Traduction des documents I-485 dérivés pour les conjoints et les enfants

Le conjoint ou l'enfant qui ajuste son statut en tant que bénéficiaire dérivé dépose un formulaire I-485 distinct, et chacun de ces formulaires exige que ses actes d'état civil en langue étrangère soient traduits en anglais avec une certification. L'acte de mariage prouve le lien du conjoint avec le demandeur principal, et l'acte de naissance de chaque enfant prouve son lien avec le parent. Les passeports, les documents d'adoption ou de garde et les preuves de la dissolution des mariages antérieurs complètent le dossier.

La réglementation de l'USCIS exige une traduction anglaise complète de tout document en langue étrangère, certifiée par le traducteur comme complète et exacte, avec une déclaration attestant qu'il maîtrise les deux langues. Lorsque le demandeur principal détient un statut H-1B, L-1, E-2 ou autre, les membres de sa famille détiennent généralement le statut de personne à charge correspondant, comme H-4 ou L-2. L'avocat ou le représentant accrédité détermine qui est admissible et quoi soumettre ; ce qui suit ne concerne donc que les documents. Les règles générales figurent sur la page traduction certifiée de documents pour l'USCIS.

Quels documents I-485 dérivés doivent être traduits

Tout document qui n'est pas en anglais doit être traduit dans le dossier de chaque membre de la famille, y compris les documents que le demandeur principal a déjà déposés auparavant. Si une précédente demande I-129 ou I-140 comprenait un acte de mariage traduit, l'I-485 de la personne à charge doit contenir une copie de cette traduction avec sa certification.

Pour une famille type, la liste est courte :

• l'acte de mariage qui relie le conjoint au demandeur principal ;
• un acte de naissance pour chaque enfant, mentionnant les deux parents ;
• les pages du passeport de chaque membre de la famille qui contiennent les données biographiques ainsi que les visas ou cachets éventuels ;
• les documents d'adoption, de garde ou de tutelle pour un enfant qui n'est pas un enfant biologique ;
• un jugement de divorce ou un acte de décès pour tout mariage antérieur de l'un ou l'autre des conjoints.

Chaque document doit concorder avec les autres. Un dossier familial où le nom du conjoint apparaît sous trois orthographes différentes soulève des questions qu'un document de plus ne résoudrait pas.

Traduction de l'acte de mariage pour l'I-485 du conjoint

L'acte de mariage est la principale preuve du lien conjugal ; la traduction de l'acte de mariage doit donc reprendre chaque élément imprimé et manuscrit : les noms des deux conjoints, la date et le lieu du mariage, le numéro d'enregistrement, le bureau émetteur, ainsi que les cachets et les mentions en marge. La date du mariage et l'orthographe des noms des deux conjoints doivent correspondre à la pétition antérieure du demandeur principal. Si le dépôt antérieur utilisait une autre orthographe, le traducteur reproduit tout de même ce que l'acte lui-même indique, et la famille explique la différence séparément au lieu de modifier la traduction pour la faire correspondre.

Certains documents demandent une attention particulière. Un certificat de relation matrimoniale coréen (혼인관계증명서) est délivré dans le cadre du système de registre des relations familiales qui a remplacé le hojeok en 2008, et une traduction d'acte de mariage coréen doit suivre exactement ses champs, comme toute traduction certifiée du coréen vers l'anglais. D'autres pays délivrent un certificat au moment du mariage et un extrait de registre distinct par la suite. Le barème de réciprocité du Department of State indique quelle version est acceptable pour chaque pays, et il faut le consulter avant de payer la traduction.

Un mariage enregistré après une cérémonie religieuse

Dans certains pays, un couple se marie lors d'une cérémonie religieuse et fait enregistrer le mariage auprès de l'autorité civile des mois, voire des années plus tard. L'acte civil indique alors une date d'enregistrement postérieure à la date de mariage que le couple donne. La traduction présente les deux dates exactement telles qu'elles sont écrites. Un certificat religieux, si la famille le dépose aussi, est traduit comme un document distinct avec sa propre certification. Le traducteur ne concilie pas les deux dates dans la traduction.

