Pontos principais
- O oficial consular verifica quatro coisas em uma tradução: se ela está completa, se nomes e datas coincidem com o passaporte e o formulário de visto, se é certificada e se cobre o registro correto.
- O NVC e os consulados exigem tradução certificada dos documentos civis que não estão em inglês ou que não estão no idioma oficial do país onde o requerente faz o pedido.
- A exceção do idioma oficial vale apenas para o NVC e os consulados; por isso, um documento apresentado depois ao USCIS deve vir acompanhado de uma tradução completa para o inglês.
- Uma tradução completa inclui carimbos, selos, anotações manuscritas, cabeçalhos, rodapés e o verso da página, e as partes ilegíveis são marcadas como ilegíveis em vez de adivinhadas.
- Uma tradução que mantém o layout original permite ao oficial associar cada elemento traduzido ao original, no guichê da entrevista, em poucos segundos.
- Os nomes na tradução devem seguir a grafia usada no passaporte e no DS-260, o que importa ainda mais em nomes árabes compostos, que têm várias grafias aceitas em inglês.
- As datas no calendário hégira ou em outros calendários devem aparecer como no original, junto com o equivalente no calendário gregoriano, para que o oficial possa compará-las com o formulário de visto.
- A Reciprocity Schedule do Departamento de Estado indica qual versão de cada documento civil é aceita, e o requerente deve consultá-la antes de encomendar uma tradução.
- Uma recusa conforme a seção 221(g) significa que o oficial precisa de uma tradução ausente ou corrigida, e o caso fica parado até o requerente levá-la de volta ao consulado.
- Alguns oficiais leem o idioma original e seguem em frente, como acontece com o espanhol em certos postos da América Latina, mas o requerente deve preparar uma tradução para a pasta de qualquer forma.
Na entrevista de visto de imigrante, o oficial consular verifica quatro coisas em uma tradução certificada: se ela cobre o documento inteiro, se nomes e datas coincidem com o passaporte e com as respostas do DS-260, se a certificação assinada do tradutor está anexada e se a tradução é da versão do registro que o Departamento de Estado indica para aquele país. O oficial trabalha com a pasta que o requerente leva e com os arquivos digitalizados enviados antes ao portal CEAC, e uma tradução que falha em qualquer uma dessas quatro verificações é notada na mesa. A mesma análise ocorre nas entrevistas de visto de não imigrante sempre que os documentos são examinados, com as respostas do DS-160 como ponto de comparação.
Traduções para a entrevista consular: quais documentos precisam de uma
O National Visa Center e o consulado exigem tradução certificada de todo documento civil que não esteja em inglês ou que não esteja no idioma oficial do país onde o requerente faz o pedido. Cada tradução traz uma declaração, assinada pelo tradutor, de que a tradução é fiel e de que o tradutor tem competência para traduzir daquele idioma. O requerente envia as digitalizações ao portal CEAC e leva os originais ou cópias autenticadas à entrevista.
A exceção do idioma oficial vale apenas para o NVC e os consulados. Um documento apresentado depois ao USCIS, por exemplo em um processo de ajuste de status, precisa vir acompanhado de uma tradução completa para o inglês, seja qual for o idioma do documento. Quem espera usar os documentos nas duas situações costuma encomendar uma tradução certificada de cada documento e guardá-la para ambos os usos. Um serviço de tradução certificada de documentos que anexa uma certificação separada a cada documento deixa a pasta mais fácil de ler para o oficial.
O oficial vê primeiro se a tradução está completa
Uma tradução está completa quando tudo o que aparece na página está em inglês: texto do corpo, títulos, rótulos de campos do formulário, carimbos, selos, assinaturas descritas entre colchetes, anotações manuscritas, notas de margem, cabeçalhos, rodapés e o verso da página, quando houver algo nele. As partes que não podem ser lidas são marcadas como "[illegible]" em vez de adivinhadas, e as seções em branco são marcadas como em branco. Um resumo, um trecho ou uma tradução de "as linhas relevantes" não atende à exigência.
O layout importa no guichê porque o oficial segura o original em uma mão e a tradução na outra. Se o carimbo traduzido está onde fica o carimbo original, o oficial consegue associar os dois em poucos segundos. Se a tradução é um bloco de texto sem relação com a página, o oficial precisa procurar cada elemento, e um carimbo ausente passa facilmente despercebido.
