les documents de scolarité secondaire que demande l'examen des diplômes. Les mêmes traductions servent généralement à trois étapes, l'examen des diplômes, la pétition I-140 et le formulaire I-485 ou la procédure consulaire, de sorte que chacune doit être préparée correctement dès la première fois.

Les règles du programme relèvent de l'avocat en immigration de l'employeur et des organismes concernés. La profession d'infirmier diplômé (registered nursing) figure sur la liste Schedule A du département du Travail, et un examen des diplômes par le CGFNS (le programme VisaScreen) fait partie de la procédure pour les infirmiers qui suivent cette voie. L'avocat détermine quelles étapes et quels documents s'appliquent à chaque infirmier.

Règles de traduction du CGFNS, des conseils d'État et de l'USCIS

Le CGFNS et chaque conseil de l'ordre des infirmiers d'un État publient leurs propres consignes pour les documents traduits. Ils demandent en général une traduction certifiée complète, mot à mot, réalisée par un service de traduction professionnel, et n'acceptent ni résumés ni extraits. Les consignes diffèrent d'un organisme à l'autre et évoluent de temps en temps : l'infirmier ou le cabinet d'avocats doit donc lire la version en vigueur de chaque organisme avant de commander quoi que ce soit.

L'USCIS a sa propre règle, qui s'ajoute aux consignes des organismes. La réglementation de l'USCIS exige une traduction intégrale en anglais de tout document en langue étrangère, accompagnée de la certification du traducteur attestant que la traduction est complète et exacte et qu'il est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais. En pratique, la certification comporte le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, une déclaration de compétence dans les deux langues et l'identification du document traduit. Une certification distincte pour chaque document est la pratique la plus prudente.

La certification est une déclaration sur la compétence et le travail du traducteur lui-même. Lorsque l'infirmière la signe elle-même pour ses propres documents, elle certifie des preuves dans sa propre affaire, et un agent peut lui accorder moins de poids. Une société de traduction fournit une certification indépendante du dossier. La traduction automatique seule ne comporte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates, les abréviations et les intitulés de cours : elle ne satisfait donc pas à l'exigence.

Traduction du diplôme et du relevé de notes d'infirmier

Un document scolaire d'infirmier est traduit intégralement : le texte de la page, les en-têtes, les tampons, les sceaux, les signatures, les mentions manuscrites et la légende des notes imprimée en bas de page ou au verso. Une traduction de diplôme d'infirmier couvre l'intitulé du diplôme, le nom de l'établissement, les dates, ainsi que les noms et les titres des signataires. Le texte déjà en anglais reste tel quel, mais un tampon ou une note rédigés dans une autre langue sur la même page sont traduits.

Lorsqu'un document philippin comporte du texte en tagalog, par exemple un certificat local ou une annotation manuscrite, une traduction de diplôme en tagalog traite ces passages comme ceux de n'importe quelle autre langue. Les services de traduction en tagalog couvrent aussi les pièces justificatives qui accompagnent le diplôme.

Le relevé de notes demande plus de soin que le diplôme, car il s'agit d'un tableau. Une traduction de relevé de notes conserve l'ordre d'origine des colonnes et des lignes afin qu'un examinateur puisse faire correspondre chaque ligne traduite à l'original. Les intitulés de cours sont traduits tels qu'ils sont écrits, sans être remplacés par le nom d'un cours similaire dans un établissement américain. Les crédits, les notes et les heures sont recopiés exactement comme ils apparaissent, avec l'unité indiquée dans l'original, par exemple heures théoriques ou heures cliniques.

Tableaux d'heures cliniques

Certains programmes d'études en soins infirmiers impriment un tableau distinct des stages supervisés, qui indique le service ou la spécialité, l'hôpital et le nombre d'heures effectuées. Les noms de spécialités et d'hôpitaux sont traduits, les chiffres ne sont pas recalculés, et les totaux restent tels que l'établissement les a imprimés, même si le calcul semble erroné. Un examinateur qui voit un chiffre modifié ne peut pas savoir si le changement vient de l'établissement ou du traducteur.

