Traduction des documents du visa R-1 : ordination et registres d'église

Un dossier R-1 ou de travailleur religieux immigrant spécial exige une traduction anglaise de chaque document en langue étrangère qui établit l'appartenance du bénéficiaire et son activité religieuse passée, et chaque traduction doit porter une certification que l'USCIS accepte. Les documents habituels sont un certificat d'ordination ou de mission, un diplôme de formation théologique, des lettres de la congrégation ou de la confession d'origine, des registres de membres, des justificatifs de rémunération et d'emploi de l'organisation religieuse étrangère, ainsi que les actes d'enregistrement de cette organisation. L'USCIS exige une traduction anglaise intégrale de chacun, certifiée complète et exacte par un traducteur qui atteste sa compétence dans les deux langues.

La pétition de non-immigrant R-1 se dépose sur le formulaire I-129, et la pétition de travailleur religieux immigrant spécial sur le formulaire I-360. Les deux s'appuient sur des documents étrangers pour démontrer que le bénéficiaire appartient à la confession et a exercé une activité religieuse. L'avocat ou le représentant accrédité du pétitionnaire décide des documents à joindre au dossier, puis ceux qui sont en langue étrangère sont confiés à une société de traduction pour une traduction certifiée de documents pour l'USCIS.

Certificats d'ordination et titres religieux en anglais

Un certificat d'ordination ou de mission indique généralement un titre, un rang, l'organisme qui l'a conféré, une date et les signatures des responsables qui ont présidé. La traduction conserve chacun de ces éléments. Un titre est rendu par le terme anglais le plus proche qui décrit la fonction, et le terme d'origine est placé entre crochets après lui, par exemple « elder [terme d'origine] ». Les crochets permettent à l'officier de voir exactement ce que dit la source, sans dépendre du choix d'anglais du traducteur. Le même titre revient souvent dans la lettre de la congrégation et dans les justificatifs d'emploi, et il est rendu par le même terme anglais à chaque fois, afin que l'officier voie une seule fonction et non trois.

Les titres ne sont pas remplacés par ceux d'une autre église. Une fonction dans une confession sans évêque n'est pas appelée « bishop » parce que le mot est familier, et une fonction laïque n'est pas transformée en fonction cléricale. Lorsqu'un terme n'a pas d'équivalent dans l'anglais des autres traditions, la traduction donne une courte formulation descriptive et garde le mot d'origine entre crochets pour que le lecteur puisse le rapprocher de la source.

Les dates de ces certificats peuvent suivre un calendrier religieux ou régional, et un certificat peut être signé par plusieurs responsables avec des tampons de différents organismes. Chaque date est convertie selon le calendrier utilisé par le document, et la date écrite d'origine est conservée dans la traduction. Chaque signature est décrite par « [signature] » suivie du nom imprimé et du titre du signataire, et chaque tampon est décrit par son texte et sa position sur la page.

Lettres de la congrégation ou de la confession d'origine

Une lettre d'une congrégation ou d'un bureau confessionnel est souvent le principal document attestant l'appartenance et les services passés. Elle est généralement sur papier à en-tête, porte un sceau et peut être signée par un pasteur, un conseil ou un responsable régional. La traduction couvre l'en-tête, le corps du texte, le bloc de signature, l'inscription du sceau, les ajouts manuscrits, ainsi que tout numéro de référence ou toute date en marge.

Lorsque la lettre est une déclaration signée d'une personne ayant une connaissance directe des faits, elle se rapproche davantage d'une traduction d'attestation sur l'honneur (affidavit) que d'un document à formulaire, et la traduction conserve la formulation à la première personne de son auteur au lieu de la transformer en résumé. Une congrégation en Corée, par exemple, peut délivrer ses lettres en coréen avec un sceau d'église, et une traduction d'affidavit coréen suit les mêmes règles pour la déclaration, le sceau et les signatures. Les autres documents d'église relèvent également de la traduction certifiée du coréen vers l'anglais.

