Traduction des pièces justificatives du formulaire I-131 pour les titres de voyage

Le formulaire I-131 est une demande unique qui couvre plusieurs titres de voyage, et chacun d'eux s'appuie sur des documents en langue étrangère différents. L'USCIS exige une traduction anglaise complète, avec une attestation signée, pour chacun de ces documents ; le plan de traduction dépend donc du titre de voyage demandé dans le formulaire.

Pièces justificatives du formulaire I-131 à traduire

La page du formulaire I-131 sur uscis.gov énumère les titres de voyage que le formulaire permet de demander. Trois nous intéressent ici. L'advance parole permet à certains demandeurs, par exemple une personne dont le formulaire I-485 est en cours d'examen, de demander l'autorisation de revenir après un voyage. Le permis de retour (reentry permit) s'adresse à un résident permanent qui prévoit de rester longtemps à l'étranger. La parole humanitaire (humanitarian parole) est une demande présentée pour une personne qui se trouve hors des États-Unis.

Le formulaire lui-même est en anglais, mais les preuves qui l'appuient ne le sont souvent pas. Un acte de décès établi dans un autre pays, une lettre d'hôpital, un contrat de travail étranger ou une attestation d'inscription d'une université à l'étranger doivent tous être déposés avec une traduction anglaise. L'USCIS demande que la traduction soit complète, qu'elle comporte la déclaration du traducteur attestant sa compétence dans les deux langues, et qu'elle soit certifiée exacte. L'avocat ou le représentant accrédité décide des documents à joindre. Une société de traduction qui propose la traduction certifiée de documents pour l'USCIS prépare chaque document comme une traduction certifiée distincte.

Advance parole : actes de décès et lettres d'hôpital

Un demandeur dont le formulaire I-485 est en cours d'examen et qui doit voyager pour une urgence familiale doit généralement justifier cette urgence. Les documents sont en règle générale une traduction d'acte de décès étranger, une lettre de l'hôpital qui a soigné le proche et, parfois, une déclaration du médecin traitant. Chacun est un document distinct et reçoit sa propre attestation, ce qui est la pratique la plus sûre. Avant de commander, consultez la fiche du pays dans le barème Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, qui indique quelle version d'un acte de décès l'autorité émettrice délivre, afin de ne pas payer pour la mauvaise.

Les actes de décès contiennent des détails faciles à perdre. Ils indiquent le numéro d'enregistrement, le lieu et la date du décès, la cause du décès lorsque le registre l'indique, ainsi que les noms des parents ou du conjoint. Lorsque l'acte provient d'un pays arabophone, les dates peuvent suivre le calendrier hégirien et le nom de la personne peut comporter quatre éléments : prénom, père, grand-père et nom de famille. Une traduction d'acte de décès en arabe soignée conserve chaque date telle qu'elle est écrite et place l'équivalent grégorien entre crochets, afin que l'officier voie les deux. Les lettres d'hôpital et les lettres de proches provenant du même pays suivent le même processus avec nos services de traduction en arabe.

Permis de retour : contrats, attestations d'inscription et documents commerciaux

Un résident permanent qui va séjourner à l'étranger doit expliquer pourquoi. Les pièces justificatives sont en général un contrat de travail avec un employeur étranger, une attestation d'inscription universitaire, un bail ou un titre de propriété, ou des documents d'immatriculation d'entreprise. Un contrat de travail étranger est traduit comme tout autre contrat juridique : chaque clause, chaque annexe, les blocs de signature et le cachet de l'entreprise sont rendus, et la pagination correspond à l'original pour que l'officier puisse suivre.

Les attestations d'inscription et les documents de propriété sont courts, mais ils contiennent des noms, des dates et des numéros d'enregistrement qui seront comparés aux autres éléments du dossier. Un cachet manquant ou un pied de page non traduit rend la traduction incomplète, car une traduction complète couvre tout ce qui est imprimé ou écrit sur la page, y compris le verso s'il comporte quelque chose.

