Actes d'état civil mexicains et centraméricains : traduction pour l'USCIS

Un acte d'état civil du Mexique, du Guatemala, du Honduras ou du Salvador doit être traduit intégralement en anglais, avec chaque tampon, chaque annotation et chaque numéro de registre, et être accompagné d'une attestation signée de la société de traduction. La règle est la même pour un formulaire I-130, un I-485, un renouvellement DACA, un dossier TPS ou un N-400.

Acta de nacimiento mexicaine : copies des anciens libros et format standardisé

L'acte de naissance mexicain est l'acta de nacimiento. Les copies tirées des anciens registres (les libros) sont souvent tapées à la machine ou écrites à la main sur des formulaires lignés, avec des abréviations, la signature d'un officier d'état civil et parfois un tampon effacé. Les copies plus récentes suivent un format standardisé, avec des libellés de champs imprimés et un identifiant d'enregistrement. Les deux types de documents sont très différents à l'œil, et chaque champ et chaque libellé de l'un comme de l'autre doit être rendu en anglais.

La plupart des actas impriment aussi la CURP, le code de 18 caractères du registre de la population. La CURP est recopiée exactement telle qu'elle apparaît, sans espace ajouté et sans caractère corrigé. Les numéros de livre, de page et d'inscription des copies plus anciennes sont traités de la même manière. Les agents comparent ces numéros entre l'acte de naissance, le passeport et les formulaires ; un seul caractère inversé dans la traduction crée donc une discordance qui n'existait pas dans l'original.

Les copies manuscrites posent un second problème : les abréviations. Un officier d'état civil peut abréger un mois, un titre ou un nom de lieu, et le traducteur ne le développe que si le sens est certain. Tout le reste est conservé tel qu'il est écrit ou signalé par « [illisible] ».

Avant de commander, consultez le barème de réciprocité pour les documents d'état civil du Département d'État. Il indique la version de chaque acte acceptable pour chaque pays, et traduire la mauvaise version fait perdre la commande. L'article précédent de Texliff sur le processus de traduction d'un acte de naissance espagnol décrit le traitement général du texte espagnol.

Actes du RENAP guatémaltèque, du RNP hondurien et du RNPN salvadorien

Les certificats guatémaltèques proviennent du RENAP, le registre national des personnes. Les certificats honduriens sont délivrés par le RNP, et les salvadoriens par le RNPN, qui emploie le terme partida pour désigner une inscription au registre. Chaque organisme a sa propre mise en page, son en-tête et son sceau, ainsi que sa manière de présenter l'officier d'état civil, la municipalité et la date de l'inscription. Une traduction d'acte de naissance espagnol pour l'un de ces pays doit suivre la mise en page du formulaire de cet organisme, afin que l'agent puisse faire correspondre chaque ligne traduite à l'original.

Les dates demandent de l'attention. Certains actes écrivent la date en toutes lettres, d'autres en chiffres. La traduction reproduit ce que montre l'original et écrit la date en anglais dans l'ordre mois, jour, année, afin que l'agent n'ait jamais à se demander si 04/05 signifie avril ou mai.

Deux noms de famille et champs de la municipalité et de l'État

Un nom hispanophone comporte deux noms de famille : d'abord celui du père, puis celui de la mère. La traduction conserve les deux dans l'ordre imprimé sur l'acte et ne les fusionne jamais ni n'omet le second. Les noms des parents figurent dans leurs propres champs, et l'agent s'en sert pour confirmer le lien de parenté sur lequel reposent le formulaire I-130 ou un dossier DACA.

Les champs de lieu reçoivent le même traitement littéral. Les actes mexicains indiquent la municipalité (municipio) et l'État (estado) de l'enregistrement séparément du lieu de naissance, et les actes centraméricains présentent le département ou la municipalité de façon similaire. Les noms de lieux restent dans leur forme espagnole d'origine, et le bureau d'état civil est nommé exactement tel qu'il est imprimé.

Mentions marginales : reconocimiento et rectificación

De nombreuses copies anciennes portent une mention en marge, et cette mention fait partie du document. Un reconocimiento consigne qu'un parent a reconnu officiellement l'enfant après l'inscription initiale. Une rectificación consigne une correction judiciaire ou administrative d'un nom, d'une date ou d'un autre détail. Ces mentions sont généralement courtes, manuscrites ou tamponnées, et placées au bord de la page, si bien qu'elles passent facilement inaperçues sur un scan.

La traduction reproduit chaque mention intégralement, à l'endroit où elle apparaît, avec la date et l'autorité qui y sont nommées. Les sections vides sont signalées comme vides. Si une correction a modifié un nom, l'acte de changement de nom et le passeport traduit doivent être lus ensemble pour que les orthographes concordent.

Actes de mariage et de divorce, et constancias pour les actes manquants

Une acta de matrimonio est traduite de la même manière que l'acte de naissance : les noms complets des deux époux avec leurs deux noms de famille, le lieu et la date du mariage, les témoins lorsqu'ils figurent, et toute mention marginale. Un divorce peut apparaître sous forme de mention sur l'inscription du mariage ou faire l'objet d'une acta de divorcio distincte ou d'une décision de justice. Une traduction d'acte de mariage et une traduction d'acte de divorce doivent figurer dans le même dossier, afin que l'agent puisse suivre l'historique de chaque mariage.

Lorsqu'un acte principal n'est pas disponible, le demandeur démontre d'abord qu'il est introuvable, en général au moyen d'une constancia ou d'une autre déclaration écrite de l'autorité émettrice. Viennent ensuite les preuves secondaires : registres de baptême ou de scolarité, dossiers médicaux, ou déclarations sous serment de personnes ayant une connaissance directe de l'événement. Chaque pièce en langue étrangère nécessite sa propre traduction certifiée, et la constancia est traduite elle aussi.

Contenu d'un dossier de traduction certifiée pour un dépôt à l'USCIS

Pour chaque acte, un service de traduction de documents travaille à partir de l'original complet, recto et verso. Un résumé ou une page d'extraits ne satisfait pas à l'exigence. La réglementation de l'USCIS impose une traduction intégrale en anglais accompagnée d'une attestation certifiant qu'elle est complète et exacte et que le traducteur maîtrise les deux langues. Une attestation par document, plutôt qu'une seule pour l'ensemble, est la pratique la plus sûre. L'USCIS ne tient aucune liste de traducteurs ou de sociétés de traduction agréés ; une « traduction certifiée USCIS » désigne donc une traduction qui porte l'attestation que l'USCIS demande.

Un dossier finalisé pour des actes mexicains ou centraméricains comprend les éléments suivants :

• la traduction anglaise de chaque acte, présentée selon la mise en page de la page d'origine ;
• une attestation qui nomme le document, avec le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées ;
• une copie de l'acte original jointe derrière sa traduction ;
• une seule orthographe de chaque nom dans tous les documents du dossier.

Une traduction manquante ou incomplète peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (Request for Evidence, RFE) ou un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny). La traduction automatique seule ne satisfait pas à l'exigence, car elle traite mal les noms, les dates et les termes de registre. Les dossiers consulaires et ceux du NVC suivent leurs propres règles, mais dès qu'un dossier est auprès de l'USCIS, tout doit être en anglais. L'avocat ou le représentant accrédité décide des actes dont un dépôt a besoin.

Rassemblez une copie complète de chaque acte, recto et verso, et vérifiez l'entrée du barème de réciprocité correspondant au pays avant de commander. Nous traduisons ces actes dans le cadre de nos services de traduction espagnole, et la traduction de l'acte de naissance est généralement le premier document à fixer, puisque les autres actes sont vérifiés par rapport à ses orthographes.