Nomes e datas devem coincidir com o passaporte e o DS-260
O oficial confronta o passaporte, as perguntas da entrevista e os documentos traduzidos entre si. Um nome grafado de um jeito no passaporte e de outro em uma tradução de certidão de casamento levanta uma dúvida que nada tem a ver com o casamento. A grafia na tradução deve seguir a que o requerente usa no passaporte e no DS-260, e uma empresa de tradução que recebe uma cópia do passaporte pode aplicá-la desde a primeira página.
Os documentos em árabe mostram bem o problema. Um nome de quatro partes (nome próprio, pai, avô e sobrenome da família) pode ser escrito em inglês em várias grafias aceitas, e o registro civil, o passaporte e o formulário de visto podem usar cada um uma diferente. Uma tradução de certidão de casamento em árabe também precisa lidar com as datas, já que os registros sauditas, em particular, usam o calendário hégira. A data como foi escrita e o seu equivalente no calendário gregoriano devem constar da tradução. Uma empresa que oferece serviços de tradução em árabe deve definir essas escolhas uma única vez e aplicá-las a todos os documentos do caso.
A mesma verificação vale para o próprio passaporte. Quando a página de dados biográficos ou uma página carimbada é traduzida, a tradução de passaporte deve trazer o mesmo nome e a mesma data de nascimento que constam no DS-260, até na ordem das partes do nome.
A Reciprocity Schedule define qual versão traduzir
O Departamento de Estado publica a tabela Visa Reciprocity and Civil Documents by Country. Para cada país, ela lista quais documentos civis existem, quem os emite e qual versão é aceita, como um registro em formato completo no lugar de um extrato resumido. Os oficiais consulares se baseiam nela, e o requerente que traduz a versão errada pagou por um documento que o oficial não pode usar.
Uma acta de nacimiento mexicana é um caso típico. O requerente deve consultar a tabela para saber qual versão o consulado espera e, depois, encomendar a tradução de certidão de nascimento do espanhol desse registro exato. Os antecedentes policiais, quando o consulado os pede, seguem a mesma lógica: a tabela indica o documento e a autoridade emissora, e a tradução de certidão de antecedentes criminais cobre o certificado inteiro, incluindo os carimbos do órgão emissor.
O que acontece quando a tradução não passa na verificação
O primeiro resultado possível é uma recusa conforme a seção 221(g) da Immigration and Nationality Act, que o oficial emite quando um item exigido está faltando ou não pode ser usado. O requerente recebe um aviso por escrito do que é necessário, como uma tradução que nunca foi apresentada, uma tradução sem a certificação ou uma tradução corrigida após uma divergência. O caso então fica parado até o requerente apresentar o item. O tempo perdido assim é o custo real, porque o requerente precisa levar a nova tradução de volta ao consulado.
O segundo resultado possível é um oficial que lê o idioma original e continua a entrevista. Os oficiais fazem isso com documentos em espanhol em alguns postos da América Latina, onde o espanhol é o idioma oficial do país e o oficial não precisa de uma versão em inglês para entender o registro. O requerente não deve contar com isso. A exigência é definida pelo posto e pelas instruções do NVC, um oficial pode tratar um documento de forma diferente de outro, e um caso que passa depois do consulado para o USCIS precisa da tradução para o inglês de qualquer maneira. O advogado ou o representante credenciado decide o que apresentar em cada caso.
Uma revisão da pasta antes da entrevista
Uma revisão rápida alguns dias antes da entrevista detecta a maior parte dos problemas que o oficial encontraria de outra forma:
- Todo documento que não está em inglês tem uma tradução completa, incluindo carimbos, selos e o verso da página.
- Cada tradução tem a sua própria certificação assinada, com o nome, a data e as informações de contato do tradutor.
- Nomes e datas em todas as traduções coincidem com o passaporte e com as respostas do DS-260 ou do DS-160.
- O documento é a versão que a Reciprocity Schedule indica para o país emissor.
- Os originais ou as cópias autenticadas estão na pasta ao lado das traduções, na mesma ordem dos arquivos enviados ao CEAC.
Se algum item dessa lista for incerto, a empresa de tradução que preparou o documento é o primeiro lugar a procurar, porque corrigir custa menos antes da entrevista do que depois de um aviso 221(g).
Quem ainda precisa traduzir um registro civil pode enviar uma digitalização para a nossa tradução certificada de certidão de nascimento, e nós preparamos a tradução com a certificação anexada e o layout igual ao do original.