Traduction des documents pour un visa L-1 : les pièces de l'entreprise étrangère

Une pétition L-1 déposée sur le formulaire I-129 exige une traduction en anglais de chaque document en langue étrangère qui démontre le lien entre l'entreprise étrangère et l'entreprise américaine, ainsi que l'année de travail de l'employé à l'étranger. L'ensemble habituel comprend les documents d'immatriculation de l'entreprise étrangère, ses registres de propriété, ses états financiers, un organigramme et les dossiers d'emploi de l'employé. L'USCIS exige que chacun de ces documents soit accompagné d'une traduction complète en anglais et d'une attestation signée du traducteur, ce qui correspond à la norme que suit la traduction certifiée de documents pour l'USCIS.

Les pétitions L-1 et les documents étrangers sur lesquels elles reposent

Le L-1A concerne les dirigeants et les cadres, et le L-1B concerne les employés dotés de connaissances spécialisées. Dans les deux catégories, l'employé doit avoir travaillé à l'étranger pour l'entreprise concernée pendant une année continue au cours des trois années précédant le dépôt, et les entités étrangère et américaine doivent avoir un lien qualifiant, par exemple société mère, filiale, succursale ou société affiliée.

Ces deux points se prouvent par des documents. Le lien s'établit par des registres de propriété et de contrôle, et l'année d'emploi s'établit par des contrats, des relevés de paie et une description du poste. Lorsque l'entreprise étrangère travaille dans une autre langue, presque tous ces documents doivent être traduits. L'avocat ou le représentant accrédité décide quels documents figurent dans la pétition, et la société de traduction travaille à partir de cette liste.

Quels documents de l'entreprise sont traduits en entier

Les documents d'immatriculation viennent en premier. Un extrait du registre du commerce, un certificat de constitution ou une traduction de licence commerciale montre que l'entité étrangère existe, quelle forme elle prend et qui la représente. Les statuts constitutifs et les règlements internes montrent la structure du capital et les pouvoirs des dirigeants. Un registre d'actionnaires ou un certificat d'actions indique qui possède quoi, ce qui constitue généralement le cœur du lien qualifiant.

La réglementation de l'USCIS exige que la traduction soit complète : un extrait de registre est donc traduit ligne par ligne, y compris les tampons, les sceaux, les annotations manuscrites et toutes les mentions figurant au verso. Un traducteur ne peut pas décider qu'une clause sur le capital social ou une liste de modifications historiques est sans importance et l'omettre. Si une section est vide, la traduction l'indique, et un tampon illisible est signalé par « [illegible] » dans la traduction anglaise.

Les entreprises étrangères consignent souvent leurs décisions importantes par écrit, et les résolutions du conseil d'administration ainsi que les procès-verbaux d'assemblées d'actionnaires sont traduits de la même manière. Les procès-verbaux conservent leur ordre d'origine des points, la liste des participants et les blocs de signature, afin qu'un officier puisse rapprocher chaque ligne du document source.

Comment une société de traduction traite les formes sociales étrangères

Les formes de société n'ont pas d'équivalents exacts d'un système juridique à l'autre, et un traducteur ne doit donc pas les remplacer par une approximation. Une GmbH n'est pas la même chose qu'une corporation américaine, et une S.A. ou une Ltda. a ses propres règles en matière de capital et de responsabilité. La pratique admise consiste à conserver la forme juridique d'origine dans la traduction et à ajouter une courte explication entre crochets à sa première apparition, par exemple « Müller Maschinenbau GmbH [German limited liability company] ».

Le même traitement s'applique aux noms chinois se terminant par 有限公司, rendus par le nom romanisé suivi de « [limited company] », et aux noms japonais se terminant par 株式会社, donnés avec « [joint stock company] ». Le nom de l'entreprise lui-même n'est pas traduit par un nouveau nom anglais, sauf si le document indique un nom anglais officiel. Il est important de conserver une seule graphie de l'entité dans tout le dossier, car la pétition, l'extrait d'immatriculation et les états financiers doivent tous désigner la même entreprise.

