Diplôme et relevé de notes H-1B : la traduction certifiée pour la pétition I-129

Dans un dossier H-1B, un diplôme étranger est appuyé par des traductions certifiées en anglais de chaque document de diplôme que détient le travailleur, en général le diplôme et le relevé de notes, et ces traductions doivent être terminées avant que l'évaluateur de diplômes ne commence son travail. L'USCIS exige une traduction intégrale en anglais, accompagnée de l'attestation du traducteur selon laquelle elle est complète et exacte et selon laquelle il maîtrise les deux langues, et l'évaluateur lit ce texte anglais pour comparer le diplôme étranger à un diplôme américain.

Les documents de diplôme H-1B qui nécessitent une traduction certifiée

L'employeur dépose le formulaire I-129, Petition for a Nonimmigrant Worker, et pour un travailleur H-1B, la pétition doit démontrer qu'il détient le diplôme exigé par la profession spécialisée. Un diplôme obtenu à l'étranger arrive dans le dossier sous la forme d'un ensemble de pièces plutôt que d'un seul certificat. L'avocat ou le représentant accrédité de l'employeur décide de ce qui est joint à la pétition, mais voici les pièces qui comportent généralement du texte en langue étrangère :

• Le diplôme, y compris son verso lorsqu'il comporte des numéros d'enregistrement, des cachets ou des signatures.
• Le relevé de notes, avec chaque page et chaque semestre.
• Un certificat de diplôme délivré séparément du diplôme, comme le font certaines universités et certains ministères de l'éducation.
• Les lettres d'employeurs et autres justificatifs d'expérience, lorsqu'un diplôme de trois ans est combiné à de l'expérience professionnelle pour atteindre l'équivalent d'un diplôme américain de quatre ans.

Chacune de ces pièces fait l'objet de sa propre traduction, et il est plus prudent de fournir une attestation distincte pour chacune, afin qu'un agent puisse relier chaque certificat aux pages qu'il couvre. Une traduction certifiée de diplôme et la traduction du relevé de notes sont donc deux documents, même lorsque la même société de traduction prépare les deux. Ensemble, ils forment la traduction certifiée de documents pour l'USCIS sur laquelle la pétition s'appuie pour le diplôme.

Ce dont l'évaluateur de diplômes a besoin dans la traduction

Un évaluateur de diplômes rédige un rapport indiquant à quoi correspond le diplôme étranger aux États-Unis, et ce rapport ne peut être plus précis que les pages traduites dont il part. Quatre éléments pèsent le plus : les intitulés de cours, les notes avec leur échelle, les heures ou les crédits et le nom exact de l'établissement qui délivre le diplôme. Chacun apparaît en anglais tel que l'original l'imprime.

Les intitulés de cours sont traduits en entier et jamais abrégés. Un cours imprimé « Cálculo Diferencial e Integral II » devient « Differential and Integral Calculus II », et le chiffre romain est conservé. Les notes sont recopiées telles qu'imprimées : un 7,5 sur 10 reste 7,5 sur 10, et un résultat descriptif tel que « aprovado » est traduit par « passed ». La conversion d'une note en note américaine (A, B, C) relève du travail de l'évaluateur, et un traducteur qui la fait cache à l'agent la note d'origine.

L'échelle de notation reçoit le même traitement. Un relevé imprime souvent l'échelle sur la page ou au verso, avec la note de passage et la note maximale, et cette légende fait partie du document. Les heures et les crédits sont recopiés avec l'unité que l'université utilise, car l'évaluateur les compte pour juger si un programme de trois ans correspond à un programme de quatre ans. Le nom de l'établissement est écrit tel qu'il figure sur le sceau et sur l'en-tête, et la même orthographe est utilisée sur le diplôme, sur le relevé de notes et sur tous les documents suivants qui mentionnent l'école.

Pourquoi la traduction passe avant l'évaluation

Les évaluateurs de diplômes travaillent à partir de textes en anglais, c'est pourquoi la traduction certifiée est normalement commandée en premier et l'évaluateur la reçoit avec les copies des originaux. Lorsque l'ordre est inversé, le rapport d'évaluation cite des intitulés de cours et un nom d'établissement qu'aucune traduction n'a encore fixés, et la pétition peut se retrouver avec deux versions anglaises de la même liste de cours. Un agent qui trouve « Differential Calculus » dans le rapport et « Calculus I » sur le relevé traduit doit deviner s'il s'agit du même cours.

