Traduction des documents de dispense J-1 : lettre de non-objection et preuves de difficultés

Tout document en langue étrangère d'un dossier de dispense J-1 de l'obligation de résidence de deux ans doit être accompagné d'une traduction anglaise complète, avec la certification signée du traducteur. Cela couvre aussi bien la lettre du gouvernement d'origine que les contrats de bourse, les lettres d'employeur, les dossiers scolaires et les rapports médicaux. Le dossier est lu en anglais, et une page non traduite ou dotée d'une traduction non certifiée peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (RFE).

Les documents de dispense J-1 qui exigent une traduction certifiée

Les visiteurs d'échange soumis à l'obligation de résidence de deux ans demandent une dispense auprès du Département d'État sur le formulaire DS-3035. Les demandeurs qui invoquent des difficultés exceptionnelles pour un conjoint ou un enfant citoyen américain ou résident permanent, ou une crainte de persécution, déposent aussi le formulaire I-612 auprès de l'USCIS. Les autres motifs sont une déclaration du gouvernement d'origine indiquant qu'il ne s'y oppose pas, et la demande d'un organisme public américain intéressé. L'avocat ou le représentant accrédité décide du motif le plus adapté et des preuves à fournir.

Quel que soit le motif, les pièces en langue étrangère se répartissent en quelques groupes : la déclaration de non-objection du gouvernement d'origine, les contrats de financement et de bourse, les lettres de libération de l'employeur, les dossiers scolaires et médicaux pour les difficultés exceptionnelles, et les déclarations de proches ou d'autres témoins. L'USCIS exige que chacune soit accompagnée d'une traduction anglaise complète et d'une certification signée attestant la compétence et l'exactitude. L'USCIS ne tient aucune liste de traducteurs approuvés et ne certifie aucune société. Lorsque le demandeur ou un proche signe la certification, un agent peut lui accorder moins de poids, car cette personne certifie des preuves de son propre dossier. Une traduction certifiée de documents pour l'USCIS réalisée par une société de traduction évite cette question et suit les mêmes règles pour chacun des groupes ci-dessous.

Traduction de la lettre de non-objection et des cachets officiels

Une déclaration de non-objection est une lettre du gouvernement d'origine du visiteur d'échange indiquant qu'il ne s'oppose pas à ce que la personne reste aux États-Unis. Elle est normalement remise par l'ambassade du pays d'origine à Washington. Certains gouvernements rédigent la déclaration en anglais, d'autres dans la langue nationale, et d'autres encore envoient la langue nationale avec une courte page de couverture en anglais. Toute partie qui n'est pas en anglais doit être traduite, y compris la page de couverture si elle comporte son propre texte.

Les lettres gouvernementales contiennent beaucoup d'éléments faciles à perdre. L'en-tête, le numéro de dossier ou de référence, le nom et le titre du fonctionnaire signataire, la date, le cachet du ministère, le sceau et les paraphes manuscrits doivent tous figurer dans la traduction. Un cachet est décrit entre crochets, avec son texte traduit, par exemple « [cachet : ministère des Affaires étrangères, département consulaire] », et une signature apparaît sous la forme « [signature] ». Les dates conservent l'ordre de l'original, et une date d'un calendrier non grégorien est reproduite telle qu'elle est écrite, l'équivalent grégorien n'étant ajouté que si le traducteur peut le vérifier.

Les noms demandent le plus de soin. Le nom du visiteur d'échange dans la lettre doit correspondre à celui du DS-2019 et du passeport, et le traducteur suit l'orthographe du passeport lorsque l'écriture source en admet plusieurs. Lorsque la lettre orthographie le nom autrement que le passeport, la traduction reproduit exactement l'orthographe de la lettre, et le cabinet d'avocats décide si une explication est nécessaire.

Contrats de bourse et de financement : traduire la clause de remboursement

De nombreux visiteurs d'échange viennent grâce à une bourse d'un gouvernement ou d'une université de leur pays, assortie d'une obligation de service et d'une clause de remboursement. Le contrat est un texte juridique, et sa formulation compte pour l'agent qui lit le dossier. La clause de remboursement, le montant, les conditions qui la déclenchent, les délais et les garants nommés sont traduits tels qu'ils sont écrits et dans le même ordre. Un traducteur ne transforme pas « doit rembourser » en « peut être invité à rembourser » et ne fusionne pas deux conditions en une seule.