Un certificat de registre japonais exprime aussi les dates en années d'ère plutôt qu'en années du calendrier, et la traduction les convertit en date grégorienne, en conservant la date d'ère d'origine entre crochets. Une traduction de licence commerciale japonaise suit la même règle pour la date de la licence et la date de fondation.

Traduction des états financiers et des termes comptables

Les états financiers sont souvent déposés pour montrer que l'entreprise étrangère exerce une activité réelle et que l'entité américaine est financée et détenue comme décrit. Le traducteur rend le bilan, le compte de résultat et les notes en entier, sans retraiter les chiffres. Les montants restent dans la devise d'origine, et la devise est nommée lorsque la source n'indique qu'un symbole ou une abréviation.

Les termes comptables demandent de l'attention, car un même mot anglais peut désigner des postes différents selon les systèmes. Un état financier allemand emploie Bilanz pour le bilan, Gewinn- und Verlustrechnung pour le compte de résultat et Stammkapital pour le capital social d'une GmbH. La traduction donne le terme anglais standard et, lorsque le terme allemand n'a pas d'équivalent net, conserve l'original entre crochets. Une traduction d'état financier allemand conserve aussi les séparateurs décimaux et de milliers tels qu'ils sont imprimés, puisque les chiffres allemands les notent à l'inverse de l'usage américain. Lorsqu'un nombre pourrait être mal lu, le traducteur ajoute une note entre crochets au lieu de modifier le chiffre. Les autres documents d'entreprise allemands relèvent des services de traduction allemande.

Dossiers d'emploi pour l'année à l'étranger

L'année à l'étranger de l'employé est documentée par un contrat de travail, une lettre de l'employeur étranger, des relevés de paie, des déclarations fiscales et une description de poste. Une traduction de contrat de travail comprend chaque clause, les annexes qui y sont jointes et la page de signature. Les relevés de paie et les documents fiscaux sont traduits avec leurs intitulés et leurs codes, car un officier peut comparer les dates et l'intitulé du poste avec le reste de la pétition.

Les intitulés de poste sont rendus de façon cohérente. Si le contrat étranger indique un titre et que l'organigramme en indique un autre, la traduction conserve les deux tels qu'ils sont écrits, et le pétitionnaire explique la différence dans le dossier. Le traducteur ne fait pas concorder les titres.

Pétitions L globales (blanket) et ensembles de documents volumineux

Une pétition L globale (blanket) énumère plusieurs sociétés liées au lieu d'une seule entité étrangère. Chaque société listée peut apporter ses propres documents d'immatriculation, registres de propriété et états financiers, de sorte que le nombre de pages à traduire augmente avec chaque entité ajoutée. Les dossiers des employés sont ensuite ajoutés pour chaque personne qui est mutée dans le cadre de l'approbation.

Pour un ensemble volumineux, deux habitudes aident. Le même nom d'entité et les mêmes termes traduits devraient être utilisés dans chaque document, et un glossaire des noms d'entreprises, des titres et des noms de services devrait être convenu avant la traduction de la première page. Chaque document devrait aussi porter sa propre attestation, car une attestation distincte pour chaque document est la pratique la plus sûre lorsque les pages sont ensuite séparées ou examinées une par une.

Préparer l'ensemble des documents pour la traduction

Rassemblez des copies complètes de chaque document, y compris toutes les pages et les éventuelles pièces jointes, et numérisez-les avec une résolution qui permet de lire les tampons et les petits caractères. Vérifiez que l'extrait d'immatriculation est à jour, et envoyez l'état financier complet avec ses notes plutôt que les seules pages de synthèse. Texliff remet chaque traduction avec sa propre attestation signée, de sorte qu'une traduction d'état financier et les documents d'immatriculation peuvent être examinés séparément.