Les actes de naissance doivent mentionner les deux parents

Le lien d'un enfant avec le demandeur principal est prouvé par l'acte de naissance, qui doit donc désigner le demandeur principal comme parent. De nombreux pays délivrent un extrait abrégé qui indique seulement le nom de l'enfant, sa date et son lieu de naissance. Un tel extrait omet souvent les parents et ne peut donc pas prouver le lien, même s'il est parfaitement traduit. La Pologne, par exemple, délivre à la fois une copie intégrale (odpis zupełny) et une copie abrégée (odpis skrócony), et la même distinction existe ailleurs.

La famille doit donc commander la version intégrale de l'acte auprès de l'autorité émettrice avant le début de la traduction. Une traduction d'acte de naissance chinois doit aussi convertir avec soin l'ordre des dates qui commence par l'année, et les noms des parents doivent être orthographiés comme dans leurs passeports. Si le nom d'un parent diffère entre l'acte de naissance et le passeport, la traduction suit l'acte.

Documents d'adoption, de garde et passeports

Un enfant qui n'est pas l'enfant biologique du demandeur principal a besoin de documents montrant comment le lien juridique a été établi : le jugement d'adoption, l'ordonnance du tribunal ou l'acte de tutelle, et l'acte de naissance modifié s'il en a été délivré un. La traduction des documents d'adoption couvre chaque page du dossier judiciaire soumis, y compris les numéros de dossier, les noms des juges et les sceaux. Lorsqu'un passage est illisible, le traducteur l'indique par [illegible] et ne devine pas. Pour les beaux-enfants, consultez l'article distinct sur la traduction des documents de carte verte pour un beau-fils ou une belle-fille.

Pour les passeports, la page des données et toute page comportant un visa, un cachet d'entrée ou une modification comptent le plus lorsqu'elles ne sont pas en anglais. L'orthographe de chaque nom dans le passeport devient souvent la référence de tout le dossier familial ; la personne qui traduit les autres documents doit donc la voir en premier.

Organiser un dossier familial avec une certification par document

Un dossier familial contient de nombreux documents pour plusieurs personnes, et l'agent doit associer chaque traduction à son original. La pratique la plus sûre est une certification pour chaque document traduit, avec le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date, ses coordonnées, une déclaration de compétence, une déclaration attestant que la traduction est complète et exacte, et une ligne qui identifie le document. La traduction de l'acte de mariage se suffit alors à elle-même, de même que la traduction de l'acte de naissance de chaque enfant.

Le conjoint et chaque enfant peuvent chacun déposer un I-485 avec des copies de l'acte de mariage et des documents du demandeur principal ; la traduction de ces documents communs doit donc être le même texte dans chaque dossier. Les orthographes différentes d'un même nom d'un dossier à l'autre se repèrent facilement lorsque les dossiers sont lus ensemble.

L'USCIS peut émettre une demande de preuves supplémentaires (RFE) ou un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny) lorsqu'une traduction est absente ou non certifiée, et la politique de l'USCIS permet aussi à un agent de refuser un dossier sans demande préalable lorsque les preuves initiales sont insuffisantes. La traduction automatique n'a aucune certification humaine et traite mal les noms et les dates ; elle ne satisfait donc pas à l'exigence.

Ce qu'il faut réunir avant de commander les traductions

Rassemblez la version intégrale de chaque acte d'état civil, des scans nets de chaque page, verso compris, ainsi que la pétition antérieure du demandeur principal afin de comparer les orthographes et la date du mariage. Consultez l'entrée du barème de réciprocité pour le pays, puis faites réaliser la traduction de l'acte de naissance de chaque enfant en même temps que celle de l'acte de mariage, afin que tout le dossier familial soit traduit selon un seul jeu d'orthographes. Texliff prépare chaque traduction avec sa propre certification.