Traduction des documents d'adoption pour l'USCIS : I-600 et I-800

Un dossier d'adoption internationale déposé avec le formulaire I-600 ou I-800 exige une traduction en anglais de chaque document en langue étrangère, et chaque traduction doit comporter une certification. Le dossier comprend généralement le jugement d'adoption ou de garde, les documents d'état civil de l'enfant, les pièces qui expliquent comment l'enfant est devenu adoptable, ainsi que les documents médicaux ou de consentement rédigés dans une autre langue. La réglementation de l'USCIS exige une traduction complète en anglais, certifiée par le traducteur comme complète et exacte, accompagnée d'une déclaration attestant que le traducteur est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais.

Le formulaire I-800 sert aux adoptions relevant de la Convention de La Haye, et le formulaire I-600 à celles qui n'en relèvent pas. Les deux dépôts diffèrent par la procédure, mais les règles de traduction des pièces justificatives sont les mêmes. L'agence d'adoption, l'avocat ou le représentant agréé décide des documents à joindre au dossier ; cet article décrit seulement comment ces documents sont traduits.

Quels documents d'un dossier I-600 ou I-800 doivent être traduits

Les documents étrangers varient selon le pays de l'enfant, mais la plupart des dossiers contiennent une combinaison des éléments suivants.

• Le jugement d'adoption rendu par un tribunal étranger, ou l'ordonnance qui a confié la garde aux parents adoptifs.
• L'acte de naissance original de l'enfant et, lorsqu'il en a été délivré un après l'adoption, l'acte de naissance modifié.
• Les documents d'abandon, de renonciation ou de tutelle émanant de l'orphelinat, du tribunal ou de l'autorité de protection de l'enfance.
• Le consentement écrit des parents biologiques, ou un document indiquant pourquoi ce consentement n'a pas pu être obtenu.
• Le dossier médical de l'enfant et tout carnet de vaccination de l'orphelinat ou de l'hôpital.

Chaque élément est un document à part entière : il reçoit donc sa propre traduction et sa propre certification. Un seul lot traduit avec une unique certification en tête est plus difficile à comparer aux originaux pour un agent. La pratique habituelle pour la traduction certifiée de documents pour l'USCIS est une certification signée par document, ce qui permet aussi de réutiliser un document plus tard sans reprendre tout l'ensemble.

Traduction du jugement d'adoption : la formulation du tribunal reste telle quelle

Un jugement d'adoption étranger est un document judiciaire, et la traduction le suit ligne par ligne. Le numéro de dossier, le nom du tribunal, le nom du juge, la date de la décision, les noms des parents adoptifs et le nom de l'enfant avant et après l'adoption figurent exactement comme dans le jugement. Les cachets, sceaux et signatures sont décrits entre crochets, et les pages vierges sont signalées comme telles.

Les tribunaux de pays différents emploient des termes différents pour le même acte juridique. Un jugement peut parler d'adoption plénière, d'adoption simple, de transfert de tutelle ou de déchéance de l'autorité parentale, et chacun de ces termes a un sens différent dans le dossier. Le traducteur conserve le terme employé par le tribunal et ne le remplace pas par un terme juridique américain qui lui ressemble. Un jugement venu de Chine illustre le point sur les dates : la traduction de documents d'adoption en chinois convertit les dates où l'année vient en premier à l'ordre américain, sans modifier le jour, le mois ni l'année.

Traduction de l'acte de naissance avant et après l'adoption

La plupart des enfants adoptés ont deux actes de naissance : l'un indique les parents biologiques ou un parent inconnu, l'autre, délivré après l'adoption, indique les parents adoptifs et un nouveau nom. Les deux figurent au dossier lorsqu'ils existent, et les deux sont traduits intégralement. La traduction de l'acte de naissance modifié ne doit pas emprunter d'informations à l'acte original, et l'original ne doit pas être corrigé pour correspondre à l'acte modifié.

La difficulté tient au nom de l'enfant. Un même enfant peut apparaître sous un nom de naissance dans le registre de l'orphelinat, sous une deuxième orthographe dans l'acte de naissance original, et sous le nom adoptif dans le jugement et le passeport. Le traducteur orthographie chaque nom comme le fait le document concerné, avec les mêmes règles de translittération pour tous les documents, afin que l'agent voie que les mentions désignent un seul enfant. Lorsque la source écrit le même nom de deux façons, une courte note du traducteur entre crochets indique les deux formes. Les noms ne doivent jamais être harmonisés en silence, car une traduction qui modifie un nom ne correspond plus à sa source.

