Annulation de renvoi : traduction certifiée des preuves de difficultés exceptionnelles

Tout document en langue étrangère d'un dossier d'annulation de renvoi doit être déposé avec une traduction anglaise complète et un certificat de traduction, car l'Immigration Court Practice Manual l'impose. Les formulaires sont le EOIR-42A pour les résidents permanents légaux et le EOIR-42B pour les non-résidents permanents, et les preuves qui les appuient forment généralement un épais dossier de documents provenant du pays d'origine de la personne visée par la procédure. L'avocat ou le représentant accrédité décide de ce qui entre dans ce dossier ; le travail de traduction consiste à faire passer correctement en anglais chaque document retenu.

Texliff prend en charge ce type de travail dans le cadre de sa traduction certifiée de documents pour les dossiers de tribunal de l'immigration, et les sections ci-dessous décrivent ce que le tribunal attend et ce dont chaque type de document a besoin.

Quels documents en langue étrangère figurent dans un dossier d'annulation de renvoi

Un dossier d'annulation repose sur le parcours de la personne visée par la procédure et sur les difficultés exceptionnelles que subirait un proche remplissant les conditions requises ; il contient donc souvent des documents sur toute la famille. La traduction de l'acte de naissance de la personne concernée et ses pièces d'identité viennent en premier. Suivent généralement l'acte de mariage, les actes de naissance des enfants, les dossiers scolaires, les dossiers médicaux et les lettres de proches vivant à l'étranger.

Chacun de ces documents est traduit intégralement. Un acte d'état civil mexicain, par exemple, peut comporter un numéro d'acta de nacimiento, un CURP, des mentions marginales du registre et un tampon au verso. Tout cela doit figurer dans la traduction, et le texte en langue d'origine reste visible à côté afin que le juge et l'avocat du gouvernement puissent comparer les deux.

Lorsque le document est en espagnol, une traduction d'acte de naissance en espagnol suit la mise en page de l'original d'assez près pour que chaque champ puisse être rapproché de son équivalent anglais.

Ce que l'Immigration Court Practice Manual exige pour les traductions

Le Practice Manual exige qu'un document en langue étrangère soit accompagné d'une traduction anglaise et d'un certificat de traduction. Le certificat doit être dactylographié et signé, et indiquer les coordonnées du traducteur. Il doit aussi attester que le traducteur est compétent pour traduire de la langue étrangère vers l'anglais et que la traduction est complète et exacte.

Le certificat est joint à la traduction du document qu'il couvre. Un certificat distinct pour chaque document est la pratique la plus sûre, car le tribunal voit alors exactement à quel document se rapporte chaque attestation. Une société de traduction fournit un certificat indépendant de l'affaire, ce qui compte lorsque la personne visée ou un membre de sa famille serait sinon amené à certifier des preuves dans sa propre procédure.

La traduction automatique ne répond pas à cette exigence. Elle ne comporte aucune certification humaine et tend à mal rendre les noms, les dates, les abréviations et les termes juridiques, soit précisément les détails que le tribunal compare d'une pièce à l'autre.

Comment les pièces traduites sont paginées et indexées

Les pièces déposées auprès du tribunal de l'immigration sont paginées et indexées. L'équipe de traduction doit donc connaître l'ordre prévu des documents avant la préparation des fichiers définitifs, car une traduction et son document d'origine doivent figurer ensemble sous un même onglet de pièce et porter une numérotation qui correspond à l'index.

En pratique, le cabinet d'avocats envoie les documents dans leur ordre définitif, et les pages traduites sont renvoyées dans la même séquence, de sorte que chaque page d'origine soit placée à côté de sa page anglaise. Si l'avocat ajoute ou retire un document par la suite, la numérotation de tout ce qui suit change ; c'est pourquoi il vaut mieux envoyer les ajouts tardifs sous la forme d'une section de remplacement complète plutôt que de pages isolées.

Le juge de l'immigration fixe la date limite de dépôt des preuves, et les traductions doivent être terminées et jointes avant cette date ; le calendrier de traduction est donc planifié à rebours à partir de l'échéance de dépôt, et non à partir de la date à laquelle les documents sont réunis.

