Traduction de dossiers militaires pour l'USCIS : dossiers I-485, N-400 et asile

Un dossier militaire étranger déposé auprès de l'USCIS exige une traduction complète en anglais accompagnée d'une certification signée, comme tout autre document en langue étrangère. Les demandeurs en ont généralement besoin lorsque leurs réponses sur le formulaire I-485 ou le formulaire N-400 mentionnent un service dans une armée nationale, une unité de réserve ou un autre groupe armé, et que l'officier veut voir la pièce qui étaye la réponse.

Les deux formulaires posent des questions sur le service militaire et les services assimilés, de sorte que les dossiers qui montrent quand une personne a servi, où, et comment le service a pris fin font partie des preuves. La réglementation de l'USCIS exige que chaque document en langue étrangère d'un dossier soit accompagné d'une traduction complète et de la certification du traducteur attestant sa compétence et l'exactitude de la traduction. Un livret de service, un certificat de libération et une carte d'exemption relèvent de cette exigence au même titre qu'un acte de naissance. L'avocat ou le représentant accrédité décide des pièces à soumettre ; les sections ci-dessous expliquent comment les documents sont traduits.

Quels documents militaires apparaissent dans les dossiers I-485 et N-400

Les pièces qui existent dépendent du pays. La Russie et plusieurs autres pays de l'ex-Union soviétique délivrent un livret d'identité militaire qui consigne en un seul endroit l'incorporation, les affectations, le grade et la libération. De nombreux pays d'Amérique latine délivrent une carte de service ou un certificat de libération après le service obligatoire ; la cartilla militar mexicaine en est un exemple bien connu. Certains pays remettent seulement une carte de report ou d'exemption aux personnes qui n'ont jamais été appelées, et cette carte doit aussi être traduite, car elle explique pourquoi aucun service n'apparaît dans le dossier.

Outre le dossier principal, les dossiers comprennent souvent des certificats de grade et de décoration, des ordres de mutation, des conclusions de commissions médicales ayant mis fin au service et des lettres d'un bureau de recrutement. Les dossiers d'asile peuvent ajouter des preuves de désertion, de refus de servir ou d'objection de conscience, et la page de traduction de documents d'asile explique comment ces preuves plus larges sont traitées. Chaque pièce est un document distinct, et il est plus prudent d'établir une certification distincte pour chacune.

Comment les grades, les noms d'unités et les types de libération sont traduits

Les grades militaires ne correspondent pas exactement d'un pays à l'autre ; une société de traduction conserve donc le grade tel qu'il est écrit dans l'original et ajoute entre crochets un équivalent descriptif, par exemple un grade de sergent suivi de [sergent supérieur]. La traduction n'attribue jamais de grade américain. Le lecteur voit ce que dit le document et approximativement ce qu'il signifie, sans que le traducteur décide que deux grades sont équivalents.

Les noms d'unités suivent la même approche. Un numéro d'unité, une garnison ou un bureau régional de recrutement est translittéré tel quel, et une courte description entre crochets peut être ajoutée lorsque le nom seul n'apprend rien à un lecteur anglophone. Les abréviations restent dans la traduction, avec leur forme développée entre crochets à la première occurrence.

Les dates demandent le plus de soin. De nombreux pays écrivent le jour en premier, et certains dossiers écrivent le mois en toutes lettres ou utilisent un calendrier local. La traduction indique chaque date sous une forme sans ambiguïté et distingue la date de début, la date de fin et la date de délivrance. Le type de libération est traduit littéralement. La libération à l'issue de la durée de service, pour raison de santé, par réduction des effectifs et par passage dans la réserve ont chacune un sens différent, et la traduction conserve la distinction que fait l'original.

