Réutiliser une traduction pour l'USCIS : quand une ancienne reste valable

Une traduction certifiée issue d'un précédent dépôt peut être utilisée dans un nouveau dépôt auprès de l'USCIS lorsque le document source est de la même version, que la traduction couvre toute la page et que la certification répond toujours à ce que l'USCIS demande. Si l'une de ces trois conditions n'est pas remplie, une nouvelle traduction est le choix le plus prudent. Placer côte à côte l'ancienne traduction, le document tel qu'il existe aujourd'hui et le passeport actuel permet de trancher la plupart des cas.

La question se pose à chaque étape : du visa de fiancé(e) à l'ajustement de statut, de l'ajustement à la demande de levée des conditions, et de la carte verte à la naturalisation. Le même acte de naissance et le même acte de mariage figurent dans chaque dossier, et les demandeurs se demandent donc si une deuxième traduction est nécessaire. La réglementation de l'USCIS exige une traduction intégrale en anglais, accompagnée de la certification du traducteur, pour chaque document en langue étrangère. Elle ne dit nulle part qu'une traduction expire, ni qu'une traduction antérieure est acceptée automatiquement.

Chaque dépôt est examiné sur la base de ses propres documents. L'avocat ou le représentant accrédité décide de ce qui entre dans le dossier, et les vérifications ci-dessous sont celles qu'il vaut mieux faire en premier.

Ne réutilisez une traduction que si le document source est de la même version

Une traduction se rapporte à un document précis. Une traduction d'acte de naissance faite à partir d'un extrait abrégé ne décrit pas un acte en copie intégrale délivré plus tard, même si l'enfant, les parents et la date sont identiques. La version plus récente peut comporter des numéros d'enregistrement, des mentions ou des notes marginales que l'extrait ne contenait pas. Comme la mise en page doit permettre à un agent de rapprocher chaque élément traduit de la source, une traduction qui comporte moins de champs que le nouveau document laisse des mentions sans point de comparaison.

Un acte que l'autorité émettrice a délivré à nouveau dans un autre format pose le même problème. Le Reciprocity Schedule du Département d'État indique, pays par pays, quelle version d'un acte d'état civil est acceptable. Si le précédent dépôt a traduit une version que ce barème ne privilégie pas, la traduction a pu être exacte alors que le document sur lequel elle repose n'était pas le bon à traduire.

Une ancienne traduction a pu laisser de côté des parties de la page

L'exhaustivité est la raison la plus probable pour laquelle une ancienne traduction ne résiste pas à un second examen. Exhaustif signifie tout ce qui figure sur la page : texte principal, titres, intitulés des champs de formulaire, tampons, sceaux, signatures, mentions manuscrites, notes marginales, en-têtes, pieds de page, numérotation, et le verso de la page s'il contient quelque chose. Une traduction préparée à la hâte peut omettre le verso, mentionner un sceau en quelques mots ou sauter des intitulés imprimés parce qu'ils semblaient évidents.

Placez l'ancienne traduction à côté de la source et lisez la page de haut en bas. Chaque tampon doit apparaître comme un élément décrit, avec son texte traduit. Les passages illisibles doivent être signalés par « [illegible] » au lieu d'être devinés, et les sections vierges doivent être indiquées comme telles. Une traduction qui ne donne que les lignes pertinentes, ou un résumé des mentions, ne répondait pas non plus à l'exigence la première fois. Une traduction d'acte de mariage qui omettait le bloc des témoins ou les remarques de l'officier d'état civil en est un exemple typique.

La certification doit être complète et ses coordonnées doivent toujours fonctionner

La page de certification fait l'objet d'une vérification distincte. Elle doit comporter le nom du traducteur en caractères d'imprimerie, sa signature, la date et ses coordonnées, une déclaration de compétence dans les deux langues, une déclaration selon laquelle la traduction est complète et exacte, et l'identification du document traduit. Il est plus prudent que chaque document ait sa propre certification ; une seule feuille couvrant toute une pile d'actes mérite donc un examen plus attentif.

