Points clés
- La pétition I-129 de l'employeur comprend rarement les documents du travailleur lui-même ; la plupart des besoins de traduction H-2A et H-2B apparaissent donc à l'entretien consulaire ou dans des démarches ultérieures.
- Les consulats ne demandent généralement une traduction certifiée que lorsqu'un document d'état civil n'est ni en anglais ni dans la langue officielle du pays où le visa est demandé.
- Dès qu'un document est déposé auprès de l'USCIS, il doit être en anglais, accompagné d'une traduction certifiée complète, même si le consulat a accepté l'original en espagnol.
- Consulter le tableau de réciprocité du Department of State avant de commander une traduction permet de savoir quelle version d'un acte d'état civil est acceptable et évite de traduire la mauvaise.
- La traduction d'un passeport pour un dépôt de dossier couvre toutes les pages comportant du texte, y compris les pages de visa, les tampons et les mentions, les signatures étant décrites et les passages illisibles signalés comme tels.
- Les actes de mariage et les actes de naissance des enfants sont traduits séparément, chacun avec sa propre certification, car ils servent dans les pétitions ultérieures pour un conjoint ou un enfant.
- Les noms de famille gardent l'ordre imprimé sur l'acte d'origine, et ce même ordre doit se retrouver à l'identique dans le passeport, l'acte de mariage et l'acte de chaque enfant.
- Les lettres d'expérience d'employeurs étrangers et les casiers judiciaires ou dossiers de justice demandés par le consulat sont traduits en entier, y compris les en-têtes, les tampons, les signatures et les dates d'émission.
- La certification devrait venir d'une société de traduction, car un travailleur ou un proche qui la signe certifie une preuve de son propre dossier et risque d'être questionné.
Un travailleur titulaire d'un visa H-2A ou H-2B a généralement besoin de très peu de documents traduits, car la pétition de l'employeur comprend rarement les documents du travailleur lui-même. Les traductions deviennent importantes plus tard, à l'entretien consulaire et dans toute démarche future où l'identité, le mariage ou les enfants du travailleur doivent être prouvés.
L'employeur dépose la pétition sur le formulaire I-129, et ce dépôt porte sur l'emploi, la saison et le besoin de main-d'œuvre de l'employeur. Les documents d'état civil du travailleur relèvent d'une autre étape : l'entretien consulaire qui suit le DS-160, ainsi que toute pétition familiale ou tout changement de statut ultérieur. Dès qu'un document arrive à l'USCIS, il doit être accompagné d'une traduction anglaise complète et d'une certification signée.
Traduction pour le visa H-2A et H-2B au consulat
Les règles consulaires relatives aux documents d'état civil demandent généralement une traduction certifiée lorsqu'un document n'est ni en anglais ni dans la langue officielle du pays où le visa est demandé. Un travailleur mexicain qui dépose sa demande au Mexique avec un acta de nacimiento en espagnol se trouve généralement du côté de la langue officielle de cette règle. Les documents de la Jamaïque sont émis en anglais et n'ont normalement besoin d'aucune traduction.
L'exception de la langue officielle ne vaut que pour le NVC et les consulats. Le même acta de nacimiento exige une traduction certifiée de documents pour l'USCIS le jour où il est déposé auprès de l'USCIS, car tout ce qui figure dans un dossier USCIS doit être en anglais. C'est pourquoi de nombreux travailleurs qui reviennent pendant plusieurs saisons finissent par traduire les mêmes quelques documents, même si les premiers entretiens ne l'ont jamais demandé.
Le Department of State publie le tableau Visa Reciprocity and Civil Documents by Country. Il indique quels actes d'état civil le Mexique, le Guatemala, le Honduras et le Salvador délivrent, qui les délivre et quelle version est acceptable. Le consulter avant de commander une traduction évite de payer pour la mauvaise version d'un document.
Traduction du passeport et de l'acte de naissance des travailleurs saisonniers
Le passeport est le document qu'un travailleur présente en premier. Les passeports lisibles à la machine impriment souvent la page des données en anglais en plus de la langue nationale, mais une traduction de passeport pour un dépôt de dossier couvre toutes les pages comportant du texte, y compris les pages de visa, les tampons d'entrée et de sortie et les mentions. Les tampons et les signatures sont décrits entre crochets, et tout ce qui est illisible est signalé par « [illisible] » au lieu d'être deviné.
L'acte de naissance est le document auquel tous les autres sont comparés. Un acta de nacimiento mexicain, qui indique le CURP, ou un certificat du RENAP guatémaltèque, du RNP hondurien ou du RNPN salvadorien donne le nom complet, le nom des parents, ainsi que la date et le lieu de naissance. La traduction de l'acte de naissance suit la mise en page de l'original afin qu'un agent puisse rapprocher chaque ligne traduite de la source, et elle inclut les notes en marge et le verso de la page si l'un ou l'autre contient quelque chose.
