要点总结
- J-1 豁免文件中的每一页外文材料，从母国政府函件到学校和医疗记录，都需要完整的英文翻译，并附有签字的认证声明。
- 豁免申请通过 DS-3035 表格提交给美国国务院；涉及困难或迫害的案件，还需向 USCIS 提交 I-612 表格。
- USCIS 没有认可的翻译人员名单；由申请人本人或亲属签署的认证声明，其分量可能不如翻译公司出具的认证声明。
- 母国政府出具的无异议声明须全文翻译，包括封面页、文号、签署官员、印章文字以及印鉴的描述。
- 译文中的姓名应在原文允许的情况下与护照拼写一致；信函与护照之间若确有差异，则按原文如实呈现。
- 奖学金合同中的偿还条款须逐字翻译，金额、条件、期限、担保人和定义术语从第一页到最后一页保持一致。
- 亲属和同事的证词保持第一人称，不作更正；无法辨认的字词标注为“无法辨认”，而不是猜测。
- 用于困难主张的医疗记录，需要逐字翻译诊断、药物、检查结果、就诊日期、手写笔记，以及医师的签名和印章。
- 学校记录和成绩单连同评分标准一并翻译，成绩绝不换算为其他评分制度。
- 机器翻译和部分翻译不符合 USCIS 的要求，因此每份文件都需要完整的翻译，并附有各自的认证声明。
J-1 两年回国居住要求豁免文件中的每一份外文文件，都需要完整的英文翻译，并附有翻译人员签字的认证声明。这包括母国政府的函件、奖学金合同、雇主证明信、学校记录和医疗报告。案卷以英文审阅，未翻译或翻译未经认证的页面，可能会招致补件通知 (RFE)。
需要认证翻译的 J-1 豁免文件
受两年回国居住要求约束的交流访问学者，通过美国国务院以 DS-3035 表格申请豁免。若以对美国公民或永久居民配偶、子女造成特殊困难为由，或以担心遭受迫害为由，还需向 USCIS 提交 I-612 表格。其他依据包括母国政府出具的无异议声明，以及相关美国政府机构提出的请求。具体适用哪种依据、提交哪些证据，由律师或经认可的代表决定。
无论依据为何，外文材料大致分为几类：母国政府的无异议声明、资助和奖学金合同、雇主放行函、用于证明困难的学校和医疗记录，以及亲属或其他证人的证词。USCIS 要求每一份都附有完整的英文翻译，以及签字的能力与准确性认证声明。USCIS 没有认可的翻译人员名单，也不对任何公司进行认证。如果认证声明由申请人本人或亲属签署，审理官员可能会降低其分量，因为签署人是在为自己案件中的证据作证。由翻译公司出具的面向 USCIS 的文件认证翻译可以避免这一问题，并且对下列各类文件适用相同的规则。
无异议声明翻译与官方印章
无异议声明是交流访问学者母国政府出具的信函，表示政府不反对该人员留在美国。通常经由该国驻华盛顿大使馆递交。有的政府用英文撰写声明，有的使用本国语言，也有的在本国语言文本之外附一页简短的英文封面。任何非英文的部分都必须翻译，封面页若有自己的文字，也包括在内。
政府函件中有许多容易遗漏的要素。信头、档案号或文号、签署官员的姓名和职务、日期、部门印章、官印以及手写的缩写签名，都应出现在译文中。印章以方括号描述，并翻译其文字，例如“[印章：外交部领事司]”，签名则标注为“[签名]”。日期保持原文的顺序；非公历日期按原文呈现，只有在译员能够核实时，才补充对应的公历日期。
姓名需要格外仔细。信函中交流访问学者的姓名应与 DS-2019 和护照一致；原文文字允许多种拼写时，译员采用护照上的拼写。如果信函的拼写与护照不同，译文如实呈现信函中的拼写，是否需要说明由律师事务所决定。
奖学金和资助合同：偿还条款的翻译
许多交流访问学者依靠母国政府或大学的奖学金前来，奖学金附有服务义务和偿还条款。合同属于法律文本，其措辞对审阅案卷的官员很重要。偿还条款、金额、触发条件、期限和列明的担保人，均按原文顺序如实翻译。译员不会把“应当偿还”改成“可能被要求偿还”，也不会把两项条件合并为一项。
定义术语从第一页到最后一页保持一致。如果合同对主管部委和大学使用了不同的称谓，译文就为每一个选定一个英文术语，并贯穿始终。金额保持原币种；原文同时有数字和大写文字时，两者都要照录。法律合同翻译还涵盖附件、附表、签字页以及每页上的印章。中文法律合同翻译需要遵循年份在前的日期顺序，并呈现公司或机构的印章。同一机构出具的信函和表格，通常还需要中文翻译服务。
雇主放行函与证人证词
雇主放行函用来证明申请人在国内曾担任某一职位，且雇主知晓该交流项目。这类信函很短，但通常带有信头、印章、签名和文号，每一项都要翻译或描述。职务名称按字面翻译；若英文术语可能有多种理解，则在括号中附上原文职务名称。
亲属、同事以及其他了解情况的人所写的证词，按宣誓书处理，保持第一人称和作者的口吻翻译。译文不更正语法，不修改看似有误的日期，也不添加细节；无法辨认的字词标注为“[无法辨认]”，而不是猜测。宣誓书翻译包括签名、日期以及所附的身份证明页。
用作困难证据的医疗和学校记录
困难证据常来自配偶或子女的医疗档案或学校记录。医疗记录需要逐字翻译诊断、检查结果、药品名称、剂量、医生笔记以及每次就诊的日期。缩写保持原样，只有在译员确定时才在方括号中补充全称；手写笔记要么翻译，要么标注为“[无法辨认]”。医院印章和医师签名均须记录。葡萄牙语医疗记录翻译采用相同的做法，药品名称和临床术语使用标准的英文表述。
学校证据的处理方式相同。成绩单、入学通知信和特殊教育评估均须完整翻译，包括评分标准及其说明图例。国外大学的成绩单遵循学术成绩单翻译的规则：课程名称保持原样，成绩不作换算，评分标准与成绩一并翻译。译员不会就某份记录对困难主张能证明什么发表意见。
认证声明和提交材料应包含的内容
每份翻译文件都应有自己的认证声明，包含翻译人员的打印姓名、签名、日期和联系方式，双语能力声明，译文完整、准确的声明，以及标明所涉文件的一行说明。每份文件各附一份认证声明会更稳妥。整理材料包时，有四个好习惯：
- 提供完整的原件页面，包括带有印章或笔记的页面背面。
- 向译员提供案卷中每个姓名在护照和 DS-2019 上的拼写。
- 译文页面的顺序与原文页面保持一致。
- 每份认证声明与其所涵盖的文件一一对应。
机器翻译不符合要求，因为它没有人工认证，而且在姓名、日期、缩写和法律术语上容易出错。部分翻译和摘要同样不符合要求。
下单之前，律师事务所可以列出豁免案卷中的每一页外文材料，并标出申请将要依据的部分，然后一次性提交全套文件，这样合同、信函和困难证明材料中的姓名就能保持一致。我们会以统一的格式，为材料包准备认证医疗记录翻译以及上述其他类型的文件。