Traduire les lettres de proches restés à l'étranger

Les dossiers de difficultés exceptionnelles comprennent souvent des lettres de parents, de frères et sœurs ou d'autres proches qui vivent encore dans le pays d'origine de la personne concernée. Une lettre est traduite à la première personne, dans la voix de son auteur, avec le même niveau de formalité et la même incertitude que l'original. Si l'auteur écrit « vers mars » ou « je crois que c'était sa cousine », l'anglais dit la même chose.

Le bloc de signature est traduit comme le reste de la page. La signature elle-même apparaît sous la forme « [signature] », et le nom imprimé, l'adresse, la date et les ajouts manuscrits en marge sont rendus à l'endroit où ils figurent sur la page. Les termes de parenté demandent une attention particulière dans une traduction de déclaration sous serment ou de lettre familiale, car des mots comme cousin, parent par alliance, enfant du conjoint et oncle maternel peuvent sembler incohérents avec les actes de naissance et de mariage s'ils sont rendus de façon approximative.

Une lettre rédigée en anglais mais signée par une personne qui ne comprend pas l'anglais est un cas différent. Le tribunal de l'immigration demande alors un certificat d'interprétation, qui atteste que le document a été lu au signataire dans une langue qu'il comprend. Un certificat d'interprétation porte sur une restitution orale et ne remplace pas un certificat de traduction.

Traiter les dossiers médicaux étrangers d'un enfant citoyen américain ou d'un autre proche

Lorsque la demande de difficultés exceptionnelles concerne la santé d'un enfant ou d'un parent, le dossier peut inclure des dossiers médicaux d'une clinique ou d'un hôpital étranger. Les soins ont pu avoir lieu avant le départ de la famille, ou le proche concerné vit peut-être encore dans le pays d'origine. Dans les deux cas, la traduction couvre chaque page : diagnostics, valeurs de laboratoire, résultats d'examens, ordonnances, tampons des médecins, notes manuscrites et en-tête imprimé de l'établissement.

Le vocabulaire médical et les abréviations sont rendus comme dans l'original, et les unités et les valeurs de référence restent exactement telles qu'imprimées. Lorsqu'une ordonnance manuscrite ou un tampon effacé est illisible, la traduction marque le passage « [illegible] » au lieu de deviner un nom de médicament ou une posologie. Si le dossier est volumineux, la traduction suit l'ordre de ses pages afin que le juge puisse passer d'une version à l'autre sans chercher.

Ces documents sont confidentiels, et les règles de dépôt du tribunal relatives aux informations sensibles relèvent de l'avocat. La société de traduction ne traite les fichiers que pour produire la version anglaise. L'article de Texliff sur les exigences de traduction des tribunaux de l'immigration présente plus en détail les règles générales de dépôt.

Actes de mariage et dossiers scolaires du pays d'origine

L'acte de mariage de la personne visée est traduit comme tout autre acte d'état civil. Une traduction d'acte de mariage comprend le nom du registre, les témoins, les dates dans l'ordre où elles apparaissent, et toute mention ultérieure comme un divorce ou une modification. Si la personne s'est mariée plus d'une fois, chaque acte est traduit et certifié séparément.

Les dossiers scolaires des premières années des enfants à l'étranger sont généralement des bulletins, des attestations d'inscription et des feuilles de présence. Les notes et les échelles de notation restent sous la forme utilisée par l'école, l'échelle étant traduite telle qu'elle est imprimée, de sorte qu'aucune conversion absente de l'original ne soit imposée. Les noms d'écoles sont conservés dans la langue d'origine avec une version anglaise dans la traduction, et l'orthographe du nom de chaque membre de la famille suit celle du passeport ou de l'acte de naissance dans tout le dossier.

Que préparer avant d'envoyer le dossier à traduire

Envoyez des scans nets de chaque page, y compris les pages blanches et le verso des documents qui portent un tampon ou une note. Joignez l'ordre définitif des pièces, l'orthographe que le tribunal a déjà pour chaque nom et la date à laquelle le dossier doit être déposé. Pour les dossiers médicaux, envoyez le dossier complet plutôt qu'un extrait choisi.

Les documents d'une famille hispanophone peuvent être commandés via la page des services de traduction espagnole, et les dossiers médicaux peuvent être commandés sous la forme d'une traduction certifiée de dossiers médicaux avec un certificat signé pour chaque document. Notre équipe prépare les versions anglaises et les certificats, tandis que l'avocat décide quels documents le tribunal reçoit.