Les termes définis restent cohérents de la première à la dernière page. Si le contrat emploie un terme pour le ministère qui finance et un autre pour l'université, la traduction utilise un seul terme anglais pour chacun et le conserve du début à la fin. Les montants restent dans la devise d'origine, avec les chiffres et les montants écrits en toutes lettres lorsque la source contient les deux. Une traduction de contrat juridique couvre aussi les annexes, les tableaux, les blocs de signature et le cachet de chaque page. Une traduction de contrat juridique chinois doit respecter l'ordre des dates (année en premier) et indiquer les sceaux de l'entreprise ou de l'établissement. Les lettres et formulaires du même service exigent généralement aussi des services de traduction chinoise.

Lettres de libération de l'employeur et déclarations de témoins

Les lettres de libération de l'employeur montrent qu'un poste était occupé dans le pays d'origine et que l'employeur connaît le programme d'échange. Elles sont courtes, mais comportent généralement un en-tête, un cachet, une signature et un numéro de référence, et chacun de ces éléments est traduit ou décrit. Les intitulés de poste sont rendus littéralement, avec l'intitulé d'origine ajouté entre parenthèses lorsque le terme anglais pourrait être compris de plusieurs façons.

Les déclarations de proches, de collègues et d'autres personnes qui connaissent personnellement la situation sont traduites comme des déclarations sous serment, à la première personne et dans la voix de leur auteur. La traduction ne corrige pas la grammaire, ne rectifie pas les dates qui semblent erronées et n'ajoute aucun détail, et un mot illisible est signalé par « [illisible] » au lieu d'être deviné. Une traduction de déclaration sous serment comprend la signature, la date et toute page d'identification jointe.

Dossiers médicaux et scolaires utilisés comme preuves de difficultés

Les preuves de difficultés exceptionnelles proviennent souvent du dossier médical ou scolaire d'un conjoint ou d'un enfant. Les dossiers médicaux exigent une traduction littérale des diagnostics, résultats d'examens, noms de médicaments, posologies, notes des médecins et de la date de chaque consultation. Les abréviations restent telles qu'elles sont écrites, avec un développement entre crochets uniquement lorsque le traducteur en est certain, et les notes manuscrites sont traduites ou signalées par « [illisible] ». Les cachets de l'hôpital et la signature du médecin sont consignés. Une traduction de dossiers médicaux portugais suit la même approche, avec les noms de médicaments et les termes cliniques rendus sous leurs formes anglaises usuelles.

Les preuves scolaires fonctionnent de la même manière. Les bulletins, lettres d'inscription et évaluations d'éducation spécialisée sont traduits intégralement, y compris l'échelle de notation et la légende qui l'explique. Un relevé de notes d'une université étrangère suit les règles d'une traduction de relevé de notes : les intitulés de cours restent tels qu'ils sont écrits, les notes ne sont pas converties, et la grille de notation est traduite à côté des notes. Le traducteur n'ajoute aucun avis sur ce qu'un dossier prouve pour la demande fondée sur les difficultés.

Ce que la certification et le dépôt doivent contenir

Chaque document traduit doit avoir sa propre certification comportant le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, une déclaration de compétence dans les deux langues, une déclaration attestant que la traduction est complète et exacte, et une ligne identifiant le document. Chaque document est plus sûr avec sa propre certification. Quatre habitudes aident lors de la constitution du dossier :

• Envoyez l'ensemble complet des pages originales, y compris le verso de toute page portant des cachets ou des notes.
• Donnez au traducteur l'orthographe du passeport et du DS-2019 pour chaque nom figurant dans le dossier.
• Conservez les pages traduites dans le même ordre que les pages sources.
• Associez chaque certification au document qu'elle couvre.

La traduction automatique ne répond pas à l'exigence, car elle n'est accompagnée d'aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates, les abréviations et les termes juridiques. Les traductions partielles et les résumés ne la remplissent pas non plus.

Avant de commander, le cabinet d'avocats peut dresser la liste de toutes les pages en langue étrangère du dossier de dispense et indiquer celles sur lesquelles le dépôt s'appuiera, puis envoyer l'ensemble en une seule fois afin que les noms restent cohérents entre le contrat, les lettres et les dossiers de difficultés. Nous préparons une traduction de dossiers médicaux certifiée et les autres types de documents ci-dessus dans un format uniforme pour le dossier.