Les coordonnées doivent permettre de joindre quelqu'un, car un agent qui souhaite vérifier une traduction les utilisera. Un numéro de téléphone déconnecté, ou un domaine de messagerie qui n'existe plus, donne une certification que personne ne peut confirmer. La date compte aussi : une certification datée d'avant la délivrance de la version actuelle du document appartient à une copie antérieure. L'USCIS ne tient aucune liste approuvée de traducteurs ou d'entreprises de traduction ; la certification est donc jugée sur ce qu'elle déclare et sur la personne qui l'a signée.

Les noms doivent correspondre à l'orthographe actuelle du passeport

Un premier dépôt a pu employer une translittération conforme à un ancien document, alors que la traduction du passeport actuelle, ou le passeport lui-même, montre une autre orthographe. Les noms vietnamiens illustrent souvent ce problème, car les signes diacritiques et l'ordre du nom de famille, du deuxième prénom et du prénom peuvent varier d'un acte à l'autre. Une traduction d'acte de naissance vietnamien qui a supprimé les signes diacritiques dans un dépôt et les a conservés dans un autre crée une incohérence visible au sein d'un même dossier.

Lorsque l'orthographe diffère, la traduction peut être mise à jour pour que les noms romanisés suivent le passeport, ou bien la différence peut être expliquée dans le dossier. Les caractères d'origine du document source ne changent pas ; seule leur romanisation change. Les demandeurs qui ont plusieurs actes vietnamiens trouveront d'autres informations sous services de traduction vietnamienne.

Quand une nouvelle traduction est le choix le plus prudent

Certains éléments du dossier orientent clairement vers une nouvelle traduction.

• Les instructions actuelles du formulaire, ou la demande d'un agent, exigent un élément que l'ancienne traduction ne contient pas, comme une copie intégrale d'un acte.
• L'état civil a délivré à nouveau l'acte dans un autre format ou avec de nouvelles mentions depuis le précédent dépôt.
• Le demandeur, le requérant ou un proche a préparé la traduction précédente, ce qui signifie que cette personne a certifié une preuve dans son propre dossier et que les agents peuvent lui accorder moins de poids.
• La copie de la traduction conservée au dossier est pâle, rognée ou trop sombre pour être lue, et il n'existe aucun original net.
• Il manque à l'ancienne traduction des pages, des tampons ou le verso de la page, et l'ajout d'une feuille ne permet pas de la réparer.

Réutiliser une traduction qui échoue sur l'un de ces points expose à un retard par la suite. Une traduction manquante, incomplète ou non certifiée peut conduire à une demande de preuves supplémentaires (Request for Evidence, RFE) ou à un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny), et la politique de l'USCIS permet aussi à un agent de refuser un dépôt sans émettre d'abord de RFE lorsque les preuves initiales sont insuffisantes. La traduction automatique ne comporte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates et les termes juridiques ; un texte qui en est issu, même retouché ensuite par une personne, ne mérite donc pas d'être réutilisé.

L'entreprise de traduction d'origine peut réémettre une certification

Lorsque l'ancienne traduction est complète et exacte mais que sa page de certification est perdue, périmée ou incomplète, adressez-vous à l'entreprise qui l'a produite. Une entreprise de traduction qui conserve toujours le fichier peut reconnaître le travail comme le sien et établir une nouvelle certification portant la date du jour et des coordonnées à jour. Une page signée par quelqu'un qui n'a pas traduit le texte ne tient pas lieu de certification du traducteur.

La demande doit indiquer le document, la commande d'origine et le dépôt auquel la traduction est destinée. Si l'entreprise ne retrouve pas le fichier, ou si la traduction ne correspond plus à la source, la réponse est une nouvelle traduction, et non une copie réparée. L'article sur les exigences de l'USCIS en matière de traduction de documents présente ce que demande chaque type de dépôt.

Avant le prochain dépôt, comparez page par page l'ancienne traduction, le document source tel qu'il existe aujourd'hui et la page actuelle du passeport. Si tout concorde, gardez l'ancienne traduction dans le dossier. Si quelque chose ne concorde pas, une entreprise qui propose la traduction certifiée de documents pour l'USCIS peut en préparer une nouvelle, et Texliff fournit une certification distincte pour chaque document.