Ce que couvre la traduction complète d'un livret de service

L'USCIS attend que la traduction couvre tout ce qui figure sur la page. Pour un livret militaire, cela signifie les titres imprimés, les mentions manuscrites, chaque cachet et chaque sceau, chaque signature décrite par [signature], le bureau émetteur, les numéros de page et les notes en marge. Les mentions illisibles sont signalées par [illisible] au lieu d'être devinées, et les sections vides sont indiquées comme telles. Un livret comportant de nombreux petits cachets de commandants différents reçoit une mention pour chaque cachet.

Les décorations et les mentions élogieuses sont traduites telles qu'elles sont nommées, avec l'organisme qui les a décernées et la date. Le traducteur ne cherche pas de médaille équivalente et n'évalue pas l'importance d'une distinction. Lorsque le livret comporte une photographie, la traduction l'indique à l'endroit où elle apparaît, afin que l'officier puisse rapprocher chaque élément de la traduction de la source. Traduire uniquement les pages qui mentionnent le service, ou seulement un extrait, ne répond pas à l'exigence. La traduction automatique seule ne comporte aucune certification humaine et a tendance à altérer les grades, les abréviations et les dates ; elle ne répond donc pas non plus à l'exigence.

Comment le dossier traduit concorde avec les réponses du formulaire

Le dossier traduit montre les mêmes faits que ceux fournis par le demandeur sur le formulaire. Si le formulaire N-400 indique un service pendant une certaine période, le livret doit montrer cette période, le même pays et une libération conforme à la description. Un écart entre le formulaire et le dossier traduit est facile à repérer pour un officier et peut conduire à une demande de preuves supplémentaires (RFE) ou à un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny). Les demandeurs doivent comparer la traduction terminée au formulaire avant le dépôt et soumettre tout écart à leur avocat, qui décide de ce qu'il convient d'en dire.

Il existe des règles d'inadmissibilité pour certains types de service, et c'est un avocat qui conseille à ce sujet ; la traduction ne change en rien ce que dit le dossier, dans un sens comme dans l'autre. Les déclarations à l'appui méritent la même attention. Une déclaration écrite d'un ancien commandant ou d'un proche qui décrit le service est une déclaration sous serment, et la traduction de déclaration sous serment suit les mêmes règles de traduction intégrale de la page. Une traduction de déclaration sous serment en espagnol est courante lorsqu'une déclaration d'un commandant ou d'un bureau local d'Amérique latine a été rédigée en espagnol.

Livrets russes et ukrainiens et orthographe des noms

Les livrets militaires russes et ukrainiens sont fréquents dans ces dossiers. Un livret russe se trouve souvent dans le même dossier qu'un casier judiciaire ou une attestation d'habilitation, et la page de traduction de casier judiciaire en russe explique comment ces pièces sont traitées. Les documents ukrainiens délivrés avant 1991 sont en russe et les suivants en ukrainien, de sorte qu'un même parcours de service peut nécessiter les deux langues ; les services de traduction en ukrainien couvrent les documents plus récents. Les noms sont romanisés selon la norme du passeport ukrainien.

Le dossier de service, le passeport et la carte d'exemption d'une même personne peuvent comporter trois orthographes du même nom. La société de traduction suit chaque document tel qu'il est écrit et signale la différence entre crochets au lieu d'en choisir une silencieusement ; l'officier voit alors la même divergence que le demandeur peut expliquer.

Ce qu'il faut préparer avant de commander

Numérisez toutes les pages du livret ou du certificat, y compris les pages blanches et les couvertures intérieures, avec une résolution qui rend les cachets lisibles. Rassemblez le passeport et tout autre document qui montre l'orthographe du nom et des dates du demandeur ; une traduction de passeport est nécessaire lorsque ce document n'est pas en anglais. Dressez la liste des dossiers que l'avocat prévoit de déposer, afin que chacun reçoive sa propre certification. Texliff prépare ces dossiers dans le cadre de sa traduction certifiée de documents pour l'USCIS, et nous remettons une traduction qui respecte la mise en page de la source, afin que l'officier puisse comparer les deux page par page.