Points clés
- Les preuves de difficulté pour une dérogation I-601 ou I-601A exigent une traduction certifiée complète en anglais dès qu'une partie d'un document, d'une lettre ou d'un dossier est rédigée dans une autre langue.
- L'USCIS ne tient aucune liste de traducteurs agréés : une « traduction certifiée USCIS » est donc une traduction accompagnée de la certification que l'USCIS demande, et non une traduction approuvée par l'USCIS.
- Les dossiers médicaux sont traduits tels qu'ils sont écrits, avec les diagnostics, les abréviations, les formulations prudentes comme « probable » et les unités des analyses exactement comme le médecin les a consignés.
- Les mots illisibles dans un dossier médical ou une lettre manuscrite sont signalés comme illisibles au lieu d'être devinés, car un seul mot deviné peut changer ce que le document semble dire.
- Les lettres et déclarations sous serment de proches sont traduites mot pour mot, avec l'en-tête, les dates, les tampons et les signatures décrits entre crochets, sans corriger la grammaire ni condenser les propos.
- Il faut consulter le Reciprocity Schedule du Département d'État avant de commander la traduction d'un acte de décès, car traduire la mauvaise version d'un acte d'état civil revient à gaspiller les frais engagés.
- Les documents financiers conservent chaque montant, devise, date et intitulé de compte tels qu'ils sont imprimés, et toute conversion de devise relève de la pièce jointe de l'avocat, non de la traduction certifiée.
- Chaque document est traduit page par page, y compris le verso d'une page qui contient quoi que ce soit ; seul un article de journal ou de publication peut être limité à l'article pertinent.
- Les noms et les dates des nouvelles traductions doivent correspondre au passeport et aux documents d'état civil déjà déposés avec le formulaire I-130 ou I-485, sauf si le document source lui-même présente une autre orthographe.
- L'avocat ou le représentant accrédité décide des preuves à inclure dans le dossier et de la façon dont elles appuient la dérogation, tandis que la société de traduction traduit uniquement ce que disent les documents.
Tout document de difficulté pour une dérogation I-601 ou I-601A rédigé dans une autre langue exige une traduction complète en anglais accompagnée de la certification du traducteur. La réglementation de l'USCIS l'impose pour chaque document en langue étrangère d'un dossier, et la lettre d'un médecin étranger est soumise à la même règle qu'un acte de naissance.
Le formulaire I-601, la demande de dérogation aux motifs d'inadmissibilité, et le formulaire I-601A, la demande de dérogation provisoire pour séjour irrégulier, sont examinés sur la base des preuves contenues dans le dossier. Une grande partie de ces preuves vient d'un autre pays : dossiers médicaux, bulletins scolaires, lettres de proches, documents financiers. La traduction certifiée de documents pour l'USCIS rend chacune de ces pièces lisible pour l'officier.
Quels documents de difficulté venus de l'étranger exigent une traduction certifiée
Un dossier de difficulté se compose de tout ce qui montre la situation du proche qualifiant et de la famille. Lorsque ce proche vit à l'étranger, ou que la famille conserve ses documents dans le pays d'origine, beaucoup de pièces ne sont pas en anglais. Exemples courants : comptes rendus d'hospitalisation, résultats de laboratoire, ordonnances, lettres des médecins traitants, dossiers scolaires des enfants, attestations d'employeur, bulletins de paie, relevés bancaires, titres de propriété et déclarations écrites de proches.
Chacun reçoit le même traitement : une traduction complète en anglais et une certification signée de la société de traduction. L'USCIS ne tient pas de liste de traducteurs agréés et ne délivre pas d'accréditation aux traducteurs ; « traduction certifiée USCIS » désigne donc seulement une traduction accompagnée de la certification que l'USCIS demande. Les documents à inclure dans le dossier, et la façon dont ils appuient la dérogation, sont décidés par l'avocat ou le représentant accrédité, non par la société de traduction.
Les dossiers médicaux sont traduits tels qu'ils sont écrits, jamais interprétés
Les dossiers médicaux sont la partie la plus technique de la plupart des dossiers de difficulté. Un hôpital au Mexique ou en Colombie peut consigner un diagnostic en notation clinique abrégée, avec des abréviations, des noms de médicaments et des notations de posologie différents de la pratique américaine. Si la source indique « DM2 » ou « HTA », le texte anglais conserve l'abréviation telle qu'elle est écrite, et un développement entre crochets n'est ajouté que lorsque le sens ne fait aucun doute.
Le traducteur ne pose pas de diagnostic, ne corrige pas et n'explique pas. Un diagnostic reste exactement tel que le médecin l'a rédigé, y compris les formulations prudentes comme « probable » ou « à exclure » (rule out), et les valeurs des analyses gardent leurs unités d'origine. Les tampons, numéros de licence du médecin, signatures et notes manuscrites en marge sont décrits entre crochets. Tout ce qui est illisible est signalé par « [illegible] » au lieu d'être deviné, car un mot deviné dans un dossier médical peut changer ce que le document semble dire. La traduction de dossiers médicaux en espagnol suit ces mêmes règles.