Un document venu d'Haïti montre l'importance de ce point. La traduction d'un acte de naissance en créole haïtien reprend les prénoms et les noms de famille selon l'orthographe de la source, et cette même orthographe se retrouve ensuite dans le jugement et dans tous les autres documents. Les services de traduction en créole haïtien couvrent les documents d'orphelinat et de tribunal d'un même dossier.

Registres manuscrits d'orphelinat et documents d'abandon

Les registres d'orphelinat et les dossiers locaux d'aide sociale sont souvent manuscrits, parfois au crayon, sur des formulaires photocopiés plusieurs fois. Le traducteur lit ce qui figure sur la page et signale tout ce qui est illisible par la mention [illisible] au lieu de deviner. Un mot deviné dans un document sur l'origine d'un enfant peut introduire une fausse déclaration dans le dossier, ce qui est pire qu'un blanc visible.

Les mentions manuscrites sont traduites à l'endroit où elles apparaissent, à côté de l'intitulé imprimé du champ auquel elles se rapportent. Les notes en marge, les cachets de dates différentes et les mentions ajoutées plus tard par une autre main sont chacun décrits, afin que l'agent voie quelles informations ont été consignées à l'arrivée de l'enfant et lesquelles ont été ajoutées ensuite. Le verso d'une page est aussi traduit lorsqu'il porte une note, un cachet ou une signature.

Dossiers médicaux et déclarations de consentement

Les antécédents médicaux de l'enfant peuvent arriver au dossier sous forme de résumés d'hospitalisation, de courbes de croissance, de résultats d'examens ou de carnet de vaccination tenu par l'orphelinat. Les termes médicaux, les noms de médicaments et les abréviations varient d'un pays à l'autre ; la traduction de dossiers médicaux est donc confiée à un traducteur qui conserve le terme d'origine et n'ajoute une note entre crochets que si l'abréviation resterait sinon peu claire. Une traduction automatique seule ne comporte aucune certification humaine et traite mal les abréviations et les dates ; elle ne satisfait donc pas à l'exigence.

Le consentement des parents biologiques et les déclarations de personnes qui connaissent l'histoire de l'enfant sont généralement rédigés sous forme de déclarations signées. La traduction d'une déclaration sous serment (affidavit) en langue étrangère conserve la première personne, les termes propres du signataire, la date et chaque bloc de signature. Si une déclaration a été rédigée en anglais et signée par une personne qui ne lit pas l'anglais, le dossier peut exiger un certificat d'interprétation distinct, et un avocat peut dire si c'est le cas.

Traduction de documents américains dans la langue de l'enfant

L'adoption internationale fait aussi circuler des documents dans l'autre sens. L'autorité centrale étrangère ou le tribunal étranger peut demander l'étude du milieu familial des parents adoptifs, leurs documents de vérification d'antécédents ou leurs lettres d'approbation dans la langue du pays de l'enfant. La même traduction rigoureuse s'applique, mais la langue cible change, et c'est l'autorité destinataire qui décide si elle exige une certification et sous quelle forme. L'entreprise de traduction a besoin des instructions écrites de l'autorité étrangère avant de commencer, car elles peuvent différer de ce qu'attend l'USCIS.

Le NVC et les consulats acceptent certains documents d'état civil dans la langue officielle du pays où le visa est traité, mais l'USCIS ne prévoit aucune exception de ce type. Dès que le dossier est entre les mains de l'USCIS, chaque document en langue étrangère exige une traduction en anglais, et un document traduit uniquement dans la langue étrangère pour l'autorité centrale ne satisfait pas à cette exigence.

Ce qu'il faut préparer avant de commander les traductions

Réunissez tous les documents du dossier de l'enfant, y compris ceux qui semblent redondants, et envoyez des scans nets de chaque page, recto et verso. Consultez le tableau Visa Reciprocity and Civil Documents by Country du Département d'État pour le pays de l'enfant, car il indique la version acceptée de chaque document d'état civil, et la traduction d'une mauvaise version fait perdre les frais engagés. Dressez la liste des noms de l'enfant tels qu'ils apparaissent sur chaque document, afin que le traducteur puisse appliquer une seule règle d'orthographe à tous.

Lorsque l'ensemble est prêt, nous préparons chaque traduction avec sa propre certification signée, comparée à l'original page par page, dans le cadre de notre service de traduction de documents d'adoption.