Parole humanitaire : preuves provenant de l'étranger

Une demande de parole humanitaire est présentée au nom d'une personne qui se trouve à l'étranger ; la plupart des preuves sont donc en langue étrangère : pièces d'identité, lettres de proches aux États-Unis et à l'étranger, et documents qui montrent la situation urgente. Les pièces d'identité, généralement le passeport et un acte de naissance, sont traduites intégralement. Une traduction de passeport couvre la page de données, les visas ou cachets d'entrée, ainsi que chaque page d'avenant ou de modification qui comporte du texte.

Les lettres de proches sont traduites telles qu'elles sont écrites. Leur ton, leur ordre et toute affirmation dont l'auteur n'est pas sûr restent tels quels. Une lettre écrite dans la hâte ou l'émotion reste hâtive ou émotive en anglais, et l'hésitation de l'auteur ou une déclaration incertaine est reprise telle quelle. Embellir la formulation changerait ce que l'officier lit.

Traduire les lettres médicales sans ajouter d'interprétation

Les diagnostics, les plans de traitement et les déclarations de médecins sont les documents les plus susceptibles d'être joints à une demande urgente. La traduction reproduit le diagnostic tel que le médecin étranger l'a rédigé, ainsi que les noms des examens, les noms des médicaments, les posologies, les dates, l'en-tête de l'hôpital et les signatures. Le traducteur n'explique pas un diagnostic, ne le convertit pas en un autre terme clinique et ne commente pas la gravité de l'état de santé. Lorsqu'une note manuscrite est illisible, elle est signalée par « [illisible] » au lieu d'être devinée.

Les hôpitaux étrangers utilisent des abréviations différentes de celles des États-Unis, et une supposition erronée peut changer le sens d'une ligne. Un compte rendu de sortie d'hôpital en espagnol peut employer un sigle sans équivalent direct en anglais ; le traducteur conserve donc l'abréviation avec une note entre crochets et n'écrit le terme complet que lorsque la source rend le sens certain. Le même soin s'applique à une traduction de dossier médical en espagnol. La traduction automatique seule ne satisfait pas à l'exigence, car elle ne comporte aucune certification humaine et traite mal les noms de médicaments, les dates et les abréviations.

Quels documents du formulaire I-131 traduire en premier

Les demandes urgentes laissent peu de place à une préparation lente ; l'ordre de préparation compte donc. Les documents qui établissent le motif du voyage ou de la demande doivent être traduits en premier, car le reste du dossier en dépend. Viennent ensuite les pièces d'identité, puis les lettres de soutien et les documents de contexte.

1. Les documents qui prouvent l'urgence ou le motif du séjour à l'étranger, comme l'acte de décès, la lettre d'hôpital ou le contrat étranger.
2. Les pièces d'identité de la personne qui voyagera ou qui bénéficiera de la parole humanitaire.
3. Les lettres de proches, d'employeurs ou d'institutions qui décrivent la situation.
4. Les documents de contexte qui ajoutent des détails mais ne portent pas le motif principal.

Travailler dans cet ordre aide aussi un cabinet d'avocats à repérer tôt une page manquante, alors qu'il est encore temps de demander un meilleur scan au client.

Faire correspondre les noms et les dates au formulaire I-131 et au passeport

Chaque document traduit est comparé au formulaire et au passeport. L'orthographe d'un nom dans la traduction doit suivre le passeport, puisque c'est la pièce d'identité que l'officier a déjà en main. Si un document étranger orthographie le même nom différemment, la traduction reproduit l'orthographe de la source et l'avocat décide comment traiter cette différence. Les dates suivent le format américain mois, jour, année dans la traduction, et la date d'origine est conservée lorsque la source utilise un autre calendrier.

Avant de commander, envoyez des scans nets de chaque page, versos compris, avec la page de données du passeport et une copie du projet de formulaire. Avec le dossier complet en main, une société de traduction peut faire correspondre les noms et les numéros dans tous les documents, et nous préparons les traductions certifiées des dossiers médicaux et des autres pièces justificatives comme un ensemble cohérent.