Traduction de la licence d'infirmier et du numéro d'inscription

La licence d'infirmier étrangère et le certificat d'inscription sont des documents courts, mais chaque détail qui y figure est recoupé avec d'autres documents. La traduction reproduit chiffre par chiffre le numéro de licence et le numéro d'inscription, ainsi que le nom de l'autorité émettrice, la date de délivrance et les dates d'expiration ou de renouvellement. Les tampons de renouvellement et les mentions au verso font partie du document et sont traduits avec lui.

La même méthode s'applique dans toutes les langues. Une traduction de licence professionnelle en coréen, par exemple, conserve le numéro de licence et le bureau émetteur exactement comme ils sont imprimés, le texte coréen étant traduit à côté. Les attestations de bonne conduite professionnelle (good standing) d'un conseil de l'ordre des infirmiers suivent les mêmes règles : la date est convertie dans le format anglais utilisé dans le reste du dossier, et la formulation de la déclaration de statut est conservée telle qu'elle est écrite.

Lorsqu'une partie d'un tampon ou d'une mention est illisible, la traduction l'indique par [illisible] au lieu de deviner. Un chiffre deviné dans un numéro de licence introduirait un identifiant erroné dans le dossier.

Changements de nom : faire concorder la licence, le diplôme et le passeport

Les infirmières mariées après l'obtention de leur diplôme ont souvent un diplôme à un nom de famille, une licence renouvelée à un autre et un passeport qui présente une troisième orthographe. Les traductions ne peuvent pas corriger cela, mais elles ne doivent pas l'aggraver. Chaque document est traduit avec le nom tel qu'il y est écrit, et la translittération du nom suit l'orthographe du passeport afin que le même nom apparaisse dans l'ensemble du dossier.

Le lien entre les noms vient de l'acte d'état civil. Une traduction de document de changement de nom, jointe à l'acte de mariage, montre à l'agent que le diplôme, la licence et le passeport appartiennent à la même personne. Si l'infirmier passe par la procédure consulaire, les numérisations téléversées sur le portail doivent porter le nom sous la même forme que dans la demande.

Réutiliser les mêmes traductions aux étapes I-140 et I-485

Une fois l'ensemble certifié, les mêmes traductions peuvent servir dans les dépôts suivants tant que les documents eux-mêmes n'ont pas changé. Les traductions certifiées préparées pour l'examen des diplômes peuvent être versées aux dossiers I-140 et I-485, et la traduction certifiée de documents pour l'USCIS suit les mêmes règles de certification à chaque étape. Une licence renouvelée depuis la première traduction est un document modifié : l'infirmier doit donc demander à l'avocat si elle nécessite une nouvelle traduction.

L'étape compte pour les règles de langue. Les documents d'état civil destinés au National Visa Center ou à un consulat peuvent relever de l'exception de la langue officielle du pays concerné, alors que tout ce qui est déposé auprès de l'USCIS doit être en anglais. Si une traduction manque ou n'est pas certifiée à l'étape I-140 ou I-485, l'USCIS peut émettre une demande de preuves supplémentaires (Request for Evidence, RFE) ou un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny), et il peut aussi refuser un dossier sans rien demander au préalable lorsque les preuves initiales sont insuffisantes.

Pour les actes de mariage et de naissance, le Reciprocity Schedule du département d'État indique quelle version d'un document d'état civil est acceptable dans chaque pays. Le consulter avant de commander évite de payer la traduction d'une mauvaise version.

Avant de commander, rassemblez les originaux du diplôme, du relevé de notes avec le tableau des heures cliniques, de la licence et de l'inscription, des attestations de bonne conduite professionnelle (good standing) et des actes d'état civil qui expliquent tout changement de nom, et lisez les consignes en vigueur de chaque organisme. Texliff prépare chacun de ces documents comme une traduction certifiée distincte, avec sa propre certification, et une traduction certifiée de licence d'infirmier reproduit chaque numéro, chaque date et chaque tampon de la licence.