Traduction des documents d'un asilé pour l'ajustement de statut (I-485)

Un asilé ou un réfugié qui dépose le formulaire I-485 a besoin d'une traduction certifiée en anglais de tous les documents en langue étrangère du dossier. En pratique, cela signifie le passeport ou la carte d'identité nationale, tout acte de mariage délivré à l'étranger après l'octroi de l'asile, les actes de naissance des enfants nés à l'étranger, et toute preuve secondaire qui remplace un document que le demandeur ne peut pas obtenir. Les asilés et les réfugiés peuvent demander la carte verte (green card) après un an de statut, et la page du formulaire I-485 de l'USCIS renvoie aux instructions qui énumèrent les pièces justificatives. L'avocat ou le représentant accrédité décide de ce qui figure dans le dossier ; le travail de traduction commence une fois cette liste établie.

Quels documents du I-485 des asilés et des réfugiés doivent être traduits

L'USCIS exige que tout document en langue étrangère soit accompagné d'une traduction complète en anglais, et que le traducteur certifie qu'elle est complète et exacte et déclare être compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais. Une société de traduction qui propose une traduction certifiée de documents pour l'USCIS fournit cette attestation. L'USCIS ne tient aucune liste de sociétés de traduction agréées ; l'expression « traduction certifiée par l'USCIS » désigne donc simplement une traduction accompagnée de la certification que l'USCIS demande.

Les documents qui doivent le plus souvent être traduits dans un dossier d'ajustement de statut d'asilé ou de réfugié sont les suivants :

• La page d'identité ainsi que les pages de visa, d'entrée et de mentions d'un passeport, ou une carte d'identité nationale lorsque le demandeur en possède une.
• Les documents d'enregistrement comme réfugié ou d'autres pièces d'identité délivrées hors des États-Unis, si le demandeur les possède.
• Un acte de mariage pour un mariage célébré après l'octroi de l'asile, lorsque le conjoint fait partie du dossier.
• Les actes de naissance des enfants, y compris ceux des enfants nés à l'étranger après l'octroi de l'asile.
• Les lettres, déclarations sous serment et autres preuves secondaires rédigées dans une autre langue.

Le dossier d'asile précédent est un bon point de départ, car le même passeport ou le même acte de naissance figure souvent dans les deux dossiers. Le nouveau dossier doit reprendre les mêmes noms et la même lecture de chaque document ; il faut donc ressortir les traductions du dossier d'asile et les comparer avant de commander quoi que ce soit de nouveau.

Traduction du passeport et de la carte d'identité nationale sans commentaire

Un passeport ou une carte d'identité nationale délivré par le pays que le demandeur a quitté est traduit comme n'importe quelle autre pièce d'identité. Le traducteur rend chaque champ imprimé, l'autorité émettrice, les tampons, les mentions, les lignes lisibles par machine et les inscriptions manuscrites, et décrit entre crochets les signatures et les sceaux. La traduction consigne ce que dit le document. Elle n'ajoute aucune note sur le pays, sur le gouvernement ou sur les raisons du départ du demandeur.

De nombreux passeports impriment la page d'identité en anglais, mais les tampons d'entrée et de sortie, les pages de visa et les mentions de prolongation sont souvent dans la langue locale. Un agent ne peut rapprocher un tampon traduit de l'original que si chacun apparaît avec sa date et son lieu. Une traduction de passeport pour l'USCIS qui ne couvre que la page de la photo laisse ces pages sans explication. Une page vierge est signalée comme vierge, et un tampon illisible est marqué « [illisible] » au lieu d'être deviné. Un passeport expiré est tout de même traduit lorsqu'il fait partie du dossier, et ses dates sont reproduites telles qu'elles figurent sur la page.

L'orthographe des noms doit correspondre à la décision d'asile et au I-94

Les asilés et les réfugiés ont généralement déjà une orthographe de leur nom enregistrée : la décision d'asile ou l'admission comme réfugié, le I-94 et souvent une carte d'autorisation de travail. Chaque traduction doit être vérifiée par rapport à cette orthographe avant d'être finalisée. Un nom écrit de trois façons différentes entre le passeport, l'acte de mariage et les actes de naissance des enfants donne à un agent une raison de poser des questions.