Diplômes et relevés de notes de formation théologique

Les documents de séminaire, d'institut biblique et d'autres formations religieuses sont traduits de la même façon que les autres documents scolaires. La traduction comprend le nom de l'établissement, l'intitulé du programme, la formulation du diplôme ou de la distinction, la date, les signatures et le sceau. Les noms de cours et les notes d'un relevé sont traduits tels qu'ils sont écrits, et l'intitulé d'origine du programme reste entre crochets lorsque le nom anglais pourrait être pris pour une autre qualification.

Un diplôme d'un séminaire d'Amérique latine, par exemple, est traduit de l'espagnol, avec le nom de l'établissement laissé dans la langue d'origine et l'intitulé du diplôme donné en anglais avec le terme source à côté. La page sur la traduction de diplôme espagnol explique comment cela se passe pour un diplôme standard, et la même méthode s'applique à un diplôme théologique. Une traduction de diplôme est par ailleurs distincte d'une évaluation d'équivalence des diplômes, qui est un autre service.

Registres de membres et justificatifs d'emploi de l'organisation étrangère

Un registre ou une liste de membres peut être une liste imprimée, un livre relié avec des mentions manuscrites, ou un extrait de l'un ou de l'autre. La traduction suit la mise en page afin que l'officier puisse retrouver l'inscription du bénéficiaire dans les deux versions. Les mentions manuscrites sont traduites, et toute partie illisible est signalée par « [illisible] » au lieu d'être devinée.

Les justificatifs d'emploi et de salaire de l'organisation religieuse étrangère valent comme preuves d'emploi ordinaires. Les bulletins de paie, les lettres de nomination et les conditions de service écrites sont traduits en entier, y compris les chiffres, les dates et les noms des signataires. Un accord écrit entre le bénéficiaire et l'organisation est traité comme une traduction de contrat juridique, avec chaque clause traduite et la mise en page conservée.

Actes d'enregistrement de l'organisation religieuse étrangère

L'acte d'enregistrement, la charte ou le document de statut d'exonération fiscale de l'organisation étrangère est traité comme un document commercial. Il indique le nom de l'organisation, sa forme juridique, son adresse officielle, la date d'enregistrement et l'autorité qui l'a délivré, et il porte généralement un tampon officiel. La traduction couvre tout ce texte, y compris les intitulés des champs du formulaire et les numéros de référence. Un certificat d'enregistrement est traduit de la même façon que les autres documents délivrés par un service gouvernemental qui identifient une entité.

Le nom de l'organisation doit être écrit de la même façon dans tous les documents traduits du dossier. Si l'acte d'enregistrement orthographie le nom d'une manière et la lettre de la congrégation d'une autre, le traducteur signale les deux orthographes telles qu'elles apparaissent et ne les fusionne pas discrètement.

Ce qu'il faut préparer avant d'envoyer les documents en traduction

Cinq points couvrent l'essentiel de la préparation.

• Numérisez chaque page en taille réelle, y compris le verso de toute page portant un tampon, une note ou du texte.
• Envoyez le document complet et non un extrait, car l'USCIS n'accepte pas les traductions partielles d'un document.
• Donnez au traducteur l'orthographe anglaise du nom du bénéficiaire telle qu'elle figure sur le passeport.
• Demandez une certification distincte pour chaque document, ce qui est la pratique la plus sûre pour un dossier de plusieurs documents.
• Classez les documents dans le même ordre que la liste des pièces jointes de la pétition.

Une traduction manquante, incomplète ou non certifiée peut conduire l'USCIS à émettre une demande de preuves supplémentaires (Request for Evidence, RFE) ou un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny), et la politique de l'USCIS permet aussi à un officier de refuser un dossier sans RFE lorsque les preuves initiales sont insuffisantes. La traduction automatique seule ne répond pas à l'exigence, car elle ne comporte aucune certification humaine et traite souvent mal les noms, les dates et les termes religieux.

Commencez par les actes d'enregistrement, car le nom de l'organisation apparaît dans tous les autres documents et l'orthographe choisie ici fixe celle du reste. Ils sont traduits comme une traduction de licence commerciale. Une fois l'ensemble réuni, nous le traduisons d'un seul tenant afin que les titres et les noms restent uniformes d'un document à l'autre.