Pontos principais
- A versão completa de cada registro civil, com todas as referências de folio, carimbos e notas marginais, é a que deve servir de base para uma tradução certificada para o USCIS.
- O USCIS exige uma tradução completa para o inglês, certificada como completa e precisa, e um extrato resumido pode deixar de fora detalhes que o oficial espera ver.
- A Reciprocity Schedule (tabela de reciprocidade) do Departamento de Estado indica qual versão dos documentos civis de cada país é aceita e deve ser consultada antes de encomendar qualquer tradução.
- As certificaciones cubanas remetem ao livro de registro por tomo e folio, e a tradução reproduz essas referências exatamente como estão impressas no registro.
- Palavras manuscritas que não podem ser lidas são marcadas como ilegíveis em vez de adivinhadas, e usa-se prova secundária quando a autoridade emissora não consegue fornecer um registro cubano.
- A acta dominicana da Junta Central Electoral existe em uma versão completa, a inextensa, e em outra mais curta, o extracto, e a inextensa é a versão que deve ser enviada primeiro para tradução.
- As partidas venezuelanas e as cópias reemitidas mais recentes são traduzidas no layout do documento em mãos, e cada versão é certificada como um documento separado.
- O registro civil de nascimento colombiano (registro civil de nacimiento) traz um NUIP e os dados do cartório de registro, que são copiados para a tradução exatamente como aparecem no registro.
- As notas marginais que registram casamentos, mudanças de nome e reconhecimentos fazem parte do registro, e uma tradução que as omite está incompleta.
- Os dois sobrenomes são mantidos na ordem impressa, e o advogado ou representante credenciado decide quais registros entram em cada pedido de I-130, I-485, TPS, parole ou asilo.
Um registro civil de Cuba, da República Dominicana, da Venezuela ou da Colômbia está pronto para tradução quando é a versão completa emitida pelo órgão de registro, com todas as referências de folio, carimbos e notas marginais ainda na página. Cada um desses órgãos emite mais de um tipo de cópia, e o USCIS lê a tradução para o inglês em comparação com o registro anexado a ela, por isso a versão precisa ser definida antes de a tradução começar.
Cópia completa ou extrato: qual versão o USCIS espera
O USCIS exige uma tradução completa para o inglês de qualquer documento em língua estrangeira, certificada como completa e precisa. "Completa" abrange a página inteira: texto impresso, rótulos de campos do formulário, carimbos, selos, assinaturas, anotações manuscritas e tudo o que estiver escrito na margem. Um extrato resumido pode deixar de fora os dados dos pais ou as notas marginais, de modo que a tradução dele só é completa para um registro que já é incompleto.
O Departamento de Estado lista, país por país, quais documentos civis existem e qual versão é aceita. A Reciprocity Schedule deve ser lida antes de qualquer pessoa encomendar uma tradução, porque traduzir a versão errada desperdiça o valor pago e pode significar fazer o trabalho duas vezes. Quem precisa de tradução certificada de documentos para o USCIS envolvendo vários desses países deve consultar a página de cada um separadamente.
Certificaciones de nacimiento e de matrimonio de Cuba
As certidões cubanas de nascimento e de casamento são emitidas pelo Registro Civil como certificaciones. Cada uma remete ao livro de registro por tomo (volume) e folio (página). Essas referências fazem parte do registro, por isso a tradução as reproduz exatamente como estão impressas. O carnet de identidad é o documento nacional de identidade e é traduzido como um documento separado.
Os registros cubanos mais antigos foram escritos à mão nos livros de registro, e uma certificación copiada de um deles pode ser difícil de ler. O tradutor marca qualquer palavra que não possa ser lida como "[illegible]" em vez de tentar adivinhá-la. Registros cubanos reemitidos são difíceis de obter do exterior, e quem está esperando por um deles não deve presumir que uma cópia mais antiga será substituída depois. Se a autoridade emissora não puder fornecer o registro, o requerente demonstra que ele não está disponível, geralmente com uma declaração escrita da autoridade, e apresenta prova secundária, como registros de igreja ou de escola. Cada prova secundária em espanhol precisa de sua própria tradução certificada.
Actas de nacimiento dominicanas da Junta Central Electoral
A acta de nacimiento dominicana é emitida pela Junta Central Electoral, conhecida como JCE. Ela existe em uma versão inextensa, que é a transcrição completa do assento de registro, e em um extracto, que é o resumo mais curto. Uma família que tenha as duas deve enviar primeiro a inextensa para tradução, já que ela traz o assento na íntegra.
