Traduction de carnet de vaccination pour l'examen I-693

Un carnet de vaccination qui n'est pas en anglais doit être traduit avant l'examen I-693, car le médecin agréé (civil surgeon) doit lire chaque mention pour reporter les antécédents vaccinaux sur le formulaire. La traduction de carnet de vaccination reproduit chaque nom de vaccin, marque, numéro de lot, numéro de dose et date exactement comme ils figurent sur le carnet, et laisse au médecin agréé le soin d'interpréter chaque mention.

Un médecin agréé (civil surgeon) désigné par l'USCIS remplit le formulaire I-693, Report of Immigration Medical Examination and Vaccination Record, à partir des dossiers de vaccination que le demandeur lui apporte. L'USCIS publie le formulaire et ses instructions sur sa page du formulaire I-693.

Ce que contient un carnet de vaccination étranger

Les carnets de vaccination varient beaucoup d'un pays à l'autre. On peut citer le carnet de vacunación en espagnol, l'Impfpass allemand, le 予防接種手帳 japonais et les carnets de vaccination de l'enfant que de nombreux ministères de la Santé remettent à la naissance. Chacun désigne les vaccins par des noms de marque et des abréviations locaux, souvent dans un tableau imprimé qu'une infirmière ou une clinique a rempli à la main pendant de nombreuses années.

Les dates posent un second problème. Un carnet écrit le jour en premier, un autre l'année en premier, et un troisième mélange les deux formats sur la même page. Les carnets japonais comptent souvent les années selon l'ère impériale plutôt que selon le calendrier grégorien. La traduction conserve chaque date telle que le carnet l'imprime et, lorsque l'ordre du jour et du mois pourrait être mal interprété, ajoute une courte note du traducteur indiquant l'ordre utilisé par le carnet, afin que le médecin agréé n'ait pas à deviner si 03/04 signifie mars ou avril.

Pourquoi le traducteur conserve les noms de marque étrangers tels qu'ils sont écrits

Le travail du traducteur consiste à dire ce que dit le document. Si le carnet désigne un vaccin par un nom de marque local, la traduction reprend ce même nom de marque. Elle ne le remplace pas par un produit similaire vendu aux États-Unis et n'ajoute pas le nom de la maladie, sauf si le carnet l'imprime.

Savoir si une dose reçue à l'étranger compte parmi les vaccins demandés par le formulaire I-693 relève d'un jugement médical, et c'est le médecin agréé (civil surgeon) qui le porte. Un traducteur qui associerait une marque étrangère à un produit américain porterait ce jugement sans en avoir la formation, et une association erronée pourrait modifier ce que le médecin agréé consigne. Les abréviations restent telles qu'elles sont écrites. Lorsqu'une abréviation demande une explication, une courte note du traducteur peut donner le sens des mots de la langue source sans nommer aucun produit américain.

Mentions manuscrites, tampons et numéros de lot sur le carnet

L'essentiel du risque dans un carnet de vaccination se trouve dans l'écriture manuscrite. Les numéros de dose, les numéros de lot et les dates sont généralement écrits à la main, et un seul chiffre erroné dans un numéro de lot suffit à rendre la traduction différente de l'original. Le traducteur vérifie chaque numéro de lot caractère par caractère par rapport à la source et signale toute mention illisible par [illegible] au lieu de la deviner.

Les tampons de clinique, les signatures et les intitulés imprimés sont traduits ou décrits comme le reste de la page, par exemple « [stamp: Community Health Center] » et « [signature] ». Les mentions barrées et corrigées sont présentées telles qu'elles ont été corrigées. Les lignes de dose vides sont signalées comme vierges, et le verso du carnet ainsi que toute page insérée volante sont inclus, car ils contiennent souvent les doses ultérieures.

Le nom du demandeur suit le carnet, même lorsque celui-ci l'orthographie différemment du passeport. La différence reste visible dans la traduction, selon la même approche que pour une traduction d'acte de naissance dans le même dossier.

Dossiers médicaux fournis comme preuves avec une demande de dispense

Un carnet de vaccination n'est qu'un type de document médical pouvant intervenir autour du formulaire I-693. Certains demandeurs déposent aussi des dossiers de soins passés comme preuves, par exemple à l'appui d'une dispense (waiver). La réglementation de l'USCIS exige pour ces dossiers une traduction complète en anglais accompagnée d'une certification signée, ce que fournit la traduction certifiée de documents pour l'USCIS.

Les dossiers de preuves ne se traitent pas comme un carnet de vaccination, car ils sont traduits intégralement au lieu d'être lus pour en extraire quelques données. Les comptes rendus de sortie d'hôpital, résultats d'analyses, lettres de médecins et formulaires hospitaliers sont traduits page par page, y compris les en-têtes, pieds de page, tampons, notes manuscrites et chaque intitulé de champ. Les unités, les valeurs de référence et les abréviations médicales restent telles qu'elles sont écrites dans la source. Une lettre d'hôpital venant de Chine, par exemple, exige une traduction complète de dossiers médicaux chinois, et il en va de même pour la traduction de dossiers médicaux dans toute autre langue. La traduction automatique ne répond pas à l'exigence, car elle ne comporte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates et les termes médicaux.

L'avocat ou le représentant accrédité décide des dossiers à soumettre. La société de traduction traduit ce qu'elle reçoit et ne choisit ni ne modifie les preuves.

Certification des carnets de vaccination et des preuves médicales

Chaque document traduit doit comporter sa propre certification, avec le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, une déclaration de compétence dans les deux langues, une déclaration attestant que la traduction est complète et exacte, et l'identification du document. Une certification par document est la façon la plus sûre de déposer un dossier. L'USCIS ne tient aucune liste de traducteurs agréés ; une « traduction certifiée USCIS » désigne donc une traduction accompagnée de la certification que demande l'USCIS, et non une approbation de l'USCIS.

Un demandeur qui signe la certification de ses propres documents certifie des preuves de son propre dossier, et les agents d'immigration peuvent leur accorder moins de poids. Une société de traduction fournit une certification indépendante du dossier.

Ce qu'il faut préparer avant de commander

Apportez le carnet de vaccination original à l'examen, et scannez ou photographiez chaque page avant de passer commande, y compris la couverture et l'intérieur de la quatrième de couverture. Conservez tout dossier de soins passés dans un dossier séparé, et envoyez chaque document dans son propre fichier afin que chacun reçoive sa propre certification. C'est le cabinet du médecin agréé qui décide de ce qu'il doit voir. Pour un carnet en espagnol, nous traduisons chaque page avec une certification distincte, comme décrit sur la page de traduction de carnet de vaccination en espagnol.