Traduction d'un registre familial pour l'USCIS : hukou, koseki, livrets de famille

Un registre familial peut servir de preuve des liens familiaux dans un dossier USCIS, à condition que le registre entier soit traduit en anglais et que la traduction comporte l'attestation du traducteur. Selon le pays, le registre suffit à lui seul ou le demandeur doit aussi fournir un acte de naissance ou de mariage distinct ; le tableau de réciprocité Visa Reciprocity and Civil Documents by Country (Reciprocity Schedule) du Département d'État est l'endroit où le vérifier.

Ces registres portent de nombreux noms : le hukou chinois, le koseki japonais, le sổ hộ khẩu vietnamien, la transcription d'enregistrement du ménage taïwanaise, le tabien baan thaïlandais, le hojeok coréen, le shenasnameh iranien, les cartes de famille délivrées en Égypte et dans les pays du Golfe, et le livret de famille en usage en Haïti et dans certaines régions d'Afrique francophone. Chacun consigne plusieurs personnes dans un seul document, de sorte qu'un même livret peut appuyer une naissance, un mariage, une adoption et un décès dans le même dossier.

Comment l'USCIS considère un registre de ménage comme preuve

La réglementation de l'USCIS exige une traduction anglaise complète de tout document en langue étrangère, c'est pourquoi la traduction certifiée de documents pour l'USCIS couvre un registre de la première à la dernière page. Le traducteur atteste que la traduction est complète et exacte et qu'il maîtrise les deux langues. L'agent lit le texte anglais à côté de l'original, donc chaque mention doit y figurer.

Dans certains pays, le registre est accepté comme preuve de filiation ou de mariage, dans d'autres il n'est qu'un document complémentaire. Le tableau de réciprocité (Reciprocity Schedule) indique, pays par pays, quels actes d'état civil existent, qui les délivre et quelle version est acceptable. Les demandeurs devraient lire la fiche de leur pays avant de commander une traduction, car traduire une version que l'agent n'acceptera pas revient à gaspiller les frais. C'est l'avocat ou le représentant accrédité qui décide de ce qu'il faut joindre au dossier.

Quelles pages d'un registre familial sont traduites

Toutes les pages sont traduites, y compris celles qui ne contiennent aucune mention. Une page blanche est signalée comme blanche dans la traduction. Les couvertures, les pages intérieures de couverture, les cachets du bureau émetteur, les numéros de page, les notes manuscrites en marge et tout ce qui est imprimé au verso d'une page font partie du document. Une traduction limitée aux pages qui mentionnent le demandeur ne répond pas à l'exigence, même lorsque les autres membres du ménage ne sont pas concernés par le dossier.

Les passages illisibles sont signalés par « [illisible] » au lieu d'être devinés, et les signatures sont décrites, par exemple « [signature] ». La mise en page de la traduction suit l'original d'assez près pour qu'un agent puisse rapprocher chaque ligne traduite de la ligne correspondante de la source.

Des mentions ajoutées sur des décennies et la façon dont leurs dates restent dans l'ordre

Un registre est rarement rédigé en une seule fois. Un livret de famille ouvert par un grand-parent peut contenir des naissances, des mariages, des décès, des déménagements et des changements de nom inscrits par différents greffiers pendant de nombreuses années, de différentes écritures. La traduction conserve les mentions dans l'ordre de l'original, et chaque mention garde la date imprimée à côté d'elle.

Les formats de date demandent de l'attention. Les registres chinois placent l'année en premier, les registres japonais comptent couramment les années par ère de règne, comme Heisei ou Reiwa, et les registres iraniens utilisent les dates du calendrier solaire hégirien. La traduction reproduit la date telle qu'elle est écrite et, lorsque la société de traduction la convertit, indique la date convertie au format américain pour que l'agent puisse la lire sans faire de calcul. Les mentions barrées et corrigées sont traduites telles qu'elles apparaissent, avec une note indiquant que la mention a été rayée.

Le chef de famille et le lien de chaque personne

La plupart des registres indiquent un chef de famille, puis précisent le lien de chaque autre personne avec ce chef, par exemple conjoint, fils aîné ou belle-fille. Lorsque le registre sert à montrer que deux personnes sont parent et enfant ou mari et femme, l'agent regarde d'abord ces termes de parenté, c'est pourquoi une mention de mariage mérite le même soin qu'une traduction d'acte de mariage. Ces termes prêtent aussi à confusion, car un lien indiqué par rapport au chef de famille n'établit pas toujours le lien entre deux autres membres.

La traduction conserve le terme de parenté exactement comme le registre le donne, et le chef de famille est identifié au même endroit que dans l'original. Lorsqu'un terme n'a pas d'équivalent anglais unique, le traducteur emploie le terme anglais simple le plus proche et le répète sur chaque page. Les noms suivent l'orthographe du passeport, afin que le registre, le passeport et les formulaires désignent manifestement la même personne. Une mention qui enregistre une adoption suit la même règle, et la traduction des documents d'adoption correspondante doit utiliser les mêmes noms et les mêmes dates.

Livret complet ou extrait pour une seule personne

De nombreux bureaux délivrent deux versions d'un registre : le livret complet qui énumère tout le ménage, et un extrait qui ne mentionne qu'une personne ou quelques membres choisis. Une page de registre de ménage pour un seul résident chinois, une transcription vietnamienne pour un seul membre du ménage et le koseki shōhon japonais, qui ne liste que des personnes choisies, sont des extraits. Le tōhon est la copie complète. Les extraits sont plus courts, mais ils peuvent omettre justement la mention qui montre le lien invoqué.

Le tableau de réciprocité (Reciprocity Schedule) nomme souvent la version qu'il exige. Lorsqu'il demande le registre complet, un extrait peut donner lieu à une demande de preuves supplémentaires (Request for Evidence, RFE). Un registre peut aussi être déposé à côté d'une traduction d'acte de naissance chinois ou d'une traduction d'acte de mariage vietnamien qui consigne le même événement. La mention du registre familial et l'acte distinct doivent concorder sur les noms, les dates et les lieux, et le traducteur signale toute différence au lieu de la corriger discrètement.

Registres remplacés ou en cours de suppression

Certains systèmes ne délivrent plus le livret. La Corée du Sud a remplacé le hojeok par des certificats distincts en 2008, et le Vietnam supprime progressivement le sổ hộ khẩu. Un demandeur né avant le changement peut détenir un ancien registre alors que de nouveaux certificats existent pour les mêmes faits, de sorte que le dossier peut inclure les deux. Un koseki japonais suit les mêmes règles page par page que les autres, et une traduction certifiée du japonais vers l'anglais couvre le registre familial complet. Les règles générales sur les actes d'état civil figurent dans l'article sur les actes d'état civil et le tableau de réciprocité.

La traduction automatique ne répond pas à l'exigence pour les registres. Elle traite mal les noms, les termes de parenté et les dates d'ère, et un logiciel ne peut pas produire l'attestation signée que demande l'USCIS. Une société de traduction fournit une attestation indépendante du dossier, ce qui écarte la question de savoir si le demandeur ou un proche attestait des preuves dans son propre dossier.

Avant de commander, rassemblez toutes les pages du registre, recto et verso, ainsi que tout acte distinct qui consigne le même événement, et consultez le tableau du pays concerné. Nous traduisons le registre page par page et l'acte distinct à côté, et la traduction certifiée d'acte de naissance est généralement le premier de ces actes à comparer au registre.