Traduction d'une police d'assurance pour l'USCIS comme preuve de mariage

Une police d'assurance étrangère qui désigne un conjoint peut être déposée comme preuve de bonne foi du mariage. Lorsqu'elle est rédigée dans une autre langue, elle doit être accompagnée d'une traduction anglaise complète avec certification. La réglementation de l'USCIS l'exige pour tout document en langue étrangère, et une police est soumise au même critère d'exhaustivité qu'un acte d'état civil. L'avocat ou le représentant accrédité décide des polices à inclure dans le dossier ; les questions de traduction commencent après cette décision, et elles sont traitées ici sous traduction certifiée de documents pour l'USCIS.

Les couples qui ont vécu à l'étranger avant de déposer le formulaire I-130, I-485 ou I-751 détiennent souvent une assurance vie, santé, habitation ou automobile souscrite auprès d'un assureur étranger. Les inscriptions à des avantages d'employeur et les formulaires de pension qui mentionnent le conjoint figurent dans les mêmes dossiers.

Les éléments d'une police que l'agent lit

L'agent examine une courte liste d'éléments. Le titulaire de la police et les autres personnes assurées sont nommés, les bénéficiaires sont nommés avec leur lien déclaré avec le titulaire, et les dates indiquent quand la police a pris effet et quand le conjoint y a été ajouté. Les relevés de primes montrent qui a payé et pendant combien de temps. Chaque élément doit figurer dans le texte anglais exactement tel que l'assureur l'a écrit.

Un acte de mariage prouve qu'un mariage a eu lieu à une date donnée. Une police montre deux personnes qui organisent leurs finances autour du mariage dans la durée. Le terme de parenté de la police est donc traduit littéralement. Si la police indique cónyuge, la traduction indique « spouse ». Si une police émise avant le mariage désigne la personne comme fiancé(e) ou partenaire, la traduction le reprend, et si elle n'indique aucun lien, la traduction n'en ajoute aucun. Les noms des deux conjoints doivent aussi être orthographiés comme dans la traduction de l'acte de mariage du même dossier.

Conditions particulières, tableau des bénéficiaires et conditions générales

Une police complète peut compter des dizaines de pages. La page des conditions particulières, parfois appelée tableau ou attestation de garantie, contient les données personnelles : numéro de police, titulaire, personnes assurées, dates de couverture, capitaux assurés et primes. Le tableau des bénéficiaires indique qui reçoit le capital et dans quelles proportions. Les deux sont traduits en entier, y compris chaque libellé de champ, cachet, signature et mention manuscrite.

Les conditions générales sont les clauses imprimées qui suivent le tableau. Lorsqu'elles font partie du document déposé, elles sont traduites aussi, car une traduction partielle d'un document déposé ne répond pas à l'exigence de l'USCIS. Lorsque le demandeur ne dépose que la page des conditions particulières et le tableau des bénéficiaires, ces pages sont traduites et la certification indique les pages couvertes. Comme une police est un contrat, les termes définis doivent être rendus de la même façon de la première à la dernière page, de sorte qu'une clause de la page 14 corresponde toujours à la définition de la page 2. Cette cohérence est la compétence principale de la traduction de contrats juridiques.

Comment les noms d'assureurs, les numéros de police et les dates sont reproduits

Les noms d'assureurs, les numéros de police, les numéros d'adhérent et les références de sinistre sont reproduits caractère par caractère. Ils ne sont ni traduits ni reformatés, et il en va de même pour les noms d'agents et d'agences dans l'en-tête.

Les dates demandent plus d'attention. Les polices de certains pays placent le jour en premier, d'autres l'année, et certaines utilisent un calendrier non grégorien. La traduction convertit chaque date dans un format unique et clair, et garde l'original visible lorsque le document est ambigu. Un formulaire de bénéficiaire daté d'avant le mariage et une police qui commence après celui-ci n'apprennent pas la même chose à l'agent ; aucune date n'est donc arrondie ni devinée. Une date floue ou coupée est signalée dans la traduction anglaise par la mention [illegible].