Actes de mariage et de naissance des enfants dans les pétitions ultérieures
Un travailleur qui se marie ou a des enfants pendant ses retours saisonniers aura besoin de ces documents si un conjoint ou un enfant est inclus plus tard dans une pétition, par exemple un formulaire I-130 déposé par ou pour le travailleur. Une traduction d'acte de mariage indique le nom des deux époux, la date et le registre qui a enregistré le mariage. L'acte de naissance de chaque enfant est traduit séparément et porte sa propre certification.
Les noms espagnols à deux noms de famille causent la plupart des incohérences dans ces dossiers. La traduction garde les noms de famille dans l'ordre imprimé sur l'original, et ce même ordre doit apparaître dans le passeport, l'acte de mariage et l'acte de chaque enfant. Le guide sur les actes d'état civil mexicains et centraméricains décrit les différences entre les registres. L'avocat ou le représentant accrédité décide lesquels de ces documents figurent dans un dépôt donné.
Lettres d'expérience d'employeurs étrangers
Certaines offres d'emploi H-2 demandent une expérience préalable, et un travailleur peut la documenter avec des lettres d'anciens employeurs à l'étranger. Une lettre rédigée en espagnol est une preuve en langue étrangère comme une autre ; elle est donc traduite en entier, y compris l'en-tête, le tampon, la signature, les numéros de téléphone et les dates d'emploi.
Les dates méritent de l'attention dans ces lettres. Une date écrite 05/06/2019 au Mexique signifie le 5 juin, et la traduction écrit le mois en toutes lettres pour que personne ne puisse la lire comme le 6 mai. L'article sur la traduction des lettres d'emploi traite aussi des fiches de paie et des contrats.
Casiers judiciaires et dossiers de justice seulement sur demande
Un consulat ne demande un certificat de police ou un dossier judiciaire que lorsque le cas l'exige, et il l'indique dans les instructions remises au travailleur. Lorsqu'un tel document est demandé et qu'il est en espagnol, le document entier est traduit, y compris la mention qu'aucun antécédent n'a été trouvé, la date d'émission, le service émetteur et tout sceau ou tampon. Une traduction partielle des lignes pertinentes ne satisfait pas à l'exigence.
Qui certifie la traduction des documents d'un travailleur
La certification est une déclaration signée du traducteur sur sa propre compétence dans les deux langues ainsi que sur l'exhaustivité et l'exactitude du travail. Lorsque le travailleur, un conjoint ou un autre proche la signe, cette personne certifie une preuve de son propre dossier, et les agents peuvent lui accorder moins de poids ou la remettre en question. Une société de traduction fournit une certification indépendante du dossier.
L'USCIS ne tient aucune liste approuvée de traducteurs ou de sociétés ; une « traduction certifiée USCIS » désigne donc simplement une traduction qui porte la certification demandée par l'USCIS. Une traduction automatique seule n'a pas de certification humaine et traite mal les noms et les dates ; elle ne satisfait donc pas à l'exigence. Une traduction manquante, incomplète ou non certifiée peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (Request for Evidence, RFE) ou un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny), et les agents peuvent aussi refuser un dossier sans RFE. Pour les documents en espagnol, une traduction certifiée de l'espagnol vers l'anglais par une société de traduction répond à cette norme.
Garder un seul jeu de traductions au fil des saisons
Un travailleur qui revient pendant de nombreuses saisons a intérêt à traduire chaque document une seule fois et à conserver le résultat ensemble. Chaque orthographe de la première traduction devient l'orthographe que les dépôts ultérieurs doivent respecter. Le dossier d'un travailleur fonctionne mieux lorsqu'il contient les éléments suivants :
- Un scan net de chaque document d'origine, recto et verso.
- La traduction anglaise de chaque document, avec sa propre certification jointe.
- L'orthographe du nom dans le passeport, que la société de traduction utilise pour toute commande ultérieure.
- Une note indiquant pour quel dépôt ou quel entretien chaque traduction a servi.
Lorsqu'un document est réémis ou qu'un nom est corrigé, la nouvelle version est traduite elle aussi, et l'ancienne traduction reste dans le dossier avec une note précisant laquelle s'applique. Apporter les traductions précédentes à une nouvelle commande permet à la société de traduction de reprendre les mêmes orthographes.
Avant le premier entretien, un travailleur peut réunir le passeport, l'acte de naissance et les éventuels actes de mariage ou de naissance des enfants dans un même dossier et comparer chacun au tableau de réciprocité. Nous préparons chaque document avec sa propre certification, et une traduction d'acte de naissance en espagnol est un premier document judicieux à avoir sous la main.