Traduction d'une évaluation psychologique pour les dossiers USCIS

Une évaluation psychologique, un dossier de thérapie ou un rapport psychiatrique rédigé hors des États-Unis doit être traduit intégralement en anglais, et la traduction doit comporter une certification signée, avant que l'USCIS ou un tribunal de l'immigration ne le lise. La règle est la même que le rapport appuie une demande d'asile, une auto-pétition VAWA sur le formulaire I-360 ou une dérogation pour difficultés exceptionnelles sur le formulaire I-601 ou I-601A.

Les dossiers de santé mentale posent des problèmes qu'un acte de naissance ne pose pas. Ils contiennent des termes de diagnostic, des codes de classification, des résultats de tests, des citations du patient et les titres du clinicien, et chacun de ces éléments a sa bonne manière de passer en anglais.

Traduction d'une évaluation psychologique pour l'USCIS : ce que le dossier exige

L'USCIS exige que chaque document en langue étrangère d'un dossier soit accompagné d'une traduction complète en anglais et d'une certification attestant que la traduction est complète et exacte et que le traducteur maîtrise les deux langues. En pratique, la certification indique le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, et nomme le document traduit. Une certification distincte pour chaque dossier est la pratique la plus prudente. L'USCIS ne tient aucune liste approuvée de traducteurs ou d'entreprises ; l'expression « traduction certifiée par l'USCIS » décrit donc seulement une traduction accompagnée de la certification que l'USCIS demande. L'agence ne recommande personne. Une traduction certifiée de documents pour l'USCIS suit les mêmes règles pour un rapport clinique que pour tout autre document.

« Complète » couvre tout ce qui est imprimé ou écrit sur la page : en-tête, titres, libellés des champs, tampons, sceaux, signatures, notes manuscrites en marge, pieds de page et numéros de page. Les passages illisibles sont signalés par « [illisible] » au lieu d'être devinés, et les champs vides sont indiqués comme vides. Un résumé ou un extrait d'une longue évaluation ne satisfait pas à l'exigence, pas plus qu'une traduction automatique, qui n'a pas de certification humaine et traite mal les noms, les dates et les termes cliniques. Lorsqu'une traduction est absente ou non certifiée, l'USCIS peut émettre une demande de preuves supplémentaires (RFE) ou un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny), et peut aussi rejeter un dossier sans demander d'abord d'autres pièces. Le choix des documents à joindre au dossier revient à l'avocat ou au représentant accrédité. La société de traduction travaille à partir des pages qui lui sont remises.

Les termes de diagnostic et les codes de classification restent tels que le clinicien les a écrits

Un traducteur ne pose pas de diagnostic. Si un psychiatre russe a rédigé un diagnostic dans la terminologie de la classification nationale, le texte anglais donne le terme anglais exact le plus proche de ce que dit la source, et le code imprimé dans le rapport est recopié tel qu'il apparaît. Le traducteur ne convertit pas le code vers un autre système, ne remplace pas le terme du clinicien par un autre et n'ajoute aucun diagnostic que la source omet.

Certains termes de la pratique ancienne ou régionale n'ont pas d'équivalent anglais exact. Dans ce cas, la traduction donne l'équivalent anglais le plus proche et conserve le terme d'origine entre crochets, afin que l'officier, l'évaluateur et l'avocat puissent tous voir ce que disait le document source. Les abréviations sont traitées de la même façon : l'abréviation reste, et la forme développée n'est ajoutée entre crochets que si la source la détaille ailleurs.

Les titres et numéros de licence du clinicien sont recopiés, pas reformatés

Une évaluation tient en partie son poids de la personne qui l'a signée ; le bloc de signature mérite donc le même soin que les conclusions. Le titre du clinicien, la clinique ou l'hôpital, le service, ainsi que les mentions d'enregistrement ou de traduction de licence professionnelle figurant sur la page sont traduits en entier. Quatre règles s'appliquent à tout dossier de ce type.

• Les numéros de licence, d'enregistrement et de dossier sont recopiés chiffre par chiffre et jamais reformatés.
• Le nom du clinicien garde une seule orthographe tout au long du dossier, alignée sur tout autre document du même dossier portant ce nom.
• Les tampons et sceaux sont décrits par leur texte, et les signatures apparaissent sous la forme « [signature] ».
• Les adresses et numéros de téléphone de l'en-tête sont traduits ou translittérés tels qu'ils sont imprimés, même s'ils ressemblent à de la décoration.

