Visa étudiant F-1 : traduction certifiée des lettres de banque et des diplômes

Chaque lettre de banque, attestation de garant, diplôme et relevé de notes rédigé en langue étrangère dans un dossier de visa étudiant F-1 doit être accompagné d'une traduction certifiée en anglais, car l'école comme le consulat lisent le dossier en anglais. L'école examine d'abord les pièces financières, lorsque son responsable d'école désigné décide de délivrer ou non le formulaire I-20. L'agent consulaire revoit les mêmes pièces financières lors de l'entretien de visa, avec les dossiers scolaires.

Traduction d'une lettre de banque pour le F-1 : ce que vérifie le responsable de l'école

Un responsable d'école désigné lit un relevé bancaire traduit ou une lettre de banque pour y chercher quatre éléments : le nom du titulaire du compte, la devise, la date de la lettre ou du relevé, et le solde dont l'étudiant dispose. Si l'un de ces quatre éléments manque dans la traduction, le responsable doit le redemander, même lorsque l'original le montre clairement.

La traduction conserve donc le nom du titulaire du compte avec la même orthographe que sur le passeport. Les montants restent dans la devise imprimée sur l'original, et la traduction ne les convertit pas en dollars. Les dates suivent l'ordre de l'original, et le traducteur écrit le mois en toutes lettres lorsque la source est ambiguë entre le jour et le mois. Les certificats de dépôt à terme, les lettres d'attribution de bourse et les lettres d'approbation de prêt d'une banque étrangère sont traités comme une lettre de solde : chaque chiffre, cachet, signature et détail d'agence est traduit ou décrit.

Les lettres de banque tiennent souvent sur une page, et la tentation est forte de ne traduire que la ligne du solde. Une traduction partielle ne respecte pas la règle de l'USCIS selon laquelle un document en langue étrangère doit faire l'objet d'une traduction complète en anglais, et les responsables d'école travaillent avec la même attente. L'en-tête, les numéros de référence, les titres des agents et les notes manuscrites font aussi partie de la traduction.

Garants autres que les parents : traduire l'attestation et le lien de parenté

Lorsqu'un parent finance les études, un acte de naissance relie le garant à l'étudiant. Lorsque c'est un oncle, un frère ou une sœur aînée, ou un autre proche qui paie, le dossier doit contenir davantage : les propres documents financiers du garant, une attestation signée par laquelle le garant s'engage à couvrir les frais, et des actes d'état civil qui montrent le lien entre le garant et l'étudiant. Un proche éloigné de deux degrés peut avoir besoin de plusieurs actes de naissance et de mariage pour relier les noms.

Chacun de ces actes est traduit intégralement et certifié. Les chaînes de noms doivent se lire de la même façon dans tout l'ensemble, car un agent comparera le nom du garant sur la lettre de banque avec son nom sur les actes prouvant le lien de parenté. La société de traduction peut préparer la partie linguistique, mais c'est l'école et le conseiller de l'étudiant qui décident quels documents du garant suffisent.

Traduction du diplôme et du relevé de notes pour l'admission

Les écoles demandent la traduction du diplôme de fin d'études secondaires ou d'un certificat de diplôme précédent, ainsi que les relevés de notes, avant d'admettre l'étudiant. Les résultats d'examens du pays d'origine s'y ajoutent parfois. Un diplôme est court, mais il porte un sceau, un numéro d'enregistrement, des signatures et souvent une date dans un format local, et tous ces éléments font partie de ce qui est traduit.

Les relevés de notes sont plus longs et plus techniques. Un relevé de notes d'une école coréenne, par exemple, indique des noms de cours, des unités de crédit et des notes selon une échelle locale, et la traduction de relevé de notes coréen conserve exactement les intitulés de cours, les symboles de notation et le barème tels qu'ils sont imprimés. Le traducteur ne convertit pas les notes en moyenne générale américaine (GPA). Si l'école souhaite une équivalence, c'est une évaluation de diplôme distincte qui la fournit, et ce rapport s'appuie sur la traduction certifiée de l'original.

Documents pour l'entretien consulaire et le DS-160

L'étudiant apporte le I-20 à l'entretien, et généralement les mêmes justificatifs financiers que l'école a examinés. L'agent consulaire peut aussi demander le diplôme et les relevés de notes. Chaque ambassade publie ses propres instructions sur les documents à apporter et sur les langues dans lesquelles ils peuvent être présentés ; le demandeur doit donc lire les instructions de l'ambassade qui organisera l'entretien avant de commander des traductions.

Les réponses du DS-160 sur la scolarité, la famille et le financement doivent correspondre à ce que disent les documents. Un étudiant vietnamien dont le passeport écrit le nom d'une façon et dont la lettre de banque l'écrit d'une autre crée un écart qu'un agent remarque. Pour la traduction de relevé bancaire vietnamien et les autres services de traduction vietnamienne, la société de traduction doit recevoir en premier l'orthographe du passeport, afin que le même nom figure sur chaque page du dossier.

Changement de statut vers le F-1 depuis les États-Unis

Une personne déjà présente aux États-Unis sous un autre statut de non-immigrant et qui souhaite étudier peut demander à l'USCIS un changement de statut sur le formulaire I-539, au lieu de déposer une demande auprès d'un consulat. Le dépôt est fait auprès de l'USCIS ; la facilité liée à la langue officielle que certains consulats accordent ne s'applique donc pas, et chaque document en langue étrangère du dossier exige une traduction certifiée en anglais.

Les documents sont en grande partie les mêmes : justificatifs financiers pour la première année d'études, documents du garant et dossiers scolaires utilisés par l'école pour l'admission. Ce qui change, c'est le lecteur. Un agent de l'USCIS examine le dossier sans entretien ; une traduction manquante ou incomplète peut donc entraîner une demande de preuves supplémentaires (RFE), et le I-20 de l'école n'y change rien. Pour les étapes générales de la procédure de visa étudiant, consultez l'aperçu de la procédure de visa étudiant F-1.

Ce que la certification doit contenir

La réglementation de l'USCIS exige une traduction complète en anglais, accompagnée de la certification du traducteur attestant que la traduction est exacte et qu'il est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais. En pratique, la certification indique le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, identifie le document et énonce ces deux points. Une certification distincte pour chaque document est la pratique la plus sûre. L'USCIS ne tient aucune liste de sociétés de traduction agréées ; l'expression « traduction certifiée par l'USCIS » désigne donc simplement une traduction qui porte cette certification.

Avant de commander, rassemblez le passeport, le I-20 ou la lettre d'admission, et les documents originaux de la banque et de l'école avec toutes les pages, y compris le verso lorsqu'il porte des cachets. Texliff prépare des traductions certifiées de documents pour l'USCIS ainsi que pour les dossiers scolaires et consulaires, et le diplôme et les relevés de notes sont généralement les premiers documents à mettre dans la commande.