Les polices espagnoles suivent la même méthode. Une traduction de contrat juridique en espagnol applique ces règles aux noms, aux numéros et aux dates, et l'approche générale des documents sources en espagnol est décrite sous services de traduction en espagnol.

Formulaires de désignation de bénéficiaire et modifications ultérieures

Un formulaire de désignation de bénéficiaire est un document distinct de la police, et il comporte souvent sa propre date, sa signature et des lignes de témoins. Il est traduit comme un document autonome, avec sa propre certification. Lorsque la désignation a été modifiée par la suite, chaque version est traduite avec sa date, afin que le dossier montre l'ordre des événements : la désignation initiale, tout remplacement, et la date à laquelle l'assureur a enregistré la modification.

• Le formulaire de désignation initial et chaque formulaire modifié sont traduits séparément, chacun avec son bloc de signature et sa date.
• Les accusés de réception d'une modification par l'assureur, y compris les cachets et les dates de réception, sont traduits avec le formulaire qu'ils confirment.
• Les noms barrés et les corrections manuscrites sont signalés entre crochets dans la traduction anglaise, par exemple [crossed out] ou [handwritten], et le texte est traduit s'il est lisible.
• Les lettres d'accompagnement et les confirmations par e-mail de l'assureur sont des documents distincts et sont traduits s'ils sont déposés.

Conserver la traduction dans le même ordre de pages que l'original permet à l'agent de faire correspondre chaque page traduite à l'original sans avoir à chercher.

Inscriptions à une pension ou à des avantages d'employeur qui désignent le conjoint

Les formulaires d'inscription à des avantages, les relevés de caisse de retraite et les dossiers de régime de santé d'employeur suivent les mêmes règles qu'une police d'assurance. La personne inscrite, les personnes à charge mentionnées, le lien déclaré et la date d'inscription sont les éléments qui comptent. Lorsqu'un relevé de pension indique aussi des soldes ou des cotisations, il se comporte comme une traduction de relevé financier, et chaque chiffre et chaque en-tête de colonne est traduit. Un relevé de pension du Brésil ou du Portugal relève de la traduction de relevé financier en portugais.

La traduction automatique ne répond pas à l'exigence de l'USCIS, car elle ne comporte aucune certification humaine et traite souvent mal les noms, les dates et les termes juridiques, qui abondent dans le vocabulaire de l'assurance. Un dossier de mariage combine généralement plusieurs types de preuves, et l'article sur les preuves de bonne foi du mariage provenant de l'étranger explique comment les polices s'articulent avec les photographies, les comptes joints et les messages.

Ce que dit la certification pour chaque document d'assurance

Chaque document traduit comporte une certification avec le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, une déclaration de compétence dans les deux langues, une déclaration attestant que la traduction est complète et exacte, et l'identification du document. Une certification par document est la façon la plus prudente de déposer le dossier ; la police, le formulaire de bénéficiaire et le relevé de pension ont donc chacun la leur. Si le demandeur ou un proche signe la certification, cette personne certifie une preuve de son propre dossier, et l'agent peut lui accorder moins de poids. Une société de traduction fournit une certification indépendante du dossier.

Une traduction manquante ou incomplète peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (Request for Evidence, RFE), et la politique de l'USCIS permet à un agent de rejeter une demande sans en émettre lorsque les preuves initiales sont insuffisantes. Avant de commander, réunissez la page des conditions particulières, le tableau des bénéficiaires, chaque formulaire de désignation et chaque avenant, et numérisez les deux faces de chaque page. Vérifiez le nombre de pages de la traduction par rapport à l'original avant de l'approuver. Nous préparons les polices et les formulaires de bénéficiaire dans le cadre de notre traduction certifiée de contrats juridiques, avec une certification distincte pour chaque document.