As actas dominicanas costumam incluir dados de registro tardio e anotações marginais acrescentadas depois do assento original. Cada uma é traduzida no ponto em que aparece na página e na mesma ordem, para que o oficial possa comparar cada linha em inglês com o original.
Tradução de certidão venezuelana de nascimento: partida e cédula
Uma tradução de certidão de nascimento em espanhol da Venezuela geralmente parte da partida de nacimiento emitida pelo registro civil. As cópias reemitidas vêm em formatos mais novos, cujo layout e disposição dos dados de registro diferem dos das partidas mais antigas. O tradutor segue o layout do documento em mãos e não o remodela para um formato padrão.
A cédula de identidad é o documento de identidade e pode ser apresentada junto com a partida quando o requerente precisa ligar um nome ou número entre registros. Um conjunto de documentos que contenha um registro venezuelano mais antigo e outro mais novo deve ter cada um traduzido e certificado como um documento separado.
Registro civil de nacimiento, NUIP e cédula da Colômbia
O registro civil de nacimiento colombiano traz um NUIP, o número único de identificação pessoal, além dos dados do cartório de registro que anotou o nascimento. A cédula de ciudadanía é o documento de identidade do adulto, e os certificados da registraduría confirmam a identidade ou dados do registro. O NUIP e o nome de cada cartório são copiados para a tradução exatamente como aparecem, já que os oficiais comparam números entre os documentos.
Uma certidão de casamento colombiana levanta as mesmas questões sobre versões e anotações. Uma tradução de certidão de casamento em espanhol deve ser preparada a partir da cópia completa do registro, com cada anotação traduzida no lugar em que aparece.
Notas marginais, dois sobrenomes e folios manuscritos
As notas marginais (notas marginales) são anotações curtas escritas ao lado do registro principal para indicar eventos posteriores, como um casamento, uma mudança de nome ou o reconhecimento por um dos pais. Elas fazem parte do registro, e uma tradução que as deixa de fora está incompleta segundo a exigência do USCIS, mesmo que o texto principal esteja correto.
Dois sobrenomes são normais nos quatro países: o primeiro vem do pai e o segundo, da mãe. A tradução mantém os dois na ordem impressa e não omite o segundo nem une os dois com hífen. Em alguns desses países, uma mulher casada pode ser registrada ou conhecida com "de" seguido do nome do marido, e a tradução reproduz essa redação como está escrita. Quando uma mesma pessoa aparece com formas diferentes do nome em registros diferentes, o tradutor segue cada documento como ele é, e o peticionário pode explicar a diferença em uma declaração. A tradução de passaporte mostra a forma do nome que o requerente já usa perante o governo.
Como um conjunto de documentos é preparado para processos de I-130, I-485, TPS, parole e asilo
Os mesmos registros aparecem em pedidos diferentes. Uma petição familiar no Formulário I-130 exige os registros de nascimento e de casamento que comprovam o parentesco. Um ajuste de status no Formulário I-485 pede o registro de nascimento do próprio requerente e documentos de identidade. Os pedidos de Temporary Protected Status (TPS) e de parole usam registros de identidade e nacionalidade, e os processos de asilo podem acrescentar registros escolares, de igreja ou médicos como prova secundária. O advogado ou representante credenciado decide o que entra em cada pedido, e a empresa de tradução trabalha a partir dessa lista.
Para cada documento, a empresa de tradução produz uma tradução para o inglês que segue o layout do original, descreve carimbos e assinaturas entre colchetes, marca as partes ilegíveis e anexa uma certificação de competência em espanhol e inglês e de que a tradução é completa e precisa. Dar a cada documento a sua própria certificação é a prática mais segura. A tradução automática sozinha não tem certificação humana e lida mal com nomes, datas e abreviações, por isso não atende à exigência. Se uma tradução estiver faltando ou não for certificada, o USCIS pode emitir um Pedido de evidências (Request for Evidence, RFE) ou uma Notificação de intenção de negar (Notice of Intent to Deny), e também pode negar um pedido sem perguntar antes quando as provas iniciais forem insuficientes. Para registros em espanhol em geral, veja nossos serviços de tradução de espanhol.
Antes de enviar os registros, reúna a versão de cópia completa de cada um, digitalize os dois lados de cada página e anote quais registros são manuscritos. Um registro de divórcio que encerrou um casamento anterior pertence ao mesmo conjunto, e nós traduzimos cada página de uma certidão de divórcio como as demais.