Problèmes de traduction dans une RFE de l'USCIS et comment répondre

Une demande de preuves supplémentaires (RFE) de l'USCIS causée par un problème de traduction est un avis indiquant qu'un document en langue étrangère du dossier a été fourni sans traduction anglaise complète ou sans la certification du traducteur. La réponse habituelle consiste en une copie lisible du document source, une nouvelle traduction complète et une certification pour chaque document, le tout envoyé avant la date limite indiquée dans l'avis.

Comment une RFE décrit un défaut de traduction

L'avis nomme les preuves que l'agent a jugées insuffisantes, et la formulation varie d'un avis à l'autre. Les défauts eux-mêmes se répartissent en un petit nombre de catégories.

• La traduction n'a pas de certification, de sorte que rien n'indique qui l'a préparée ni si le traducteur maîtrise les deux langues.
• La certification est présente mais omet une déclaration obligatoire, ou elle ne comporte pas la signature, la date ou les coordonnées du traducteur.
• La copie de l'original est illisible, et l'agent ne peut donc pas rapprocher la traduction de la source.
• Une partie seulement du document a été traduite, par exemple le corps du texte sans les titres ou les intitulés des champs du formulaire.
• Un cachet, un sceau, une note en marge, une mention manuscrite ou le verso n'a pas été traduit.
• Un nom ou une date dans la traduction diffère du formulaire ou d'autres preuves du dossier.

La réglementation de l'USCIS exige que tout document en langue étrangère soit accompagné d'une traduction anglaise intégrale que le traducteur a certifiée complète et exacte, ainsi que d'une déclaration attestant que le traducteur est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais. Une RFE rappelle cette exigence parce qu'un agent ne peut pas évaluer des preuves rédigées dans une langue qu'il ne lit pas.

RFE sur la traduction ou RFE sur le document

Deux problèmes différents peuvent produire des avis semblables. Dans une RFE sur la traduction, le document est bien le bon type d'acte, mais la traduction ou sa certification est insuffisante. Dans une RFE sur le document, l'acte lui-même n'est pas la bonne version, et une meilleure traduction n'y changera rien.

Le barème du Département d'État Visa Reciprocity and Civil Documents by Country indique, pays par pays, quels actes d'état civil existent, qui les délivre et quelle version est acceptable. Un acte intégral, par exemple, peut être exigé alors que le demandeur a déposé un extrait. Traduire une seconde fois l'extrait ne fait que répéter l'erreur ; le demandeur obtient donc d'abord la bonne version, puis commande la traduction.

Lorsque l'acte principal n'est pas disponible, le demandeur démontre son indisponibilité, soit par une déclaration écrite de l'autorité émettrice, soit par une mention du barème indiquant que l'acte est généralement indisponible. Des preuves secondaires prennent alors sa place : registres paroissiaux ou de baptême, dossiers scolaires, dossiers médicaux, ou déclaration sous serment traduite de personnes ayant une connaissance directe de l'événement, généralement deux. Chaque pièce de preuve secondaire en langue étrangère nécessite sa propre traduction certifiée, et une RFE peut survenir uniquement parce qu'une de ces pièces a été déposée sans traduction.

Ce que contient un dossier de réponse corrigé

L'avocat ou le représentant accrédité décide de ce que contient la réponse. Un dossier qui répond à un défaut de traduction comprend généralement quatre éléments, dans cet ordre.

1. Une lettre d'accompagnement du représentant qui nomme chaque document mis en cause dans l'avis et indique ce qui a été corrigé.
2. Une copie lisible du document source, avec toutes les pages et le verso de toute page qui porte du texte.
3. Une nouvelle traduction anglaise complète qui suit d'assez près la mise en page de l'original pour que l'agent puisse rapprocher chaque élément de la source.
4. Une certification distincte pour chaque document, avec le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, une déclaration de compétence dans les deux langues, une déclaration d'exhaustivité et d'exactitude, et l'identification du document traduit.

Une certification par document, plutôt qu'une seule pour l'ensemble, est la pratique la plus prudente, car l'agent peut alors lire la traduction et sa certification ensemble. Complète signifie tout ce qui figure sur la page : cachets, sceaux, signatures indiquées par « [signature] », mentions manuscrites, en-têtes, pieds de page et numérotation. Les passages illisibles sont signalés par « [illegible] » au lieu d'être devinés, et les sections vierges sont indiquées comme telles. Une traduction réalisée uniquement par traduction automatique ne comporte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates et les termes juridiques ; elle ne corrige donc pas le défaut.

Corriger un document sans modifier les autres faits

Une nouvelle traduction est une preuve comme la première, et l'agent la lira en la comparant à tout ce qui figure déjà au dossier. Si le remplacement orthographie un nom autrement que le formulaire, le passeport ou les documents précédents, la correction crée une nouvelle incohérence. L'orthographe du passeport et du formulaire déposé doit guider la translittération, et les différences réelles de la source sont reproduites telles qu'elles apparaissent.

Les noms écrits en arabe montrent clairement ce risque. Une chaîne de quatre noms composée du prénom, du père, du grand-père et du nom de famille peut être romanisée de plusieurs façons admises, et un acte peut être daté selon le calendrier hégirien. Une traduction d'acte de naissance en arabe préparée pour une réponse doit retenir l'orthographe déjà utilisée dans le dossier, et la certification identifie le document traduit. Il en va de même pour tout dossier qui s'appuie sur des services de traduction en arabe pour plusieurs actes.

Les dates demandent le même soin. Une traduction d'acte de mariage qui indique le jour, le mois et l'année dans un ordre différent de celui du formulaire peut sembler donner une date différente à un lecteur qui ne vérifie pas l'ordre. Seul le document défectueux est remplacé. Les noms, les dates et les lieux figurant dans les documents que l'avis n'a pas mis en cause restent tels qu'ils ont été déposés, et si le formulaire lui-même contient une erreur, le représentant décide comment la corriger.

Délais, NOID et refus sans RFE

L'avis indique le délai de réponse, et la date qui y est imprimée est celle qui compte. La nouvelle traduction doit être commandée dès la réception de l'avis, car la certification ne peut être signée qu'une fois la traduction terminée et vérifiée. Une réponse qui reproduit le défaut, ou qui ne répond qu'à certains des documents mis en cause, peut aboutir à un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny, NOID) ou à un refus.

L'USCIS n'émet pas toujours d'abord une RFE. La politique de l'USCIS permet aux agents de refuser un dossier sans émettre au préalable une RFE ou un NOID lorsque les preuves initiales sont insuffisantes, et une traduction manquante ou non certifiée fait partie des preuves initiales. Une traduction complète et certifiée déposée dès le départ avec chaque document en langue étrangère évite cette situation. L'article sur les exigences de l'USCIS en matière de traduction de documents présente la norme plus en détail, et la page de service traduction certifiée de documents pour l'USCIS énumère les documents que Texliff traite.

Vérifications avant d'envoyer la réponse

Avant l'envoi du dossier, comparez chaque nom et chaque date de chaque traduction avec le formulaire déposé, vérifiez que chaque certification est signée et datée, et assurez-vous qu'aucune page ni aucun cachet n'a été oublié. Pour un acte d'état civil, vérifiez dans le Reciprocity Schedule que la version traduite est bien celle qui est indiquée. Nous préparons chaque traduction certifiée d'acte de naissance avec sa propre certification, puis le représentant décide de ce qui sera déposé.