Les noms écrits dans des alphabets non latins admettent plusieurs orthographes anglaises acceptables ; la translittération des noms pour l'USCIS doit donc suivre une seule orthographe dans tout le dossier. Lorsque le dossier existant comporte une orthographe que le demandeur juge désormais erronée, le traducteur ne la corrige pas discrètement. La traduction indique ce que montre le document source, et le demandeur et l'avocat décident comment traiter la différence. Les chaînes de noms arabes en quatre parties, avec le prénom, le père, le grand-père et le nom de famille, sont une source fréquente d'écarts, car l'ordre et le nombre de noms dans le document source correspondent rarement aux champs d'un formulaire américain.

Traduction de l'acte de mariage pour un mariage postérieur à l'octroi de l'asile

Un demandeur qui s'est marié après avoir obtenu l'asile ou le statut de réfugié peut détenir un acte de mariage du pays d'origine, d'un pays tiers ou des États-Unis. Un acte américain ne nécessite aucune traduction. Un acte venant de l'étranger en nécessite une, et la traduction de l'acte de mariage comprend les informations du registre, les noms des deux époux et des éventuels témoins, la date, le numéro d'enregistrement et chaque tampon.

Certains pays délivrent les actes de mariage à la main, ce qui fait d'une traduction d'acte de mariage en dari un travail pour quelqu'un qui sait lire l'écriture autant que la langue. Lorsque l'acte utilise un autre calendrier, la traduction indique la date telle qu'elle est écrite dans le document source, afin que l'agent puisse la comparer avec la date convertie. Un contrat de mariage religieux est traduit intégralement, y compris les clauses qui paraissent banales.

Actes de naissance d'enfants délivrés à l'étranger

Un enfant né après l'octroi de l'asile peut avoir un acte de naissance du pays où la famille vivait à ce moment-là, qui n'est pas toujours le pays d'origine. L'acte est traduit intégralement, avec les noms des parents orthographiés comme dans leurs propres documents. Si le nom d'un parent apparaît différemment sur l'acte de l'enfant et sur le passeport, le traducteur signale l'orthographe du document source, et la famille et l'avocat décident comment expliquer la différence.

Le Département d'État publie un tableau Visa Reciprocity and Civil Documents by Country qui indique quels documents d'état civil chaque pays délivre et quelle version est acceptée. Les demandeurs doivent le consulter avant de commander une traduction, car un acte intégral et un extrait abrégé sont deux documents différents, et traduire le mauvais fait perdre les frais engagés. Certains pays arabophones, l'Arabie saoudite en particulier, délivrent des documents avec des dates du calendrier hégirien ; une traduction d'acte de naissance en arabe doit donc tenir compte de ce calendrier. Les familles qui ont besoin de services de traduction en arabe apportent souvent plusieurs de ces documents à la fois.

Preuves secondaires lorsque les documents du pays d'origine sont introuvables

Certains demandeurs ne peuvent pas obtenir un acte de naissance, un acte de mariage ou une pièce d'identité auprès de l'autorité qui l'a délivré. Le demandeur démontre alors que le document n'est pas disponible, en général par une déclaration écrite de l'autorité émettrice ou par une mention du tableau de réciprocité (Reciprocity Schedule) indiquant que le document est généralement indisponible, puis fournit des preuves secondaires à la place. Les preuves secondaires peuvent comprendre des registres paroissiaux ou de baptême, des dossiers scolaires, des dossiers médicaux et des déclarations sous serment de personnes ayant une connaissance personnelle de l'événement, généralement deux.

Chaque pièce en langue étrangère parmi celles-ci nécessite sa propre traduction certifiée. La traduction automatique ne répond pas à l'exigence, car elle ne comporte aucune certification humaine et a tendance à mal traiter les noms, les dates et les abréviations.

Avant de commander les traductions, le demandeur doit réunir chaque document en langue étrangère, le comparer au tableau de réciprocité (Reciprocity Schedule) et vérifier l'orthographe du nom par rapport à la décision d'asile et au I-94. Nous préparons une attestation distincte pour chaque document, ce qui est la pratique la plus sûre, et la traduction des documents d'asile d'origine constitue une bonne référence pour harmoniser les orthographes dans le nouveau dossier.