Traduction des documents K-1 pour l'ajustement de statut : ce qui peut être réutilisé

La plupart des documents étrangers traduits pour l'étape K-1 peuvent être déposés à nouveau avec le formulaire I-485, mais seulement si la traduction est complète, correspond à la version de l'acte dont l'agent a désormais besoin et porte toujours sa certification. Les documents créés après la délivrance du visa K-1, comme l'acte de mariage et l'examen médical, sont nouveaux et se traitent séparément.

Le formulaire I-485 est la demande d'enregistrement de la résidence permanente ou d'ajustement de statut (Application to Register Permanent Residence or Adjust Status) que dépose la personne entrée avec un visa K-1 après avoir épousé le demandeur. La réglementation de l'USCIS exige que chaque document en langue étrangère de ce dossier soit accompagné d'une traduction anglaise complète et d'une certification signée attestant l'exhaustivité, l'exactitude et la compétence du traducteur. L'approbation antérieure de la demande de visa de fiancé(e) ne supprime pas cette exigence, et l'agent qui examine l'ajustement de statut lit le dossier comme une nouvelle affaire. Les mêmes règles de traduction certifiée de documents pour l'USCIS s'appliquent aux documents K-1 déposés à nouveau. L'avocat ou le représentant accrédité décide de ce qui entre dans le dossier. L'article de Texliff sur la traduction des documents K-1 couvre la demande initiale et l'étape du consulat.

Quels documents K-1 peuvent être réutilisés pour le I-485

Les actes d'état civil qui décrivent le passé ne changent pas après l'entretien de visa. Un acte de naissance, un jugement de divorce mettant fin à un mariage antérieur, un acte de décès d'un ancien conjoint et un certificat de police d'un pays où le demandeur a vécu reposent sur les mêmes faits la seconde fois. Si une traduction certifiée de chacun existe déjà, la même traduction peut généralement être jointe au dossier I-485.

Trois conditions doivent être réunies. La traduction doit porter sur le même document, dans la même version, sans aucun ajout à l'original depuis. Elle doit être complète, c'est-à-dire que chaque tampon, sceau, mention manuscrite et note en marge de la page est pris en compte. Enfin, la certification du traducteur doit toujours être jointe à la traduction, avec la signature, la date et les coordonnées intactes. Pour l'USCIS, une traduction détachée de sa certification est une traduction non certifiée. L'analyse plus détaillée du cas où une ancienne traduction reste valable figure dans l'article sur la réutilisation d'une traduction certifiée dans un nouveau dossier.

Les certificats de police demandent un second examen. Le certificat envoyé au consulat a été délivré à une date précise, et un formulaire I-485 déposé plusieurs mois plus tard peut exiger un certificat plus récent. Quel que soit le certificat déposé, il nécessite sa propre traduction certifiée s'il n'est pas en anglais.

Extraits d'acte de naissance à remplacer par l'acte intégral

Une lacune fréquente dans un dossier d'ajustement de statut est un acte de naissance étranger qui a été traduit sous forme d'extrait court pour le consulat et qui est maintenant requis en version intégrale. Le barème Visa Reciprocity and Civil Documents by Country du Département d'État indique, pays par pays, quelle version d'un acte d'état civil est acceptable, et les agents de l'USCIS comme ceux des consulats s'y réfèrent. Certains pays délivrent un extrait abrégé et une copie intégrale qui comporte les informations sur les parents et les mentions d'enregistrement, et la copie intégrale est généralement la version dont un dossier a besoin.

Consulter le barème avant de commander évite de payer la traduction d'une mauvaise version. Si le dossier K-1 ne contient qu'un extrait, le demandeur obtient l'acte intégral auprès de l'autorité qui l'a délivré et le fait traduire comme un nouveau document. La traduction de l'acte intégral suit la mise en page de l'original, afin que l'agent puisse rapprocher chaque ligne traduite de la source. Les actes vietnamiens montrent bien la différence : le giấy khai sinh est l'acte de naissance, et le trích lục est un extrait du registre. Une traduction d'acte de naissance vietnamien limitée à l'extrait laisse de côté les informations d'enregistrement des parents, et la page des services de traduction en vietnamien couvre les autres documents dans cette langue.

Les nouveaux documents que le I-485 ajoute

L'acte de mariage est le nouveau document le plus évident. Le mariage a normalement lieu aux États-Unis, de sorte que l'acte est délivré en anglais et ne nécessite aucune traduction. Si une partie de l'acte de mariage, ou d'un acte de cérémonie religieuse qui l'accompagne, est rédigée dans une autre langue, elle nécessite une traduction certifiée d'acte de mariage, comme tout autre document en langue étrangère.

La déclaration de soutien financier (Form I-864, Affidavit of Support) apporte au dossier les documents du garant. Ces documents sont pour la plupart des relevés fiscaux et des justificatifs d'emploi américains, en anglais. Des documents en langue étrangère apparaissent lorsque le garant ou un garant conjoint a des revenus ou des biens à l'étranger : les relevés bancaires et les documents fiscaux sont alors traduits intégralement.

Les enfants inscrits dans la demande de visa K-1 entrent comme bénéficiaires K-2 et déposent leur propre formulaire I-485. L'acte de naissance de chaque enfant et tout acte d'adoption ou de garde reçoivent le même traitement que les documents du parent : version intégrale, traduction certifiée et orthographe du nom conforme au reste du dossier.

L'examen médical I-693 et les carnets de vaccination étrangers

L'examen médical du formulaire I-693 est réalisé par un médecin agréé (civil surgeon) désigné par l'USCIS. Les demandeurs apportent leurs carnets de vaccination, et le médecin doit pouvoir les lire pour reporter les données sur le formulaire. Un carnet de vaccination rédigé dans une autre langue nécessite donc une traduction anglaise avant la consultation. Une traduction certifiée de carnet de vaccination conserve les dates, les noms des vaccins et les numéros de dose dans l'ordre où la clinique les a consignés.

Les dossiers de traitements passés fournis comme preuves, par exemple pour une dérogation, sont un sujet distinct. Ils sont traduits intégralement et certifiés comme tout autre document du dossier.

Une seule orthographe du nom du bénéficiaire dans les deux dossiers

Le dossier I-485 contiendra l'approbation de la demande K-1, le visa, le passeport, l'acte de naissance et l'acte de mariage. Chacun est une source distincte pour le nom du bénéficiaire, et ils diffèrent souvent par de petits détails : une voyelle translittérée, un deuxième prénom omis, un ordre des noms de famille qui diffère entre l'acte de naissance et le passeport. Une société de traduction qui travaille à partir d'un nouveau document doit vérifier les traductions précédentes et suivre l'orthographe qui figure dans le passeport et sur le visa K-1, tout en reproduisant telle qu'elle est écrite toute véritable différence présente dans la source.

Les dates demandent la même attention. La traduction écrit les dates dans un seul format du début à la fin, et un calendrier inhabituel ou un ordre jour-mois différent de l'usage américain est indiqué dans la traduction, afin que la date reste cohérente avec celle du dossier précédent.

Ce qu'il faut préparer avant le dépôt

Sortez le dossier K-1 et placez les traductions certifiées précédentes à côté des originaux. Notez lesquelles portent sur la version intégrale, lesquelles sont des extraits et quels certificats de police sont périmés. Vérifiez que chaque traduction réutilisée a toujours sa certification jointe. Ne commandez de nouvelles traductions que pour les manques. Texliff joint une certification distincte à chaque traduction, y compris à une nouvelle traduction d'acte de naissance de l'acte intégral.