Les noms sont l'autre raison de traduire d'abord. Le nom du travailleur sur le diplôme, le relevé de notes, le passeport et le formulaire I-129 doit être orthographié de la même façon, et l'orthographe choisie dans la première traduction se retrouve dans le rapport d'évaluation. La traduction automatique seule ne peut pas faire ce travail, car elle ne comporte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates et les abréviations. Lorsque l'évaluateur demande aussi le contenu des cours, les descriptions de cours et les programmes suivent les mêmes règles, et une traduction de guide de cours conserve le texte intégral et les intitulés d'origine. La différence entre traduire un dossier scolaire et l'évaluer est expliquée dans traduction de diplôme et évaluation des diplômes.

RFE H-1B sur l'équivalence du diplôme et son origine

Une demande de preuves supplémentaires (RFE) sur la question de savoir si le diplôme du travailleur équivaut au diplôme américain requis s'explique souvent par le jeu de traductions plutôt que par le diplôme lui-même. Les causes habituelles sont un relevé auquel il manque un semestre, un diplôme traduit sans son verso, un cachet ou une mention d'enregistrement omis et une attestation qui ne couvre pas tous les documents. L'USCIS peut émettre une RFE ou un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny) lorsqu'une traduction est absente, incomplète ou non certifiée, et la politique de l'USCIS permet aussi aux agents de refuser un dossier sans émettre de RFE au préalable lorsque les preuves initiales sont insuffisantes.

Complet signifie tout ce qui figure sur la page : en-têtes, intitulés de champs, cachets, sceaux, signatures décrites entre crochets sous la forme « [signature] », mentions manuscrites et notes en marge. Les passages illisibles sont signalés par « [illisible] » et ne sont jamais devinés, et les sections vides sont signalées comme vides. Une liste des cours, ou une traduction des seules pages de la dernière année, ne répond pas à l'exigence. La mise en page suit l'original d'assez près pour qu'un agent puisse relier chaque ligne traduite à la page d'origine.

Les lettres d'expérience exigent la même exhaustivité lorsqu'un diplôme de trois ans est en cause. Les lettres d'employeurs étrangers comportent généralement un en-tête, un cachet et une signature, et la traduction reproduit le texte en entier et décrit le cachet et la signature. L'évaluateur combine les lettres avec la formation pour établir une équivalence, si bien qu'une lettre dont un paragraphe manque affaiblit toute la combinaison.

Documents de diplôme en portugais et en espagnol dans les dossiers H-1B

Les diplômes du Brésil, du Portugal et des pays hispanophones comportent des particularités que le traducteur doit traiter de façon délibérée. Un diplôme porte souvent des numéros d'enregistrement avec des références de livre et de page, la signature d'un recteur ou d'un secrétaire général et un ou plusieurs cachets, dont certains au verso. Un relevé de notes brésilien, l'histórico escolar, énumère chaque cours avec ses heures et son résultat, et le nom de l'établissement figure dans l'en-tête puis de nouveau sur le sceau. Chacun de ces éléments est traduit ou décrit dans le texte anglais.

Une traduction de diplôme en espagnol et une traduction de relevé de notes en portugais suivent les mêmes règles que tout autre document de diplôme. Le traducteur travaille à partir de la page originale, conserve les intitulés de cours et les notes d'origine, et certifie le résultat. La langue elle-même est traitée sur la page des services de traduction en portugais.

Les documents de diplôme à l'étape du visa au consulat

Une fois la pétition approuvée, un travailleur qui se trouve hors des États-Unis demande son visa auprès d'un consulat, remplit le formulaire DS-160 et peut se voir demander les documents de diplôme lors de l'entretien. Les consignes consulaires diffèrent d'un poste à l'autre, et le travailleur doit suivre celles du consulat où a lieu l'entretien. Un consulat peut accepter des documents dans la langue officielle du pays où le travailleur dépose sa demande, de sorte qu'un travailleur convoqué au Brésil peut constater que le portugais y est accepté. Cette exception ne concerne que les consulats, et une pétition déposée auprès de l'USCIS exige toujours tout en anglais.

Le travailleur apporte les originaux à l'entretien. Le jeu de traductions doit être identique, page pour page, à celui déposé avec la pétition, afin que l'agent voie au consulat le même dossier de diplôme que l'USCIS a vu dans la pétition.

Vérifier le jeu de documents de diplôme avant le dépôt du formulaire I-129

Avant que la pétition ne soit constituée, le travailleur et l'avocat de l'employeur peuvent poser les originaux à côté des traductions et vérifier quatre points : chaque page et le verso de chaque page sont traduits, les notes et les heures correspondent aux originaux, le nom de l'établissement est orthographié de la même façon partout et chaque document a sa propre attestation signée.

Lorsque le jeu de documents de diplôme est prêt, le relevé de notes complet, chaque page du diplôme et les éventuelles lettres d'expérience doivent être confiés ensemble à une même société de traduction afin que les orthographes concordent dans tout le dossier. Texliff prépare chaque traduction certifiée de relevé de notes avec la mise en page de l'original et une attestation signée distincte.