Traduction des dossiers scolaires pour l'USCIS : bulletins, relevés de notes

Le document scolaire d'un enfant rédigé dans une autre langue doit être déposé auprès de l'USCIS avec une traduction anglaise complète et une attestation signée du traducteur avant qu'un agent l'examine. Les documents les plus souvent traduits sont les certificats de scolarité, les bulletins, les relevés d'assiduité, les certificats de fin d'études, les diplômes de l'enseignement secondaire et les relevés de notes. Chacun est traduit en entier, avec son barème de notes, ses cachets et ses signatures, et la traduction ne modifie rien sur la page.

Les documents scolaires apparaissent dans plusieurs types de dossiers. Un formulaire I-130 pour un enfant, un dossier de formulaire I-751 comprenant les documents des enfants et une pétition de formulaire I-360 pour un mineur immigrant spécial peuvent tous les exiger. Dans les dossiers DACA (formulaire I-821D) et TPS (formulaire I-821), un certificat de scolarité ou un bulletin peut montrer où un enfant vivait et à quelle période. L'avocat ou le représentant accrédité décide des documents à inclure dans le dossier, et l'entreprise de traduction traduit ce que le dossier contient. Pour l'USCIS, la traduction certifiée de documents pour l'USCIS couvre toutes les pages en langue étrangère, y compris les documents scolaires.

Types de documents scolaires et ce que chacun indique

Un certificat de scolarité atteste qu'un enfant a fréquenté une école donnée pendant une période ou dans une classe précise. Un bulletin énumère les matières, les notes et les commentaires des enseignants pour un trimestre ou une année, et un relevé d'assiduité indique les jours de présence et d'absence. Un certificat de fin d'études est délivré lorsqu'un enfant change d'école ou termine sa scolarité, et il mentionne généralement la dernière classe achevée, les dates de fréquentation et parfois le motif du départ.

Les diplômes de l'enseignement secondaire et les relevés de notes retracent plusieurs années d'études. Un relevé de notes présente chaque matière sous son nom d'origine, avec les notes, les crédits ou les heures lorsque l'école les utilise, ainsi que le barème imprimé sur le formulaire. Les documents d'une école haïtienne, par exemple, peuvent être traités comme une traduction de relevé de notes en créole haïtien ou comme une traduction du créole haïtien vers l'anglais d'autres papiers scolaires, et les mêmes règles s'appliquent dans toutes les autres langues.

Les barèmes de notes et les noms de matières restent tels que l'école les a écrits

Une traduction reproduit les notes exactement telles qu'elles sont imprimées. Si un bulletin mexicain indique 8 sur une échelle de 10, la traduction indique 8 et l'échelle de 10. Si un lycée français utilise une échelle sur 20, la traduction conserve cette échelle sans la modifier. Convertir les notes en lettres ou en moyenne pondérée (GPA) est une évaluation, et une entreprise de traduction n'en ajoute pas au document certifié.

Les noms des matières sont traduits par des équivalents anglais simples. Le terme d'origine peut rester entre crochets lorsqu'un mot anglais pourrait être compris de plusieurs façons, de sorte que « Formación Cívica y Ética » devient « Civic and Ethical Education » sans qu'on ajoute quoi que ce soit sur le contenu du cours. Les descriptions de cours figurant dans un programme distinct constituent un autre document, et une traduction de guide de cours couvre ce type de contenu.

Les noms d'écoles, de villes et de districts conservent leur orthographe d'origine. Le niveau de classe est écrit comme l'école l'a écrit, par exemple « 5e année du primaire », car la numérotation des classes diffère d'un système scolaire à l'autre et l'agent doit voir la structure d'origine.

Cachets, sceaux, signatures et bulletins manuscrits

L'USCIS exige une traduction complète, ce qui, pour un document scolaire, signifie chaque élément de la page. Chaque cachet et chaque sceau est décrit avec son texte. Chaque signature apparaît sous la forme « [signature] », accompagnée du nom imprimé et de la fonction du signataire. Les en-têtes, pieds de page, numéros de folio et notes en marge sont inclus, et le cachet d'un directeur qui chevauche du texte imprimé est décrit à l'endroit où il se trouve. Le texte qui ne peut pas être lu est signalé par « [illisible] » au lieu d'être deviné.

Les bulletins manuscrits sont fréquents, surtout pour les jeunes enfants et pour les documents provenant de petites écoles ou d'écoles anciennes. Les notes, commentaires et signatures manuscrits sont traduits comme les éléments imprimés, et tout mot peu clair est signalé. Les cases vides d'un tableau sont présentées comme vides, ce qui permet à l'agent de faire correspondre chaque ligne traduite au document d'origine. Le verso d'un bulletin ou d'un certificat est également vérifié, et tout ce qui y est écrit est traduit.

Nom et date de naissance sur les documents scolaires à côté de l'acte de naissance

Les documents scolaires répètent généralement le nom complet et la date de naissance d'un enfant, de sorte qu'un agent peut les lire à côté d'un acte de naissance traduit. Le nom doit être rendu de la même façon dans tous les documents du dossier. Le traducteur suit l'orthographe de l'acte de naissance ou du passeport lorsque le document d'origine le permet. Lorsque l'école a orthographié le nom différemment, la traduction reproduit l'orthographe de l'école et ajoute une note entre crochets plutôt qu'une correction silencieuse.

Les dates demandent la même attention. Une date écrite 03/04/2015 peut signifier le 3 avril ou le 4 mars selon le pays, c'est pourquoi la traduction écrit la date sous une forme non ambiguë, fondée sur la convention propre au document. Si une école indique une date de naissance ou un nom différent de ceux de l'état civil, la traduction rapporte ce que l'école a écrit. Il revient à l'avocat de décider si cette différence a de l'importance.

Diplômes, évaluation des diplômes et une attestation pour chaque document

Un diplôme de l'enseignement secondaire est traduit comme tout autre document, avec ses sceaux, ses signatures et ses numéros d'enregistrement ; l'article sur la traduction certifiée de diplôme en espagnol montre comment il est présenté, et une page distincte sur la traduction de diplôme couvre ce type de document. L'évaluation des diplômes est une étape différente. Elle indique comment une formation étrangère se compare à un niveau américain, elle est réalisée par un service d'évaluation, et une traduction ne l'inclut pas.

La réglementation de l'USCIS exige que l'attestation du traducteur indique que la traduction est complète et exacte et que le traducteur maîtrise les deux langues. En pratique, elle comporte un nom saisi à la machine, une signature, une date et des coordonnées. Donner à chaque document sa propre attestation est la pratique la plus sûre : un bulletin, un certificat de fin d'études et un relevé de notes en reçoivent donc chacun une. La traduction automatique seule n'a pas d'attestation humaine et traite mal les noms, les dates et les abréviations ; elle ne satisfait donc pas à l'exigence. Une traduction manquante ou incomplète peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (RFE), et l'USCIS peut aussi refuser un dossier sans en émettre au préalable lorsque les preuves initiales sont insuffisantes.

Avant de commander, rassemblez les documents scolaires originaux, y compris le verso de chaque page, et dressez la liste des noms et des dates de naissance qui y figurent. Regroupez les pages par enfant et par année scolaire afin de pouvoir associer chaque document à sa traduction. Nous préparons chaque document comme une traduction de relevé de notes avec sa propre attestation, et la même commande peut inclure les documents d'état civil de l'enfant.