Les diplômes et spécialités sont rendus avec le terme qu'utilise le pays émetteur, accompagné d'une courte note entre crochets lorsque le titre anglais risquerait sinon d'induire en erreur.

Les déclarations du patient, les noms de tests et les scores gardent leur forme d'origine

Les évaluateurs citent souvent la personne qu'ils ont examinée. Les citations restent à la première personne, dans le temps et l'ordre que le clinicien a consignés, de sorte que « Je n'arrivais pas à dormir après son départ » ne devienne pas un compte rendu de ce que le patient aurait dit. Le traducteur ne lisse pas la grammaire, n'atténue pas les termes forts et n'ajoute aucun mot que la personne n'a pas employé. Lorsque le clinicien a écrit une paraphrase et non une citation, la traduction reste une paraphrase.

Les tests psychologiques et échelles d'évaluation sont indiqués sous le nom imprimé dans le rapport, avec l'abréviation d'origine conservée, et chaque score, valeur de sous-échelle et seuil est reporté sans modification. Les tableaux de notation sont reconstruits dans le même ordre de lignes et de colonnes que l'original afin qu'un officier puisse rapprocher chaque chiffre de la source. Une déclaration signée par un proche ou un ancien collègue et jointe au dossier, comme une traduction d'attestation sous serment (affidavit), est traduite et certifiée séparément des pages cliniques.

Le dossier étranger et le rapport de l'évaluateur américain sont des documents distincts

De nombreux dossiers d'asile, de VAWA et de dérogation contiennent deux niveaux de preuves en santé mentale. Le premier est le dossier établi à l'étranger, comme des notes de sortie d'hôpital, des comptes rendus de séances de thérapie ou une évaluation antérieure. Le second est un rapport rédigé en anglais par un clinicien aux États-Unis qui a examiné le demandeur. Seul le premier niveau nécessite une traduction. Le rapport de l'évaluateur américain est l'œuvre propre de celui-ci, et une société de traduction ne le rédige, ne le modifie ni ne le résume.

Lorsque l'évaluateur américain s'appuie sur des dossiers étrangers, ceux-ci sont joints et traduits comme n'importe quelle autre pièce, ce qui explique pourquoi la traduction de documents d'asile comprend généralement des pages médicales et psychologiques à côté de la déclaration. Un entretien mené par l'intermédiaire d'un interprète est une question distincte, car l'interprétation de la parole et la traduction de documents écrits sont des services différents. Devant un tribunal de l'immigration, les pièces sont en outre paginées et indexées, et le certificat de traduction doit être dactylographié, signé et comporter les coordonnées du traducteur ainsi que ses déclarations de compétence et d'exactitude.

La langue source change la forme matérielle du dossier. Un dossier de clinique en espagnol peut arriver sous forme de notes numérisées avec des ajouts manuscrits, tandis qu'un compte rendu de sortie russe est souvent un formulaire tamponné avec un texte dactylographié, et les deux exigent que la mise en page soit conservée. Le traitement propre à chaque langue est décrit sur les pages consacrées à la traduction de dossiers médicaux en espagnol, à la traduction de dossiers médicaux en russe et aux services de traduction en russe.

Ce qu'il faut réunir avant de commander la traduction de dossiers de thérapie

Les dossiers de thérapie décrivent la violence, les abus et la peur, et beaucoup de personnes qui les déposent ont de bonnes raisons de demander à une société de traduction comment leurs fichiers sont reçus, conservés et supprimés. Il est raisonnable de poser cette question par écrit avant d'envoyer la moindre page. Le certificat lui-même ne contient que le nécessaire : la déclaration du traducteur, l'identification du document et les coordonnées.

Le cabinet d'avocats doit d'abord rassembler les dossiers complets, y compris le verso des pages et les pièces jointes, puis décider lesquels figureront dans le dossier. Pour les pages cliniques, nous préparons une traduction certifiée de dossiers médicaux avec une certification distincte pour chaque dossier, et les traductions reviennent dans le même ordre de pages que les originaux.