要点总结
- I-212 表格或 I-192 表格的申请材料是逐份文件翻译的，其中每一份外语记录、证明和信函都需要完整的英文翻译，并附有签名的认证声明。
- 哪些文件放入申请材料，由律师或获认可的代表决定；翻译公司只根据所选页面上的文字进行翻译。
- 外国法院记录从案件标题到最后一枚印章都要逐字翻译，法规和条款编号按原文照录，而不是对应到某个美国罪名。
- 没有直接对应英文的术语按含义翻译，并将原文术语保留在括号内；原文中含糊的措辞，英文中同样保持含糊。
- 刑期或缓刑执行完毕证明会保留出具机关、全名、日期和档案编号，以便审理官员将其与同一申请材料中的法院记录核对。
- 警方证明逐条翻译，如果因为某一条看似无关紧要而略去，翻译就是不完整的。
- 治疗和咨询记录中的临床术语、诊断和药物名称按原文保留，空白页或无法辨认的页面会予以标注。
- 雇主、亲属和宗教团体的来信保持写信人自己的口吻，信头、签名和印章一并翻译，不修饰语法，也不添加强调。
- 翻译只如实转述记录所写的内容，绝不添加原始文件中没有使用的“严重”或“轻微”之类的评价。
- 为每份文件单独出具认证声明是更稳妥的做法，申请人本人或其亲属不应为自己的证据材料签署认证声明。
I-212 表格或 I-192 表格的申请材料是逐份文件翻译的，其中每一份外语文件都需要完整的英文翻译，并附有签名的认证声明，与其他任何 USCIS 申请完全一样。法院记录、刑期执行证明、治疗记录和支持信都适用这一规则，每份翻译只如实转述记录所写的内容，不会用新的措辞去描述违法行为。
I-212 表格是再次申请入境许可（适用于被遣返之后）的申请，I-192 表格是申请以非移民身份入境的事先许可。在这两种申请中，官员都会将申请人的过往记录与改过自新的证据以及与美国的联系一并权衡。哪些文件放入申请材料，由律师或获认可的代表决定，翻译公司只根据所选页面进行翻译。USCIS 在其 I-212 表格页面说明了申请流程，而USCIS 认证文件翻译服务涵盖下文讨论的所有记录类型。
I-212 申请材料中的法院记录和量刑文件
外国法院记录从案件标题到最后一枚印章都要逐字翻译。译文包括法院名称、案件编号、法官和各方当事人的姓名、记录中表述的指控、裁决日期和刑罚。Texliff 的文章USCIS 法院记录翻译对判决书和处理结果有更详细的介绍。
法规和条款编号按原文照录。如果记录显示某人依据刑法典的某个编号条款被定罪，译文会给出该编号和条款的原文内容，而不会替换成最接近的美国罪名。指明对应罪名属于译员的法律意见，而认证只涵盖文件本身所写的内容。
没有直接对应英文的术语按含义翻译，并在首次出现时将原文术语保留在括号内。缓刑、附条件释放或已归档案件等词语在不同法律体系中含义各异，因此译员会结合整份文件的上下文来理解该术语，再选择英文措辞。如果法院使用了有意含糊的措辞，英文也同样含糊。
刑期执行证明、缓刑证明和无犯罪记录证明
证明刑期已服完、罚款已缴清或缓刑期已届满的证明虽然简短，但每个栏目都很重要。译文会保留出具机关、按原文印刷的当事人全名、刑期和执行完毕的日期以及所有档案编号。如果证明按日期和编号引用了某份判决，这些引用会原样照录，以便官员将该证明与同一申请材料中的法院记录核对。
警方证明的处理方式相同。“未发现记录”之类的表述按原文翻译，带有多条记录的证明则逐条翻译，包括申请人不愿重复的条目。因为某一条看似无关紧要就略去，会使翻译不完整。文章绿卡案件的警方证明翻译介绍了这类证明的版式。
来自诊所、咨询师和项目的改过自新证据
治疗项目的结业证明与其他证明一样翻译，包括项目名称、参加日期、签署人的职务，以及括号内对每枚印章的描述。出院小结或咨询师报告等较长的记录，其临床术语按原文保留。诊断、药物名称或检查结果不会为方便读者而简化，因为官员需要看到与临床医生所用相同的术语。
这类报告属于通常意义上的医疗记录，认证医疗记录翻译对它们的完整性要求与此相同。缩写只有在原文展开时才会展开，手写笔记要么翻译，要么标注为“[illegible]”，每一页都有交代。空白页或只有表格标题的页面会予以标注。
雇主、亲属和宗教团体的支持信
支持信是个人陈述，因此译文保持写信人的口吻。措辞温和而正式的牧师，译文也温和而正式；用简短朴素句子写信的邻居，译文同样如此。译员不会修饰语法、加强推荐语气，也不会删去重复的措辞。
信头、日期、写信人的地址和电话、签名以及所有印章也都属于翻译的内容。以声明形式在国外作出的陈述，其措辞在翻译中保持不变，文章USCIS 宣誓书翻译介绍了这方面的处理方法。写信人关于申请人的违法行为、悔意或家庭的原话，绝不会被缩短。
翻译记录而不为违法行为定性
译员只转述记录所写的内容，到此为止。如果判决书将该行为称为“fraud”，英文就写“fraud”；如果使用的是一般性术语，英文也使用一般性术语。“严重”“轻微”或“暴力”之类的词，只有在原文中出现时才会出现在译文中。
姓名、日期和数字也一样处理。姓名按护照上的拼写，日期按美国格式书写，若原文使用其他历法则注明原始日期，金额保留原来的货币。法院、警方和社区出具的文件常常把同一个姓名拼成三种不同的写法，因此翻译公司会为整套申请材料使用同一份拼写对照表。对于西班牙语材料，西班牙语犯罪记录翻译页面展示了法院和警方措辞的处理方式，西班牙语翻译服务则涵盖随附的信函。
每份 I-212 或 I-192 翻译的认证声明
USCIS 要求提供完整的英文翻译，以及译员出具的认证声明，说明翻译准确，且译员精通两种语言。在实际操作中，认证声明包含译员的打印姓名、签名、日期和联系方式，一份能力声明，一份翻译完整准确的声明，以及对所翻译文件的识别信息。每份文件一份认证声明是更稳妥的递交方式，因为包含十几封信函和记录的申请材料往往是逐份审阅的。
申请人、申请方及其亲属不应为自己的文件签署认证声明。翻译公司出具的认证声明独立于案件本身，因此官员没有理由降低其分量。机器翻译同样不符合要求，因为它没有人工认证，而且在姓名、日期和法律术语上容易出错。缺少翻译或翻译未经认证，可能导致补件通知 (RFE) 或拟拒绝通知 (Notice of Intent to Deny)，当初始证据不足时，也可能不经这两种通知而直接被拒。
下单前，请将记录整理成最终形式：每份法院文件的完整副本、每份证明的所有页面、带有签名的信函，以及治疗记录（包括带有印章的页面背面）。标明律师选定要递交的文件，然后把它们连同相关记录一起送去办理认证犯罪记录翻译，这样同一个团队就能从第一页到最后一页保持姓名和术语的一致。