La traduction automatique ne satisfait pas à l'exigence. Elle ne comporte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates, les abréviations et les termes cliniques qui comptent le plus dans un rapport de difficulté.
Les lettres et déclarations sous serment de proches sont traduites intégralement
Les membres de la famille à l'étranger écrivent souvent sur la santé du proche qualifiant, sur les finances du foyer ou sur les conditions auxquelles la famille serait confrontée. Une lettre, ou une traduction de déclaration sous serment signée par une personne qui a une connaissance directe des faits, est traduite mot pour mot. Le traducteur ne corrige pas la grammaire, ne réunit pas les phrases courtes et n'adoucit pas le ton, et une déclaration à la première personne reste à la première personne.
Tout ce qui figure sur la page fait partie de la traduction : l'en-tête, la date, le bloc d'adresse, la formule de politesse, la signature et tout tampon ou marque de témoin. Une signature apparaît sous la forme « [signature] ». Les lettres manuscrites sont fréquentes dans ces dossiers, et un mot que le traducteur ne parvient pas à lire est signalé plutôt que complété. De nombreuses lettres de proches en Amérique latine sont rédigées en espagnol, et les services de traduction en espagnol les préparent selon les mêmes règles que tout autre document.
Actes de décès, dossiers scolaires, documents financiers et articles de presse
Lorsqu'un proche est décédé, la traduction de l'acte de décès doit suivre le format du pays émetteur. Le barème du Département d'État, Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, indique quels actes d'état civil chaque pays délivre et quelle version est acceptable ; il faut donc repérer la bonne version avant de commander quoi que ce soit en traduction.
Les dossiers scolaires d'enfants vivant à l'étranger sont traduits avec les notes, les intitulés des matières, l'échelle de notation et les sceaux intacts. Les documents financiers sont traités tout aussi littéralement. Une traduction de relevé financier conserve chaque montant, symbole monétaire, date et intitulé de compte tels qu'ils sont imprimés, et le traducteur ne convertit pas les devises et ne recalcule pas les totaux. Un paiement indiqué en monnaie locale reste dans cette monnaie, et toute conversion est laissée à la pièce jointe propre à l'avocat.
Les documents sur la situation du pays sont le seul cas où l'on traduit moins qu'un document complet. Pour un journal ou une autre publication, seul l'article pertinent doit être traduit. Un rapport d'hôpital ou une lettre ne bénéficie jamais de ce traitement.
Nombre de pages et ordre des pièces dans un dossier de difficulté
Les dossiers de difficulté sont volumineux, et chaque traduction doit correspondre à son original page pour page. Un dossier hospitalier de quarante pages donne une traduction de quarante pages correspondantes, le verso d'une page étant traduit dès qu'il contient quoi que ce soit. Les traductions partielles, les résumés et les versions « pages pertinentes uniquement » ne satisfont pas à l'exigence : le dossier ne peut donc pas être raccourci au stade de la traduction.
Une mise en page cohérente permet à l'officier de rapprocher chaque élément traduit de sa source. Chaque original est placé avec sa traduction, et chaque document traduit porte sa propre certification, ce qui est la pratique la plus sûre. L'avocat fixe les numéros de pièces et leur ordre, et la société de traduction aligne sa numérotation de pages sur l'index des pièces. Un changement du nombre de pages après la pagination du dossier peut fausser l'index ; les originaux doivent donc être définitifs avant le début de la traduction.
Les noms et les dates doivent correspondre au dossier I-130 et I-485
Les noms sont la principale source d'incohérences dans un dossier de difficulté. Un demandeur hispanophone peut apparaître avec deux noms de famille dans un document, un seul dans un autre et un nom d'épouse dans un troisième. L'orthographe du passeport et des documents d'état civil déjà déposés avec le formulaire I-130 ou le formulaire I-485 doit guider toutes les traductions ultérieures, sauf si le document source lui-même présente une autre orthographe. Dans ce cas, le traducteur reproduit ce que dit le document, et l'avocat décide comment expliquer la différence.
Les dates suivent la même règle. La traduction écrit les dates au format américain : mois, jour, année. Une date ambiguë dans la source est traduite telle qu'elle est imprimée, avec une note entre crochets, plutôt que convertie en silence. Une copie du dépôt précédent, ou au moins la page du passeport, permet à la société de traduction de rapprocher les orthographes avant que les nouveaux documents ne soient terminés.
Avant de transmettre un dossier à l'avocat, vérifiez que chaque page en langue étrangère a une page anglaise correspondante, que chaque traduction comporte une certification signée et que les noms correspondent au dossier précédent. Pour les dossiers médicaux, envoyez des copies complètes plutôt que des pages choisies à l'équipe qui prépare votre traduction certifiée de dossiers médicaux, afin que rien ne reste à traduire plus tard.